مهارت های هفتگانه رایانه ICDL

کاربرد اکسل در معماری (با رویکرد استفاده از فرمول‌های پرکاربرد اکسل در معماری)

چکیده
در دانشکده‌های معماری و شهرسازی، اکسل نرم‌افزاری نیست که از آن زیاد استفاده گردد و نیاز به یادگیری آن ملموس باشد. بااین‌وجود، هنگامی‌که فارغ‌التحصیلان در زندگی واقعی یک معمار قرار می‌گیرند، متوجه می‌شوند که درواقع باید از نرم‌افزارهای صفحه گسترده و رسم نمودار که مدت‌ها از آن‌ها اجتناب می‌کردند، استفاده کنند. درواقع هیچ راه بهتری وجود ندارد که یک دسته کمیت را در آن سازمان‌دهی و قالب‌بندی شوند.
اغلب تحلیل داده‌ها نیازمند محاسبات و کارهای عددی تکراری است. با استفاده از نرم‌افزار اکسل می‌توان این فرایند را ساده کرد و با تعریف فرمول‌ درست در یک سلول، آن را به سایر سلول‌ها تعمیم داد و به‌این‌ترتیب با دقت محاسبات را بالا برد.
اگر روابط به‌صورت پیش‌فرض موجود نباشد، می‌توان آن‌ها را تعریف کرد یا در نرم‌افزار‌های برنامه‌نویسی مانند متلب یا ویژوال‌بیسیک تعریف و در نرم‌افزار اکسل از آن‌ها استفاده کرد. بنابراین دیگر نیاز به محاسبات دستی یا استفاده از ماشین‌حساب‌های حرفه‌ای نیست. یا دیگر نیاز به‌رسم جداول و انجام محاسبات تکراری نیست که اگر دریکی از قسمت‌ها اشتباهی صورت گیرد بر نتیجه نهایی تأثیرگذار باشد. با استفاده از نرم‌افزار اکسل به‌راحتی می‌توان فرمول‌های تعریف‌شده را تغییر داد.
 
مقدمه
ممکن است نرم‌افزار اکسل در معماری  یکی از هیجان‌انگیزترین نرم‌افزارهایی نباشد که یک معمار می‌تواند با آن سروکار داشته باشد، اما ابزاری بسیار قدرتمند است که هر معمار می‌تواند بخشی از مهم‌ترین کارهای خود را به‌وسیله آن انجام دهد؛ نرم‌افزار اکسل برای آنالیز و محاسبه داده‌ها بسیار مفید است. نرم‌افزار اکسل، یکی از نرم‌افزارهای بسته مجموعه آفیس (Office) محصول شرکت مایکروسافت است که در دسته برنامه‌های اداری Desktop Application این مجموعه قرار دارد. برای دسترسی به این قدرت، باید فرمول سازی با استفاده از اکسل را بدانید. اکسل برای ایجاد جدول‌های ساده و منسجم از داده‌ها مؤثر است. در این مطلب چند فرمول مهم از این نرم‌افزار ارائه‌شده است. شاید این تنها ده درصد از قابلیت‌های این نرم‌افزار یا حتی کمتر باشد؛ اما این فرمول‌ها از پرکاربردترین فرمول‌های نرم‌افزار اکسل برای یک معمار است.
اکسل از عملگرهای استاندارد برای معادلات استفاده می‌کند، مثلاً از علامت مثبت برای جمع (+)، علامت منفی برای تفریق (-)، علامت ستاره برای ضرب (*)، علامت ممیز جلو برای تقسیم (/) و از علامت (^) برای توان استفاده می‌کند؛ نکته‌ی کلیدی هنگام نوشتن فرمول برای اکسل این است که تمام فرمول‌ها با علامت مساوی (=) شروع می‌شوند. دلیل این است که می‌خواهیم نشان دهیم مقدار سلول برابر با فرمول و مقدار آن است.
بسیاری از شرکت‌های کوچک، توانایی مالی برای خرید نرم‌افزار‌های  محاسباتی و یا نرم‌افزار‌های طراحی سازه را ندارند، بنابراین، با استفاده از نرم‌افزار اکسل و کد نورسی‌های لازم ‌می‌توانند محاسبات مدنظر خود را در برنامه اکسل انجام دهند. ازاین‌رو سو آلاتی که در این تحقیق به آن پاسخ‌خواهیم داد شامل: بهترین راه برای استفاده فرمول‌های اکسل چیست؟. مپرکاربرد ترین فرمول های مورد استفاده در معماری کدامند؟ هستند.
 
ادبیات و روش‌شناسی تحقیق

• صفحه گسترده

به‌طورکلی به صفحات جدول‌بندی شده‌ای که قابلیت انجام محاسبات ریاضی رادارند صفحه گسترده می‌گویند.^۱ نرم‌افزار اکسل یک نرم‌افزار «صفحه گسترده» است که می‌توانید داده‌ها را به‌صورت سطر و ستون در آن وارد کنید و سپس بر روی‌داده‌هایتان عملیاتی مانند محاسبات ریاضی، مرتب‌سازی، دسته‌بندی و… را انجام دهید. همچنین می‌توانید برای درک بهتر عملیات و نتایج ریاضی، داده‌هایتان را بر روی نمودار نشان داده و درنهایت آن چاپ کنید.^۲
آشنایی با انواع اطلاعات پیش از آنکه به بررسی «سلول‌ها» در اکسل بپردازیم، بهتر است با انواع اطلاعاتی که می‌توان در یک سلول وارد کرد آشنا شویم. اطلاعاتی که می‌توان در یک سلول وارد کرد از دو حالت خارج نیست: یا مقدار است و یا فرمول.

• مقدار

داده‌های ثابتی که در یک سلول وارد می‌کنید را «مقدار» گویند. مقدارها به چهار بخش «عدد»، «متن»، «تاریخ» و «ساعت» تقسیم می‌شوند. در زیر به بررسی این مقادیر می‌پردازیم.مقادیر عددی: در هر سلول، به‌جز اعداد و رقم‌ها «که متشکل است از ۰ تا ۹»، می‌توان نمادهای خاص مانند + و – و و؛ و $ و % نیز وارد کرد.^۴باید توجه داشت اگر عددی که در سلول وارد می‌کنید، از اندازه سلول بزرگ‌تر باشد، سلول نیز بزرگ‌تر شده تا عدد در آن جای بگیرد؛ اما اگر عدد بسیار بزرگی را وارد کنید^۳، عدد موردنظر یا به‌صورت نماد علمی نشان داده می‌شود، یا گرد می‌شود و یا سلول با علامت # پر می‌شود.مقادیر متنی: علاوه بر اعداد،
 
در هر سلول می‌توان هر متن دلخواهی را به زبان‌هایی که در ویندوز موجود است، وارد کرد. مثلاً برای تولید کارنامه یک کلاس، می‌توان سلول‌هایی از ردیف بالا برای نوشتن عنوان انتخاب کرد و مقادیر متنی‌ای همچون «نام درس»، «نمره»، «معدل» و… در سلول‌ها وارد کرد^۴.
مقادیر تاریخی: در هر سلول اکسل می‌توان یک تاریخ را به فرم DD-MM-YY یا DD/MM/YY (به معنای سال- ماه- روز) وارد کرد. در این صورت قالب سلول به‌طور خودکار تبدیل به تاریخ می‌شود.
مقادیر زمانی: همانند تاریخ، زمان را نیز می‌توان به فرم H:M: S (به معنای ساعت- دقیقه- ثانیه) وارد کرد. در این صورت قالب سلول به‌طور خودکار تبدیل به زمان می‌شود^۱-۹.
 

• فرمول

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، در یک سلول می‌توان یک «مقدار» یا یک «فرمول» وارد کرد. تاکنون با مقادیر مختلفی که می‌توان در یک سلول وارد کرد، آشنا شدیم. اکنون به بررسی فرمول نویسی در یک سلول می‌پردازیم.
یک عملیات به‌منظور انجام محاسباتی که درنتیجه انجام آن‌یک مقدار به دست می‌آید را فرمول می‌گویند. این مقدار نیز ممکن است عدد، تاریخ، متن و یا ساعت باشد.علاوه برداده های بالا که به آن‌ها اشاره شد، می‌توان تصویر را نیز مانند یکشی وارد کرده و در هر جای برگه قرار داد.
. همان‌طور که می‌دانید، برای نوشتن یک فرمول، نیاز به «عملگر» دارید. عملگرهای اصلی ریاضی که در صفحه‌کلید نیز قرار دارند عبارت‌اند است + (برای جمع)، – (برای تفریق)،(برای ضرب)، / (برای تقسیم)، ^ (برای توان) و % (برای درصد)^۴.یک پروژه ساده فرمول نویسی اکنون وقت آن است که دست‌به‌کار شوید و نخستین پروژه اکسل را انجام دهید! فرض کنید می‌خواهیم در ۴ سلول، ۴ عدد متفاوت بنویسم و در سلول پنجم، مجموع این اعداد را نمایش دهیم. یک صفحه گسترده ایجاد کنید و مانند تصویر زیر، ۴ عدد در سلول‌های A1 و A2 و A3 و A4 وارد کنید. سلول A5 را فعلاً خالی بگذارید! قرار است در این سلول یک فرمول درج کنیم؛ اما پیش از آن با روش‌های ایجاد فرمول آشنا خواهیم شد.

جهت ثبت نام در دوره آموزشی مهارت های هفتگانه رایانه ICDL بر روی تصویر فوق کلیک نمایید

دوره غیر حضوری است و محتوای الکترونیکی در قالب CD یا DVD به آدرستان ارسال می گردد

پس از پایان گواهی و مدرک معتبر دوره آموزشی  مهارت های هفتگانه رایانه ICDL  با قابلیت ترجمه رسمی دریافت می نمایید

مشاوره رایگان: ۰۲۱۲۸۴۲۸۴ و ۰۹۱۳۰۰۰۱۶۸۸ و ۰۹۳۳۰۰۲۲۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۳۳۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۸۸۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۹۹۲۸۴

روش ایجاد یک فرمول ریاضی
روش نخست: در این روش، ابتدا سلولی که می‌خواهیم فرمول را در آن درج کنیم، انتخاب می‌کنیم (سلول A5). فرض کنید می‌خواهیم ۴ عدد بالا را با یکدیگر جمع کنیم به‌طوری‌که نتیجه در سلول A5 نمایش داده شود. در این صورت در سلول A5 علامت = را تایپ می‌کنیم. سپس آدرس سلول اول را تایپ کرده و بعدازآن عملگر را که در اینجا جمع (+) است وارد می‌کنیم^۴. همین کار را تا واردکردن آدرس سلول چهارم ادامه می‌دهیم. بدین ترتیب در سلول پنجم، عبارت زیر را تایپ می‌کنیم:
=A1+A2+A3+A4
درصورتی‌که کلید Enter را فشار دهید، فرمول موردنظر اعمال‌شده و سلول A5 جمع سلول‌های انتخاب‌شده را نشان خواهد داد.
روش دوم: این روش نیز مانند روش نخست است (علامت = را در سلول A5 درج می‌کنیم) با این تفاوت که این بار به‌جای تایپ آدرس، بر روی سلول‌های موردنظرمان را کلیک می‌کنیم. این کار زمانی کاربرد دارد که شما مقادیر زیادی سلول در یک صفحه گسترده دارید اما می‌خواهید بعضی از سلول‌های خاص از بخش‌های مختلف را انتخاب کنید.^۱درهرصورت هم می‌توانید آدرس را به‌صورت دستی تایپ کنید و هم اینکه بر روی سلول‌های موردنظرتان کلیک کنید.
تقدم عملگرهای ریاضی
برای کار با اکسل، باید بادانش ریاضی تا حدود موردنیاز آشنایی داشته باشید. حتماً می‌دانید که در یک فرمول ریاضی، عملگرها دارای «تقدم» و «تا خر» هستند. بدین معنی که برخی عملگرها دارای اولویت زودتری برای محاسبه نسبت به برخی دیگر هستند^۴. این تقدم‌ها در نرم‌افزار اکسل نیز به‌صورت زیر دارای تقدم هستند؛ یعنی اکسل نخست عملیات داخل پرانتز را بررسی می‌کند، سپس علامت‌های منفی، پس‌ازآن درصدها را محاسبه می‌کند، سپس توان را حساب می‌کند و پس‌ازآن عبارات موردنظر را در یکدیگر ضرب و یا تقسیم می‌کند و درنهایت هم عملگرهای جمع و تفریق را اعمال می‌کند^۱۰.
فرمول نویسی در معماری

• شروع با فرمول‌های اکسل در معماری

قرار دادن یک فرمول در یک‌خانه از اکسل بسیار آسان است. تنها لازم است یک علامت مساوی در قسمت بالا تایپ کنید(.تصویر ۱) شما می‌توان از نوار فرمول به‌تمامی فرمول‌های اکسل دسترسی داشته باشید^۱.
تمامی این فرمول‌ها دسته‌بندی‌شده هستند و می‌توان دسته موردنظر خود را انتخاب کنید^۹. با انتخاب دسته، کادری باز می‌شود که می‌توانید پارامترهای فرمول را در آن وارد کنید.
تصویر ۱:تصویر نوار افزار فرمول نویسی (مأخذ:نگارنده)
۱۲ فرمول مهم و شاخص  در معماری:

• 
  SUM

این دستور تمامی اعداد را باهم جمع می‌کند. با استفاده از این دستور می‌توان تمامی اعداد یک ستون را جمع زد یا اعداد چندین ستون را.می‌توانید سلول‌های مشخصی را با استفاده از کامل مشخص کرد و آن‌ها را باهم جمع کرد^۷.
 
=SUM(A5:A25)

• IF

این دستور به معنای(اگر) است. درصورتی‌که یک شرایط درست باشد انجام می‌شود؛ و در غیر این صورت انجام نخواهد شد. این دستور را می‌توان با اضافه کردن And  و Or  انجام داد^۴-۸.
=IF(A2>B2, “NEED AREA”, “AREA OK”)

• SUMIF

دستور جمع‌کردن است در شرایط خاص؛ یعنی اگر این شرط برقرار بود اعداد مشخص‌شده جمع شوند^۱-۸.
=SUMIF(A1:A7, “>0″)
=SUMIFS(A1:A7, A1:A7, “>100″, A1:A7, “<200″)

• COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

دستور اول تعداد آیتم‌ها در یک رینگ مشخص را می‌شمارد. این دستور فقط اعداد را شمارش می‌کند و متن و خانه‌های خالی را شمارش نمی‌کند.
دستور دوم سلول‌هایی را که خالی نیست شمارش می‌کند؛ که شامل متن و عدد هستند. دستور بعدی فقط سلول‌های خالی را شمارش می‌کند^۱-۱۰
=COUNT(A5:A25)
=COUNTA(A5:A25)
=COUNTBLANK(A5:A25)

• COUNTIF

این دستور مشابه دستور قبلی است، اما در شرایط مشخص‌شده عمل می‌کند. مثلاً اتاق‌هایی را شمارش کن که مساحت آن بیشتر از ۲۰۰ فوت مربع و کمتر از ۵۰۰ فوت مربع است.^۱-۱۰
=COUNTIF(A1:A8, “>100″)
=COUNTIFS(A1:A8, “>100″, A1:A8, “<200″)

• AVERAGE

متوسط داده‌ها را اندازه‌گیری می‌کند.^۱-۱۰
=AVERAGE(A5:A25)

• MIN

کوچک‌ترین عدد یا مینیمم اعداد را در یک تعداد مشخص از سلول‌ها اندازه‌گیری می‌کند. این دستور هم در بسیاری از پروژه‌های معماری مفید است.^۱
=MIN(A5:A25)
 

• MAX

مانند دستور قبلی عمل می‌کند؛ و بیشترین یا ماکزیمم عدد رو اندازه‌گیری می‌کند.^۱
=MAX(A5:A25)
 

• VLOOKUP

این دستور کمک می‌کند تا به دنبال یک شاخصه خاص در میان انبوهی از شیت ها بگردید. مثلاً در یک رینج خاص از داده‌ها و در یک ستون خاص از داده‌ها جستجو کرد.^۱-۵
=VLOOKUP(B3,$A$17:$B$20,2)

• ROUND

دستور گرد کردن اعداد است تا هر تعداد رقم که خود شما تعیین کنید. می‌تواند به سمت بالا یا پایین اعداد را گرد کند. ^۱-۵مثلاً عدد ۲٫۶۷ تا یک رقم اعشار اگر به سمت بالاگرد شود ۲٫۷ و اگر به سمت پایین گرد شود ۲٫۶ خواهد شد.
=ROUND(7.86, 1) results in 7.9
=ROUNDUP(7.23, 0) results in 8
=ROUNDDOWN(8.85, 1) results in 8.8
 

• FLOOR and CEILING

این دو دستور هم برای گرد کردن داده‌ها استفاده می‌شود. ولی برای نزدیک کردن داده به یک عدد مشخص‌شده^۱.
=FLOOR(A1, 10)
=CEILING(A2, 0.25)
 

• CONCATENATE

از این دستور می‌توان برای ملحق کردن داده‌ها به هم استفاده کرد. به‌جای تایپ کردن این دستور می‌توان از تایپ کردن & استفاده کرد^۱.
=CONCATENATE(B1, “, “, A1)
=A3& ” ” & B3
جمع‌بندی:
با توجه به کاربرد محدود امّا کاربردی نرم‌افزار اکسل با توجه به این‌که اغلب تحلیل داده‌ها نیازمند محاسبات و کارهای عددی تکراری است. با استفاده از نرم‌افزار اکسل می‌توان این فرایند را ساده کرد و با تعریف فرمول‌ درست در یک سلول، آن را به سایر سلول‌ها تعمیم داد و به‌این‌ترتیب با دقت محاسبات را بالا برد.
تصویر ۲نمونه دستورات استفاده شده برای کاربرد اکسل در معماری(مأخذ:نگارنده)
 
پیوست:
همانطور که پیشتر اشاره شد، برنامه اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در این درس با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد. به طور کلی، فرمول ها از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند.
روش درج فرمول در سلول ها
برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را به سلول وارد می کنیم. پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلول E13 می توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد. پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد. هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.
 مقادیر ثابت
مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت ” قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.
آدرس سلول ها
وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.
مثال:
فرض کنید مقدار عددی ۲۰۰۰ را در سلول B1 قرار می دهیم. سپس به سلول A1 رفته و در آنجا کاراکتر مساوی را درج و مقابل آن سلول B1 را وارد می کنیم. در این حالت سلول A1 نیز دارای مقدار ۲۰۰۰ خواهد شد و هر تغییری که در سلول B1 انجام دهیم، در سلول A1 نیز مشاهده خواهیم کرد.
عملگرها
به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم.عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از + و – و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود.این عملگرها عبارتند از =، <، =<، >، => و <>. این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند.نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.به طور مثال نتیجه حاصل از عملیات ۵=۴ یک نتیجه «نادرست» است چرا که عدد ۵ مساوی با عدد ۴ نیست.
عملگرهای رشته ای: از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.به طور مثال اگر مقدار سلول B3 =”سلام” باشد و سلول C3 =”جهان”، می توانیم در سلول D3 عبارت B3&C3 را به عنوان فرمول یعنی پس از تساوی وارد کنیم تا در این سلول عبارت “سلام جهان” درج شود.عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از : و ; . از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.به طور مثال نتیجه عبارت A1:A10 سلول های A1 تا A10 است اما برای اشاره به سلول های خاص از عبارت A1;A5;A7 استفاده می شود.اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد،توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:
()، ٪، ^، * /، + -، &
مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت ۴*۲+۱۰ را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم.
در حالت اول حاصل عبارت ۴*۲+۱۰ عدد ۱۸ خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است.اما اگر این عبارت را به صورت (۱۰+۲)*۴ بنویسیم، حاصل ۴۸ خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.
توابع
توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در نرم افزار اکسل وجود دارند. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند.برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:توابع مالی ،توابع تاریخ و ساعت،توابع ریاضی و مثلثاتی توابع آماری،توابع جستجو و مرجع،توابع پایگاه داده،توابع متنی،توابع منطقی،توابع اطلاعاتی،توابع مهندسی ،ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (…. ; ورودی ۳; ورودی ۲;ورودی ۱) نام تابع مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع می کند. پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.
روش درج فرمول با استفاده از Function Wizard: اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به «ورودی هایی» برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.
توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید.
در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید.این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند.اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید..حال فرض کنید می خواهیم در کادر Insert Function تابع جمع را درج کنیم. همانطور که در مثال درج فرمول از طریق وارد کردن علامت = نیز گفتیم، این تابع با نام SUM شناخته می شود.پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.در این مثال سه عدد ۱۲ و ۱۰ و ۸ را وارد می کنیم. اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد ۳۰ است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.
شناخت ماهوی توابع
تابع SUM
این تابع مجموع مقادیر عددی را محاسبه می کند. ساختار این تابع به شکل زیر است:
SUM (Number 1, Number 2
ورودی های این تابع یک مقدار عددی است.
از این تابع می توان مجموع مقادیر موجود در سلول های مجاور یا غیر مجاور را محاسبه کرد.
مثال برای سلول های مجاور:
(SUM (A1:B3
مثال برای سلول های غیر مجاور:
(SUM (A1,A3,B2
 
تابع Average
از این تابع برای محاسبه میانگین چند عدد استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
Average (Number1,Number2,Number3
ورودی های این تابع مقادیر عددی است.
از این تابع می توان میانگین مقادیر موجود در سلول های مجاور یا غیر مجاور را محاسبه کرد.
تابع MAX
این تابع بیشترین مقدار بین اعداد را مشخص می کند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
MAX (Number1,Number2,Number3
ورودی های این تابع مقادیر عددی است.
با استفاده از این تابع می توان بیشترین مقدار را در سلول های مجاور یا غیر مجاور پیدا کرد.
تابع MIN
این تابع کمترین مقدار بین اعداد را مشخص می کند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(MIN (Number1,Number2,Number3
ورودی های این تابع مقادیر عددی است.
با استفاده از این تابع می توان کمترین مقدار را در سلول های مجاور یا غیر مجاور پیدا کرد.
تابع Count
این تابع سلول های حاوی مقادیر عددی را می شمارد. باید توجه داشت که توسط این تابع، سلول های متنی و سلول های خالی شمارش نمی شوند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(COUNT (VALUE1,VALUE2,VALUE3
با استفاده از این تابع می توان تعداد سلول های حاوی مقادیر عددی مجاور یا غیر مجاور را شمارش کرد.
مثال برای سلول های غیر مجاور:
توجه داشته باشید که در این مثال، همانطور که در تصویر می بینید، سلول B4 اگرچه به عنوان ورودی تابع مشخص شده، اما در نتیجه نهایی شمرده نمی شود چرا که این سلول، یک سلول خالی است.
 
تابع ROUND
از این تابع برای گرد کردن عدد اعشار با تعداد ارقام اعشار دلخواه استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(ROUND (Number,Num_digits
در این ساختار، Number عدد اعشاری مورد نظر یا آدرس آن، و Number_digits تعداد ارقام اعشار که بعد از گرد کردن در نظر داریم، است.
تابع INT
با استفاده از این تابع می توان جزء صحیح یک عدد اعشاری را تعیین کرد. ورودی این تابع مشخص کننده یک عدد اعشاری است. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(INT (Number
در این ساختار، Number مشخص کننده یک عدد اعشاری است. همچنین می توان در سلول های دیگر، در ورودی تابع INT از آدرس سلولی که عدد اعشاری در آن وجود دارد استفاده کرد.
 
تابع IF
از این تابع برای تعیین مقدار سلول در صورت برقرار بودن یک شرط خاص استفاده می شود. شرایط در این تابع، با استفاده از عملگرهای مقایسه ای (رابطه ای) بررسی می شوند. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(IF (Logical_test,Value_if_true,Value_if_false
ورودی های این تابع به این صورت است:
Logical_test: شرط مورد نظر
Value_if_true: مقدار سلول در صورت برقرار بودن شرط
Value_if_false: مقدار سلول در صورت برقرار نبودن شرط
مثال: اگر در سلول B1 مقدار A1 بزرگ تر یا مساوی با ۱۰ باشد، مقدار «قبول» و در غیر اینصورت مقدار «مردود» قرار می گیرد.
اگر سلول A1 دارای مقدار ۱۸ باشد، مقدار B1 برابر با «قبول» خواهد بود.
A1=18
B1=IF(A1>=10; «قبول»;«مردود»);
تابع COUNTIF
از این تابع برای شمارش تعداد سلول هایی که دارای شرایط خاصی هستند، استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(COUNTIF (Range,Criteria
در ساختار فوق، Range به معنای دامنه ارزیابی و Criteria به معنای شرط مورد نظر است.
در این تابع سلول های موجود در دامنه ارزیابی با شرط مورد نظر ارزیابی شده و در صورتی که حایز شرط باشند، شمرده می شوند.
تابع PMT
از این تابع برای محاسبه میزان بازپرداخت ماهانه برای وام با اقساط و بهره ثابت استفاده می شود. ساختار این تابع به صورت زیر است:
(PMT (RATE, Nper ,Pv ,Fv ,Type
در این ساختار ورودی Rate برای نرخ سود ماهانه، ورودی Nper نشان دهنده تعداد کل اقساط وام، ورودی Pv کل میزان وام دریافتی، ورودی Fv ارزش آینده وام و ورودی Type نوع پرداخت است.
در صورتی که ورودی Fv یا ارزش آینده وام وارد نشود، نرم افزار آن را صفر در نظر می گیرد. ورودی Type نیز زمان پرداخت را مشخص می کند. در ورودی Type مقدار صفر به معنای پرداخت در آخر دوره و مقدار ۱ به معنای پرداخت در ابتدای دوره است. در این ورودی نیز همانند ورودی Fv، در صورت عدم وارد کردن مقدار، اکسل آن را صفر در نظر می گیرد.
مثال: فرض کنید می خواهیم اقساط ماهانه یک وام ۱۰ ساله ۱۰ میلیون تومانی با بهره ۱۳ درصد را محاسبه کنیم. (در این مثال، وارد کردن دو ورودی آخر ضروری نیست.)
نکته: در قسمت Rate بهره ۱۳ درصد سالانه به بهره ماهانه تبدیل شده است. (برای اینکار ۱۳٪ را بر عدد ۱۲ تقسیم کرده ایم.) همچنین در قسمت Nper تعداد کل اقساط وام برابر با ۱۰ سال ضرب در ۱۲ ماه است.