مقاله اموزشی آشنایی با مفهوم و تعریف سازمان و مدیریت، انواع سازمان ها، انواع وظایف و نقش های مدیر.

مدیریت چیست؟

سازمان برای نیل به اهداف و مقاصد خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان و در راستای هدف هایش به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می کند، مدیریت نامیده می شود. همه سازمان های رسمی برای استمرار و تداوم فعالیت های خود به مدیریت نیاز دارند. فقدان مدیریت موجب ناهماهنگی، برای استمرار و تداوم فعالیت های خود به مدیریت نیاز دارند. فقدان مدیریت موجب ناهماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می شود و سازمان ها را به نابسامانی و از هم گسیختگی می کشاند.

سازمان چیست؟

جوامع امروزی را دنیای سازمانی می نامند، زیرا در این دنیا و جوامع، انسان ها هر جایی که زندگی می کنند و هر کاری که انجام می دهند، با سازمان های گوناگون در ارتباط اند و سازمان ها بخشی از زندگی روزمره همه مردم را تشکیل می دهند.

1-هر یک از انسان ها، معمولاً در بیمارستان متولد می شود (یک سازمان)

2-در مدرسه ای درس می خواند (یک سازمان)

3-بعد از فارغ التحصیل از دبیرستان به دانشگاه (یک سازمان) راه می یابد.

4- به کار مشغول می شود و در سازمانی استخدام می شود.

5- ازدواج می کند و ازدواجش در دفترخانه اسناد رسمی(سازمان) ثبت می شود.

6- در طول زندگی خود با سازمان های مختلف برخورد دارد.

7- در نهایت هنگام مرگ سازمان هایی برای اجرای تشریفات و ثبت اطلاعات ضروری اقدام خواهند کرد.

سازمان ها اعم از رسمی و غیررسمی، کوچک و بزرگ و دارای عوامل مشترکی به شرح زیر هستند :

الف- هدف یا مقصد : روشن ترین عامل برای تشکیل هر سازمانی اهداف آن سازمان است. بدون هیچ سازمانی دلیل بر وجود خود نمی یابد. هدف از نظر شکلی و ماهوی، متفاوت است. پیروزی در بازی های قهرمانی، تولید یک محصول جدید، اجرای یک خدمت و …

ب-سازمان ها برای نیل به اهداف خود برنامه هایی را تنظیم می کنند، آنها بدون برنامه نمی توانند فعالیت مؤثری داشته باشند.

ج-سازمانها برای نیل به اهداف و اجرای برنامه هایشان باید منابعی را بدست آورند و آنها را به فعالیت های مورد نظر اختصاص دهند.

د-سرانجام، سازمان ها برای نیل به اهداف، اجرای برنامه ها و تأمین منابع به مدیرانی نیاز دارد که آن را در این جهت هدایت کند.

تعریف سازمان

سازمان عبارت است از گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به اهداف گروهی با یکدیگر همکاری می کنند. در این تعریف توجه به دو مفهوم کلیدی اهمیت دارد : ساختار منظم و از پیش تعیین شده و اهداف گروهی.

انواع سازمان

1-سازمان های انتفاعی و غیر انتفاعی

-سازمان های انتفاعی سازمان هایی هستند از سوی صاحبان شان برای کسب سود ایجاد شده اند. این سازمان ممکن است یک مالک و یا چندین هزار سهامدار باشند. اکثر مؤسسات تجاری جزء این دسته از سازمان محسوب می شوند.

-سازمان های غیر انتفاعی معمولاً به جای کسب سود، با اهداف فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و مذهبی تشکیل می شوند. مانند اتحادیه های کارگری، انجمن های مذهبی، مؤسسه های خیریه.

2-سازمان های تولیدی و خدماتی

سازمان های تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده می کنند، مانند کارخانه های تولید کفش، تلویزیون، لاستیک و کاغذ. این کالاها معمولاً محسوس و ملموس هستند و مشتری می تواند آن ها را به راحتی ارزیابی کند. اما سازمان های خدماتی، خدمات را ارائه می کنند. فعالیت هایی از قبیل امور مالی، مشاوره حقوقی، خدمات پزشکی و … این خدمات ملموس نیستند و از نظر فیزیکی نیز قابلیت اندازه گیری ندارند.

3-سازمان های دولتی و خصوصی

سازمان ها از نظر مالکیت نیز به دو دسته تقسیم می شوند. برخی از سازمان ها مانند ذوب آهن، راه آهن، مخابرات و … در کشور ما جزء سازمانهای دولتی محسوب می شوند زیرا دولت آنها را کنترل می کنند و برخی سازمان های دیگر مانند شرکت های خصوصی

به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیر دولتی کنترل می شوند که به آن ها سازمان های خصوصی می گویند.

تعریف مدیریت

مدیریت فرایند برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل کار اعضای سازمان و همه منابع سازمانی در دسترس را برای رسیدن به هدف های تعیین شده سازمانی به کار می برد. مدیریت «هنر انجام دادن کارها به وسیله دیگران» تعریف گردیده است. زیرا مدیران با اتخاذ تدابیری برای انجام کارها توسط دیگران، نه اجرای کلیه وظایف از طرف خودشان، به اهداف سازمان نایل می شوند.

انواع مدیران

کسی که مسئول اجرای چهار فعالیت اساسی مدیریت: برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل باشد، مدیر نامیده می شود. با وجود این مدیران را می توان به دو گونه تقسیم کرد :

1-از نظر سطح سازمانی : مدیران عملیاتی، مدیران مبانی و مدیران عالی

2- از نظر فعالیت های سازمانی که مدیران مسئولیت اجرای آن را به عهده دارند: مدیران وظیفه ای(تخصصی)، مدیران عمومی

مدیران عملیاتی (خط اول)

مدیران در این سطح مستقیماً مسئول تولید کالاها و خدمات هستند. این مدیران را معمولاً رئیس قسمت، سرپرست، یا متصدی می نامند. آنان فقط کارکنان عملیاتی را هدایت می کنند و سرپرستی مدیران دیگری را بر عهده ندارند و بیشتر اوقات خود را با کارکنان عملیاتی صرف می کنند.

مدیران مبانی

مدیران مبانی بر مدیران عملیاتی سرپرستی دارند، به طور مستقیم به مدیریت رده بالا گزارش می دهند و پل ارتباطی بین مدیریت عالی و مدیریت عملیاتی سازمان هستند. آنان راهبردها و خط مشی های ارائه شده از سوی مدیران عالی را به هدف های ویژه و برنامه ها تبدیل می کنند و برای اجرا در اختیار مدیران عملیاتی قرار می دهند. این مدیران بیشتر وقت خود را صرف حضور در جلسه ها و تهیه گزارش ها می کنند.

مدیران عالی

این سطح از مدیریت معمولاً گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می دهند که مسئول اداره کل سازمان هستند. آنان اهداف، خط مشی ها و راهبردها را تدوین و عکس العمل های سازمان را در برابر محیط معین می کنند. آنان معمولاً مدیرعامل، مدیر، رئیس و معاون می نامند.

آنان بیشتر وقت خود را صرف مذاکره با مدیران عالی سایر سازمان ها و افراد خارج از سازمان می کنند.

مدیران وظیفه ای (تخصصی)

مدیران وظیفه ای (تخصصی) کارکنانی را با مهارت های ویژه در یک زمینه خاص مانند حسابداری، امور پرسنلی، پرداخت، بازاریابی و تولید سرپرستی می کنند. همه این وظایف برای توفیق سازمان ضروری است.

مدیران عمومی

مدیران عمومی مسئول کلیه وظایف و فعالیت های یک واحد یا یک سازمان هستند. چنین مدیری مسئول تمام فعالیت هایی است که در آن واحد انجام می شود مانند تولید، بازاریابی، امور مالی و … و معمولاً دو یا چند بخش را هماهنگ می کنند. در سازمان های بزرگ ممکن است چند مدیر عمومی در رأس قسمت های مستقل وجود داشته باشند.

سطح مدیریت و مهارت ها

مدیران در هر سطحی که باشند و در هر نوع سازمانی که فعالیت کنند باید به مهارت های خاصی مجهز شوند تا بتوانند در نیل به اهداف تعیین شده سازمان را یاری رسانند.

رابرت ال کنز سه مهارت اصلی را که مدیران بدان نیاز دارند، تعیین نموده است.

1-مهارت های ادارکی

این مهارت ها توانایی هماهنگ کردن و وحدت همه علایق و فعالیت های سازمان را به مدیر می دهد، تا او بتواند سازمان را به صورت یک کل در محیطی که آن را احاطه کرده است، مشاهده کند و روابط متقابل بخش های مختلف و چگونگی تأثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش بینی نماید.

مهارت های ادراکی توانایی تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسائل را به مدیر می دهد. مدیران عالی باید بیشترین مهارت را در این زمینه از سایر سطوح مدیریت دارا باشند.

2-مهارت های انسانی

این مهارت به مدیر امکان می دهد که با افراد در کنار آن ها، و با ارتباط مؤثر با گروه ها کار کند. مدیران در همه سطوح به این مهارت نیاز دارند، چون آنان برای نیل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند.

3-مهارت های فنی

این مهارت ها یعنی توانایی به کار بردن ابزار، شیوه ها و دانش مورد نیاز برای اجرای زمینه تخصصی، جراحان، مهندسان و حسابداران همگی دارای مهارت های مربوط به زمینه های تخصصی خود هستند. مدیران عملیاتی یا خط اول خصوصاً به این مهارت بیشتر از سایر سطوح مدیریت نیازمند هستند.

وظایف و نقش های مدیر

وظایف مدیر: هر مدیر موفقی باید چهار وظیفه اساسی مدیریت را اجرا کند: برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل. این وظیفه ها با هم

ارتباط متقابل دارند و بیشتر مدیران آنها را همزمان اجرا می کنند تا بتوانند به اهداف سازمان نایل شوند.

نقش های مدیر : مدیران چهار وظیفه اصلی خود را با بازی کردن نقش های مختلف اجرا می کنند و نقش عبارت از رفتاری است که از شخص که پستی را اشغال کرده است انتظار می رود. هنری میتزبرگ تحقیق وسیعی درباره نقش های مدیران انجام داده و خلاصه نظریه ایشان به شرح زیر است :

1-نقش های ارتباطی

در این نقش که از مهم ترین و آسان ترین نقش مدیریت است :

الف- نقش تشریفاتی: مدیر وظایف تشریفاتی را به عنوان مقام مسئول سازمان اجرا می کند مدیری که در جشن عروسی زیردستان خود شرکت می کند، شهرداری که کلید شهر را به قهرمان ملی تقدیم می دارد و …

شرکت مدیر در چنین مراسمی تصویر موفقیت آمیز از سازمان در اذهان ایجاد می کند.

ب- نقش رهبری: شامل مسئولیت هدایت و هماهنگی فعالیت های زیردستان در راستای دستیابی به اهداف سازمانی است.

ج- نقش رابط: این نقش مربوط به ارتباط مدیر با اعضای هیأت مدیره و افراد خارج از سازمان است که جلب حمایت آنان در موفقیت سازمان تأثیری بسزا خواهد داشت. مانند ارباب رجوع مقام های رسمی دولتی، مشتریان، عرضه کنندگان مواد اولیه.

2-نقش های اطلاعاتی

الف- نقش ارزیاب : این نقش شامل جستجو کردن، دریافت کردن و انتخاب اطلاعات است. مدیران به طور جدی اطلاعات مفید و مورد نیاز را از داخل و خارج سازمان جمع آوری می کنند.

ب- نقش سخنگو : در نقش سخنگویی، مدیران اطلاعات را به افراد خارج از سازمان، خصوصاً مقام های بالاتر، سیاستمداران و … منتقل می کنند.

در اجرای این نقش مدیران ممکن است در داخل سازمان صحبت کنند یا سازمان را به مشتریان و طرف قرارداد، مقام ها و … معرفی نمایند.

ج- نقش توزیع کننده : در این نقش مدیران اطلاعات مهم را بین زیردستانشان توزیع می کنند. مسئولیت مدیر ایجاب می کند که مطمئن شود زیردستان اطلاعات مورد نیاز خود را برای اجرای وظایف شان در اختیار دارند.

3-نقش های تصمیم گیری

الف- نقش نوآور : مدیران زمانی این نقش را بازی می کنند که طرح جدیدی را آغاز کنند، به تغییر و اصلاح سازمان شان اقدام نمایند.

ب- نقش آشوب زدایی : امور هیچ سازمانی همیشه آرام نیست. هنگام بروز مشکلاتی از قبیل اعتصاب کارگری، ورشکستگی عرضه کنندگان و … از مدیر انتظار می رود با اتخاذ تصمیمات غیر معمول راه حل های مناسبی را بیابد.

ج- نقش تخصیص دهنده منابع : هر مدیری با تعدادی اهداف، مسائل و نیازهای انسانی مواجه است. همه آن ها برای استفاده از وقت و منابع او با هم رقابت می کنند. از آن جا که این منابع محدودند، هر مدیری باید بین اهداف و نیازها تعادل برقرار کند.

د-نقش مذاکره کننده : مدیران بخش مهمی از اوقات خود را به مذاکره اختصاص می دهند، زیرا فقط آنان واجد آگاهی و اختیاری هستند که این نقش به آن نیاز دارد. برخی از این مذاکرات با خارج از سازمان است.

سازمان و محیط

سازمان ها در خلاء فعالیت نمی کنند. همان گونه که آن ها مواد اولیه، پول، انرژی و نیروی انسانی را از محیط می گیرند و آن ها را به کالا، خدمت یا اطلاعات تبدیل می کنند و به محیط باز می گردانند، عوامل محیط خارجی نیز در فعل و انفعال سازمانی تأثیر دارند و تصمیمات و خط مشی های سازمان را تحت تأثیر قرار می دهند.

عوامل به دو دسته تقسیم می شوند:

1-عوامل اقدام مستقیم محیطی

مشتریان- عرضه کنندگان (مواد اولیه، انرژی امکانات و نیروی انسانی)- دولت (قوانین و مقررات)- گروه های ذینفع (حفاظت محیط زیست)- وسایل ارتباط جمعی- اتحادیه های کارگری- مؤسسه های مالی- رقیبان.

2-عوامل اقدام غیر مستقیم

عوامل اجتماعی- اقتصادی- فرهنگی- سیاسی- تکنولوژی- جمعیت شناسی

جدول 1-2- نقش مدیریتی هنری میتزبرگ

وظایف مدیر

1-برنامه ریزی : وظیفه مدیر در برنامه ریزی شامل تعریف اهداف سازمان، تعیین راهبرد برای تحقق این اهداف و ایجاد مجموعه ای از برنامه ها برای یکپارچه و هماهنگ کردن فعالیت ها در جهت نیل به هدف ها است.

2- سازماندهی : وظیفه سازماندهی مدیر عبارت است از تعیین وظایفی است که در سازمان باید اجرا شوند و مشخص کردن افرادی که باید ان وظایف را انجام دهند و تعیین وظایفی است که می توانند با هم یک گروه شغلی را تشکیل دهند.

3-هدایت : شغل مدیر ایجاب می کند که فعالیت های افراد را هدایت و آن ها را با هم هماهنگ کند در کارکنان ایجاد انگیزه می کند، مؤثرترین مجاری ارتباط را انتخاب و تعارض میان اعضای سازمان را برطرف می کند تا وظیفه هدایتی او تحقق پذیرد.

3-نظارت : مدیر برای اطمینان از اجرای درست و به موقع همه کارها باید عملکرد سازمان را ارزیابی کند. اگر انحرافی بین عملکرد واقعی و اهداف تعیین شده وجود داشته باشد، مدیر سعی نماید آن ها را اصلاح کند. این فرایند ارزیابی، مقایسه و اصلاح نظارت نامیده می شود.

5-خلاقیت : تغییرات سریع محیط پیرامون سازمان ها، موجب شده است که مدیران برای سازگاری با تحولات پرشتاب اندیشه ها راه هایی نو برای اقدامات خود بیابند تا بتوانند در صحنه رقابت دوام بیاورند و همچنین شرایط و جوی را در سازمان ایجاد کنند که امکان

بروز چنین اندیشه های نو و نوین فراهم شود. لذا امروزه ایجاد شرایط لازم برای بروز خلاقیت یعنی پیدایش اندیشه های نو یکی از وظایف مدیر در نظر گرفته شده است.