آشنایی با اصول اولیه انبار و انبارداری

این مقاله آموزشی جهت آشنایی  دانشجویان آموزش مجازی با  اصول اولیه انبار و انبارداری ارائه گردیده که امیدواریم کلاس های مجازی، آموزش های از راه دور، مقالات آموزشی، کتاب های معرفی شده و کلیه ی فعالیت های خدماتی ما برایتان مفید واقع گردد.

انباردار کیست؟ بررسی شرح وظایف و مسئولیت ها

انبارداری از نظر عموم افراد شغل ساده ای به نظر می رسد! اما در چند سال اخیر مورد توجه مدیران زیادی قرار گرفته و در تمام کشورها شغل پر اهمیت تلقی می شود. زیرا سرمایه اصلی بسیرای از کارخانه ها و سازمان ها صرف مواد اولیه و تجهیزاتی می شود که در انبار نگهداری می شوند. بنابراین فردی که وظیفه کنترل، حفاظت و ایمنی از آن ها را بر عهده دارد، مسئولیت سنگینی را در برابر سازمان دارد.
در مقاله هایی که قبلاً منتشر کردیم در مورد انبارداری و نکات آن به تفصیل صحبت کردیم. در این مقاله قصد داریم بررسی کنیم انباردار چه شخصی است و دقیقاً چه وظایفی بر عهده دارد؟ در این بخش به معرفی شغل انبارداری و شرح وظایف انباردار در کسب و کارهای مختلف می پردازیم.
 

در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:

• انبار و انواع آن
• انواع موجودی های انبار
• انبارداری
• اهداف و وظایف انباردار
• مسائل کلی ایمنی و حفاظتی
• نگهداری و حفاظت اجناس و کالاها (انبار کردن)
• نحوه خروج اجناس از انبار 

انبار و انواع آن:

به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می گردند، انبار گفته می شود.
انبارهایی که در موسسات مختلف جهت نگهداری اقلام از آن ها استفاده می شود عبارتند از:
انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است، نگهداری شوند.
انبار سرپوشیده: نوعی انبار که سقف دارد ولی چهارطرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است. اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب، برف و باران خاصیت خود را از دست می دهند، در این انبارها نگهداری می شوند.
انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولا اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می شوند.
 

انواع موجودی های انبار:

اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولیدی یا غیرتولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:

مواد خام یا مواد اولیه

از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.

مواد و لوازم مصرفی

مواد و لوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارند و یا در سازمان های تولیدی برای انجام خدمات جانبی  مورد استفاده قرار می گیرند. این مواد مانند کاغذ، مداد یا وسایل بسته بندی در سازمان های تولیدی بر اثر مصرف از بین می روند.

مواد و لوازم در جریان ساخت

به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.

کالای تمام شده

به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشند.

اجناس خریداری شده جهت فروش

این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون ایجاد هیچ گونه تغییری در آنها، جهت فروش  به بازار  عرضه می گردند و به طور موقت در انبار نگاهداری می شوند. مانند انبار فروشگاه ها و موسسات بازرگانی.
 

اگر به یادگیری مهارت های مدیریتی علاقمند هستید دوره های فوق العاده مدیریتی را به شما پیشنهاد می کنیم. جهت اطلاعات بیشتر کلیک کنید.

انباردار کیست؟

انباردار فردی است که یکی از مهم ترین وظایف را در هر شرکت، کارخانه یا سازمان بر عهده دارد. در واقع امنیت و حفاظت از کالاهای موجود در انبار بر عهده انباردار بوده و هر قدر که انباردار مسئولیت پذیرتر و حرفه ای تر باشد، میزان امنیت کالاهای انبار نیز افزایش پیدا می کند.
انبارگردانی از جمله شغل های بسیار سخت است و عبارت است از دریافت مواد و اقلام، نگهداری صحیح و تحویل به موقع آن ها به مصرف کننده با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان به نحوی که با اعمال کنترل دقیق از میزان موجودی کالا در انبار مقدار مصرف آنها و نیز از انباشته شدن بیش از حد موجودی ها جلوگیری می کند.  یک انباردار به تنهایی نمی تواند به صورت کامل نظم را در انبار برقرار سازد. به همین دلیل در هر مکانی که انباردار وجود داشته باشد، چند نفر نیز به عنوان کمک انباردار استخدام می شوند و از این طریق برقراری نظم و امنیت در انبار راحت تر و مطابق قوانین انبارداری صورت می گیرد.
یک انبار دار باید از نظم و احساس مسئولیت بالایی برخوردار باشد تا کمک انبارداران نیز با الگو گرفتن از او قوانین لازم را رعایت نمایند.
 

اهداف و وظایف انباردار:

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها، چه در سازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی، تامین، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه ای از وسایل مورد نیاز آنها است. اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشوند، در گردش کار و فعالیت های آن موسسه وقفه ایجاد می شود.
 

دوره هایی که شرکت در آن ها کسب و کار شما را متحول می کند!!!

• دوره آموزشی اصول انبارداری
• دوره آموزشی ایمنی در انبارها
• دوره ویژه آموزشی مدیریت بازرگانی

توجه داشته باشید پس از طی کردن تمامی دوره های بالا برای شما گواهینامه معتبر صادر می شود.

وظایف انباردار را می توان به شرح زیر بازگو کرد:

• برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود
• همکاری و مساعدت در خرید، تامین و تهیه کالا ها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده
• نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح، تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان
• اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری که موجب تسریع در انجام امور سازمان، تولید بی وقفه و مرغوب، و صرفه جویی در هزینه و مدیریت تولید و عملیات و بنیه مالی سازمان می گردند
• اجرای قوانین و دستوالعمل های سازمان در کلیه امور، خصوصا انبارداری که جنبه مالی دارد لازم الاجرا ست و خودداری از آن کیفر به همراه دارد

برای محاسبه فضای انبار باید موارد زیر در نظر گرفته شوند:

• وظایف انبار مربوطه مشخص شود
• مشخصات اقلام شامل نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و … )، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و …) مشخص شوند
• روش حمل  اقلام مشخص شود
• نحوه ورود و خروج اقلام مشخص شود

نکات مهم در طراحی انبار

• اقلامی که استفاده متعدد و زیاد دارند یا اقلام حجیم و سنگین بهتر است نزدیک به محل مصرف انبار شوند یا نزدیک به در ورودی
• در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند
• از ارتفاع حداکثر استفاده به عمل آید
• قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد
• حداکثر استفاده از نیروی انسانی موجود و امکانات حمل و نقل به عمل آید
• خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد
• یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد

مسایل کلی ایمنی و حفاظتی

۱-   شرایط  و وضع عمومی انبارها:

الف- وضع طبیعی انبارها:

انبارها باید از لحاظ وضع طبیعی هوا، درجه حرارت و برودت، رفت و آمد بر اساس نوع و طبیعت اجناس و کالاهایی که در آن ها قرار داده می شوند، ساخته شده و رعایت نکات مربوط به هوا، درجه حرارت، سردی، گرد و غبار، نور و روشنایی، نظافت و بهداشت، سر و صدا و سایر مسایل مربوط به ایمنی انبار در آن رعایت شده باشد و از نظر فضای فیزیکی و محل عبور و مرور برای کارکنان انبار، وسایل حمل و نقل همچون لیفتراک، چرخ  دستی، قطعات حجیم و همچنین از لحاظ کنترل ورود و خروج و رفت و آمد اشخاص متفرقه و غیر کارکنان باید فضای کافی در نظر گرفته شود تا سبب کندی و مشکل شدن امور و برداشتن و تحویل اجناس نگردند.

ب- وضع انبارها از لحاظ حفاظتی:

انبارها از لحاظ حفاظت از سرقت، آتش سوزی، پراکنده شدن موجودی ها در اثر در دسترس بودن اقلام فاسد شدنی و یا توجه به علائم ایمنی بسته های کالا، باید به خوبی مورد توجه و حراست قرار گیرند، بنابراین از لحاظ حفاظتی:

• انبارها باید دارای پنجره های ایمن و قابل باز و بسته شدن فقط از سمت درون و دیوارهای غیرقابل عبور باشند.
• انبارها از لحاظ سرقت، آتش سوزی و سایر آسیب ها باید پوشش بیمه ای داشته باشند.
• انبارها باید از لحاظ بهداشت و ایمنی دارای وسایل کافی شامل نصب وسایل اعلام خطر، وسایل اطفای حریق مانند سطل آتش نشانی حاوی شن و انواع خاموش کننده های دستی، کپسول گازکربنیک، هیدروکربن ها، هالوژنه و وسایل و تجهیزاتی از قبیل لوله کشی آب با فشار قوی، نردبان های موتوری و ماشین های آتش نشانی و خاموش کننده های سود و اسید، خاموش کننده آبی کفی و… باشند تا در موقع بروز خطر بتوان از آنها استفاده کرد.
• در انبارهایی که احتمال تراکم هوای نامناسب وجود دارد، گذاشتن وسایل الکتریکی محرک هوا مانند هواکش یا بادبزن لازم است تا وضع هوای داخل انبار را مساعد کند.
• ورود و خروج اشخاص متفرقه باید طبق ضوابط معین و یا با اجازه مسئولین مشخص باشد، آن هم فقط در مواردی که نیاز به این کار احساس شود.
• دریافت و صدور کالا یا اجناس از انبار باید از دریچه یا محل خاصی صورت گیرد تا کنترل اجناس و کالای تحویلی را امکان پذیر سازد.
• در صورتی که صدور جنس به مقدار زیادی صورت گیرد و احتیاج به زمان بیشتری داشته باشد، باید صورت آن (برگ درخواست کالا از انبار) با مهلت بیشتری به انبار داده شود و انباردار آن را پس از آماده شدن در محل بخش درخواست کننده تحویل دهد.

پیشنهاد مقاله های ویژه: با خواندن مقاله روانشناسی کار شگفت زده خواهید شد!

۲-   توصیه و نکات ایمنی درباره انبار و انبارداری :

الف- چیدن اجناس و کالاها

کالا و اجناس در انبار باید طوری روی هم چیده شوند که در اثر ارتفاع زیاد سقوط نکرده و ضرر و زیان و خسارت مای و جانی در بر نداشته باشد.

ب- نگهداری اجناس و کالا

کالا و اجناس موجود در انبار باید طوری نگهداری شوند که در اثر فشار و یا فشردگی و یا بر اثر تغییر در خواص فیزیکی، شیمیایی و فعل و انفعالات دیگر باعث خسارت مالی و جانی نگردد.

پ-استفاده از وسایل و ابزار کار مناسب

برای چیدن و یا جابجایی کالا و اجناس باید از وسایل مورد نیاز در چیدن یا جابجایی کالا و اجناس استفاده کرد، استفاده از لیفتراک با شاخک ها عمدتا باید با وجود پالت در زیر  کالا استفاده شود و یا لیفتراک با وسیله بغل گیر عموما برای استفاده از بسته هایی استفاده شود که بر اثر فشار بغل گیر لیفتراک آسیب نبینند و یا استفاده از نردبان زمانی صورت گیرد که اولا اجناس و کالا در ارتفاع بالا و از وزن کم برخوردار باشند و ثانیا نوع نردبان مورد استفاده با توجه به شرایط طبقه بندی کالا در انبار استفاده گردد. به طور مثال هنگام استفاده از نردبان دو پایه، باید زاویه دو پایه نردبان با سطح زمین، حدودا ۷۵ درجه باشد یا فاصله پایه نردبان تا دیوار یک چهارم طول نردبان شود.

۳-  نکات ایمنی درباره مواد قابل اشتعال و انفجار:

در خصوص نگهداری و چیدن اجناس و کالای قابل اشتعال و انفجار ، صرفنظر از نوع و مصرف و کاربرد آن باید موارد زیر را در نظر داشت:

• انبار باید دارای تهویه مناسب و کافی باشد تا در صورت نشت و انتشار بخار مواد قابل اشتعال ، هوای داخل انبار در حد کافی رقیق گشته تا از آتش سوزی احتمالی و آلودگی و مسمومیت و خفگی پرسنل انبار جلوگیری شود.
• برای گرم کردن اتاق کارکنان در این قبیل انبارها از شوفاژ برقی ضد شعله و یا شوفاژ بخار آب استفاده شود.
• مواد قابل اشتعال را باید در انبارهای جدا از مواد دیگر و مناسب با این مواد نگه داری کرد، ضمن اینکه باید مواد اکسیدکننده قوی، قابل انفجار و موادی که در رطوبت هوا، دارای فعل و انفعال حرارت زا شده و یا در اثر ترکیب خود به خود آتش می گیرند، جدا نگهداری شوند.
• تابلوهای (خطر آتش سوزی) و (استعمال دخانیات ممنوع) در مکان های مناسب و چشمگیر نصب شوند.
• برای تامین روشنایی از سیم های استاندارد و چراغ ضد شعله استفاده شود و کلید و پریزها از نوع ضدجرقه انتخاب شوند.
• ساختمان انبار از نظر مصالح ساختمانی در برابر آتش سوزی مقاوم بوده و اسکلت فلزی انبار دارای اتصال به زمین و از نظر الکتریسیته صاعقه الکتریسیته ساکن باشد.
• از نظر آتش سوزی و انفجار باید دانست ، کلیه مواد قابل اشتعال خطرناک بوده و در اثر پراکنده شدن بخار و یا گرد قابل اشتعال ، انفجار شدید تولید می شود. برای نگه داری این قبیل فراورده ها در ساختمان رعایت حریم (۵۰ یارد) نسبت به انبارهای دیگر ضروری است و به همین منظور باید در فاصله صدمتری از انبار مواد انفجاری تابلوی اخطار مواد منفجره و کشیدن سیگار ممنوع نصب گردد.
• به منظور جلوگیری از انفجار، نباید بیش از ۵ عدد صندوق های مواد انفجاری روی هم چیده شود ضمن آنکه نباید ارتفاع هر ردیف از شش فوت تجاوز کند و چاشنی ها و مواد انفجاری در یک جا انبار شوند. همچنین در موقع جابجایی مواد قابل انفجار باید از کشیدن، لغزانیدن و غلتانیدن صندوق ها روی زمین جدا خودداری کرد.
• استفاده از ابزار و وسایل آهنی و فولادی در انبار مواد قابل انفجار ممنوع است و برای باز کردن صندوق ها نیز باید از چکش و ابزار ضد جرقه استفاده شود.

            حتما بخوانید: برای آشنایی بیشتر مقاله الکتریسیته و مغناطیس را از دست ندهید!

نگهداری و حفاظت اجناس و کالاها( انبار کردن)

پس از دریافت یا تحویل کالاها یا اجناس و صدور رسید انبار، نوبت مرحله ای است که در آن طبق اصول و روال خاصی، انواع کالاها و اجناس از هم جدا شده و هر کدام پس از تفکیک به طبقه، گروه خود همراه با کد کالای مربوطه اختصاص می یابد.
این اصول عبارت است از:

• تعیین محل قرار دادن کالا (انبار- قفسه- طبقه- ردیف)
• چیدن و انبارکردن کالا
• تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس
• نگهداری یا حفاظت کالا در انبار

برای بهتر روشن شدن موارد فوق ، هر یک از این اصول به طور جداگانه مورد بحث و بررسی قرار می گیرند.
 

۱-   تعیین محل قرار دادن کالا

این امکان وجود دارد که اجناس مشابه در یک شرکت قابلیت جایگزینی دیگر را داشته باشند، بنابراین  انباردار می بایست در خصوص تعیین محل مناسب برای استقرار این نوع اقلام به گونه ای عمل کند که ارتباط این نوع اجناس با اجناس دیگر برقرار شود تا در صورت نیاز به هر یک از آن ها دسترسی به کالای مورد نظر مقدور باشد. لذا انباردار باید تشابه در مصرف را مدنظر قرار دهد و سعی کند اقلامی که با یکدیگر مصرف می شوند را در کنار هم یا نزدیک به هم قرار دهد؛ این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت، کاهش خستگی، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد.

محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار:

از جمله عواملی که محل قرار دادن کالا در انبار را تحت تاثیر قرار می دهد، محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستون های داخلی، محل درهای ورودی و خروجی، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و … است که در تعیین محل قرار دادن کالا اثر دارند.

امکانات و تجهیزات انبار:

یکی دیگر از عواملی که برای تعیین محل قرار دادن کالا موثر است امکانات و تجهیزات موجود در انبار است. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار از قبیل لیفتراک، چرخ دستی، جرثقیل و سایر تجهیزات انبار، شامل وسایل توزیع، نردبان، چهارپایه و وسایل مورد نیاز برای نگهداری کالا از قبیل پالت، انواع ظروف، انواع قفسه و غیره می باشند.

خصوصیات فیزیکی کالا:

این خصوصیات شامل وزن (اقلام سنگین و سبک)، نوع بسته بندی مانند کیسه، کارتن، عدل، جعبه، بشکه، قوطی، صندوق و یا به صورت فله ای است که ابعاد و شکل ظاهری آن ها را تشکیل می دهد.

خصوصیات کیفی کالا:

این خصوصیات شامل کالای فاسدشدنی، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار، سمی بودن و دیگر خصوصیات کیفی است که باعث می گردد در تعیین محل قرار دادن کالا تاثیر بسزایی داشته باشند. لذا پس از تعیین محل قرار دادن کالا در انبار، نسبت به تعیین قفسه، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می شود.

۲-   چیدن و انبار کردن کالا

این روش، یکی از متداول ترین و در عین حال منطقی ترین روش های چیدن اجناس در انبار است که جهت ایجاد نظم و استفاده مطلوب از زمان داد وستد بسیار موثر است. تنظیم و نگه داری کالا در یک محل خاص را صفافی نیز می گویند.
 

نکات مهم چیدمان کالا در انبار:

میزان تقاضا: اقلامی را که به طور روزمره دریافت و واگذار می شوند، باید نزدیک به در انبار چیده شوند تا هنگام داد و ستد آنها وقت و کار کمتری صرف شود و آن دسته از اقلامی که کندمصرف هستند نیز در قسمت های انتهایی انبار قرار داد.
وجه تشابه: اقلامی که وجه اشتراک دارند، باید در کنار هم قرار گیرند. به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک هم انبار شوند.
اندازه و حجم کالا: باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه ای مبذول داشت، به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ که حمل و نقل آنها مشکل است، در قسمت کم ارتفاع و نزدیک به در انبار نگهداری کرد.
مشخصات کیفی اجناس: مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آن ها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آن ها توجه کرد، زیرا آن دسته از مواد شیمیایی که ایجاد احتراق می کنند را نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد.
شماره گذاری راهروها و قفسه ها: برای مشخص کردن محل اجناس در انبار باید راهروها و قفسه ها شماره گذاری شوند. این شماره ها محل اجناس در انبار است و کارت راهنمایی کالا در انبار که معمولا به صورت کاردکس تنظیم می شود، ثبت می گردد.
معمولا در شماره گذاری قفسه های انبار، شماره های زوج را برای قفسه های سمت راست و شماره های فرد را برای قفسه های سمت چپ اختصاص می دهند. بنابراین محل جنس در مثال فوق (۰۴-B-03) به ترتیب زیر خواهد بود:
۰۳: شماره قفسه
B: دومین طبقه از قفسه ( معمولا طبقات هر قفسه از پایین به بالا با حروف تعیین می شوند)
۰۴: چهارمین قسمت از دومین ردیف قفسه
 
کارت راهنمای انبار را نیز معمولا بر حسب نام کالا و یا شماره قطعه (فنی) مرتب می کنند تا با مراجعه به آن محل استقرار کالای مورد نظر به راحتی معلوم شود. در صورتی که در انبارهای بزرگ برای نگهداری کالا از راهرو ها هم استفاده شود، راهروها را با کد یک رقمی قبل از شماره قفسه در کارت راهنمای کالا نشان می دهند مانند:
××                   ××               ××               ×
قسمت طبقه      طبقه       شماره قفسه      راهرو
 

۳-   تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس

برای نگهداری حساب ورود و خروج هر نوع کالایی که به انبار وارد یا از آن خارج می شود از کارت های مقوایی انبار استفاده می شود.
هر انبار دارای دو نوع کارت است و بنا به ضرورت می توان مقدار زیادتری در نظر گرفت و به وسیله کارت انبار هر موقع می توان میزان داد و ستد و موجودی و سایر اطلاعات لازم را جمع و هر یک از انواع کالای موجود در انبار را بدست آورد.

 

کارت کوچک (کارت قفسه)

کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس انبار نصب می شود و این کارت دارای مشخصات زیر است:

• نام کالایی که کارت مربوط به آن است
• شماره جنس و نوع کالا
• موجودی حداقل و حداکثر
• واحد مقدار
• مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی
• کارت بزرگ

کارت بزرگ 

حاوی شماره برگ است که در موقع مصرف و استعمال برگ های دوم و سوم به بعد به ترتیب به برگ ها داده می شود و دارای مشخصات زیر است:

• شماره جنس بر مبنای طبقه بندی و تنظیم کالا
• مشخصات کامل جنس
• واحد مقدار
• موجودی حداقل و حداکثر
• شماره ردیف و ثبت هر ورود و خروج مربوط به کارت
• نام فروشنده
• اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار مبلغ
• اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ

 
 اطلاعات مربوط به موجودی کالا شامل مقدار و مبلغ  است که از کارت بزرگ به شرح زیر بدست می آیند: 
۱- قیمت و مقدار هر یک از انواع اجناس موجود در انبار
۲- اسم و آدرس فروشنده
۳- طرز تقسیم و استعمال هریک از انواع کالا
۴- میزان موجودی هر کالا در هر موقع
۵-نگهداری یا حفاظت کالا در انبار
نگهداری یا حفاظت کالا در طول مدتی که در اختیار انباردار است یکی از مهمترین وظایف هر انباردار به شمار می رود، ضمن اینکه در این بخش از این مرحله، انباردار می بایست به نکات زیر توجه کند:
– قرار دادن اجناس و کالاها در قفسه به شکلی که برای جابجایی با یکدیگر تداخل نداشته باشند
– ثبت مشخصات و مقدار وارده و موجودی آن در کارتی به نام کارت انبار ( کاردکس)
– کنترل گاه به گاه اجناس و کالاهای موجود با کارت انبار آن
– کنترل سالم ماندن کالاها و اجناس
– حفاظت از سرقت ، آتش سوزی و هر عامل از بین برنده یا ضایع کننده دیگر

مرحله صدور یا تحویل اجناس و کالا به خارج از انبار

 
خروج اجناس از انبار به چند طریق صورت می گیرد:

درخواست کالا و مواد از انبار

نحوه صدور قطعات و مواد از این قرار است که ابتدا واحد متقاضی، کالای مورد نیاز خود را با تکمیل فرم (برگ درخواست کالا از انبار) و تایید مسئول ذیربط از انبار درخواست می کند.
در صورت موجود بودن کالا ، انباردار به صدور ( حواله انبار) اقدام می کند و اگر جنس موجود نباشد به تنظیم فرم ( درخواست خرید کالا) اقدام و یک نسخه از فرم مزبور جهت خرید به تدارکات ارسال می شود.
در برخی موسسات ، به جای فرم های درخواست کالا و حواله انبار از فرم ادغام شده ( درخواست و تحویل کالا از انبار) استفاده می شود، این فرم را متقاضی تکمیل کرده و پس از تحویل کالا از طریق انبار، در ستون مربوط به تحویل گیرنده امضاء می کند.
اصولا صدور جنس از انبار، طبق برگ درخواست کالا صورت می گیرد، فرم (حواله انبار) هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم و از طریق انبار صادر می شود.

صدور ابزار از انبار

جهت دریافت ابزار از انبار، متقاضی فرم(ابزار) را تکمیل کرده و به انبار ارسال می دارد ، از این فرم معمولا برای استفاده موقت از ابزار استفاده می شود.

برگشت کالای امانی دریافتی

از این فرم، هنگام برگشت کالایی که قبلا از موسسه به امانت گرفته شده استفاده می شود. فرم مزبور در انبار صادر می شود.

کالای غیر قابل قبول

چنانچه کالای خریداری شده به تایید فنی و کیفی نرسد، انبار با تکمیل فرم ( کالای غیر قابل قبول) کالای خریداری شده را از طریق تدارکات به فروشنده مرجوع می کند.

رسید و تحویل مستقیم

در بعضی شرایط اقلام خریداری شده بدون ورود به انبار، مستقیما به مصرف کننده تحویل می شود ( مانند مصالح ساختمانی)
انباردار در تحویل مستقیم کالا نظارت دارد. وی موظف است کالای وارده را با نسخه سفارش خرید کالا تطبیق دهد و سپس به صدور ( رسید انبار مستقیم) که در ولقع حکم حواله انبار را خواهد داشت، اقدام کند.

خروج کالا از موسسه

ارسال کالا از واحد های مختلف به خارج از موسسه مستلزم تنظیم( برگ خروج کالا) است.
مطالب مرتبط: 
محاسبه هزینه و کنترل کالاهای خریداری شده و صورت حساب ها 
توانایی طبقه بندی کالا و رعایت قوانین و مقررات مربوط به آن 
حسابرس ازشد (امور تولید و کنترل کالا) 
سرپرست ترخیص کالا
نمونه قرارداد ترخیص کالا