مقاله آموزشی مدیریت یکپارچه IMS

سازمان ها تحت تاثير نيازها به شدت در حال تغيير و رقابتی، قوانين و مقررات منطقه اي و جهانی، الزامات مشتري و همچنين انتظارات ذينفعان قرار دارند و براي دسترسي و حصول به نتايج مورد نظرشان نيازمند روش ها و سيستم هايي اثربخش و کارا هستند.از اين رو استقرار يك سيستم مديريت يكپارچه با رويكردهاي مختلف نظير كيفيت، محيط زيست، ايمني و ساير موضوعات مورد نیاز سازمان راه حل مطلوبي خواهد بود. . سيستم هاي مديريت يكپارچه در واقع با هدف تلفيق و یکپارچه سازی سه سیستم ؛ مديريت ISO 9001، مديريت زيست محيطي بر اساس ISO 14001 و مديريت ایمنی بر اساس OHSAS 18001 کیفیت بر اساس در جهت رسيدن به يك سيستم جامع مديريتي مطرح شده است. سازمان هایی با تفکر بهبود مستمر و نگرش برتر و خلاق در مدیریت علمی و صحیح منابع به پیاده سازی این سیستم نیاز دارند.
 
طرح پیاده سازی و کنترل سیستم مدیریت یکپارچه
الزامات طرح جهت پیاده سازی و کنترل سیستم مــــديريت یکپارچه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS براساس ترکیب سه استانداردISO9001 و ISO14001و OHSAS18001براي كليه فعاليتهاي مرتبط در صنایع مختلف مي‌باشد.طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS، كليه واحدهاي موثر بر كيفيت، را شامل مي شود
 
تشریح عناصر طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه IMS
طرح پیاده سازی و کنترل سيستم مديريت یکپارچه مجموعه متقاضی گواهینامه IMS براساس الزامات و خواسته هاي استاندارد بين المللي طراحي و ايجاد گرديده است .يکي از مهمترين ويژگي هاي سيستم مديريت یکپارچه IMS ، مستند بودن آن است. اين مستندات عبارتند از:
الف) خط مشي سیستم مدیریت یکپارچه و اهداف
ب) نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه
ج) روشهاي اجرايي
دـ ) سوابق
نظامنامه سيستم مديريت یکپارچه IMS :
اين مدرک، به عنوان يکي از مدارک سطح بالاي مجموعه متقاضی گواهینامه IMS مطرح است.
كنترل مستندات :
الف) هريک از مستندات سيستم مديريت یکپارچه IMS ، قبل از انتشار و توزيع، مي بايست مراحل بررسي و تصويب را بگذرانند تا از تناسب آنها با موضوعات مربوطه اطمينان حاصل شود.
ب) مدارک و مستندات مربوطه به نحوي تدوين شده باشند که قابليت تغيير را داشته باشند.
ج) همواره بايد اطمينان حاصل گردد که ويرايش هاي معتبر مستندات مذكور در دسترس پرسنل وکاربر باشند.
د) مستندات مذكور خوانا و قابل تشخيص تهيه شده و نگهداري شوند.
کليه سوابق اجراي سيستم مديريت یکپارچه IMS ثبت و نگهداري مي شوند و بایستی بتوان ثابت نمود که:
الف) نيازمنديهاي مشخص شده و الزامات از پيش تعيين شده تامين و برآورده شده اند.
ب) سيستم مديريت یکپارچه IMS بطور موثر عمل مي نمايد.
سوابق ناشي از اجراي سيستم ها که براي اثبات و نشان دادن دستيابي به اهداف تعيين شده و ميزان اثر بخشي عملكرد اين سيستم ها مي توان از آنها استفاده کرد، بطور دقيق حفظ و نگهداري شوند. محيط نگهداري اين سوابق به گونه اي باشد که امکان خرابي، صدمه و ضايع شدن آنها وجود نداشته باشد.
مسئوليت مديريت
تعهد مديريت :
الف) مديريت عالي بایداطلاعات لازم را درخصوص اهميت برآورده ساختن الزامات کارفرما و همچنين الزامات قانوني به پرسنل ارائه نمايد.
ب) مديريت عالي بایستی اقدام به تعيين خط مشي سیستم مدیریت یکپارچه و ابلاغ آن به پرسنل نماید.
ج) مديريت عالي بایستی بر تعيين اهداف به صورت کلان براي کليه فرآيندها، اطمينان حاصل نماید.
د) مديريت عالي بایستی اقدام به برگزاري جلسات بازنگري مديريت نماید.
هـ)مديريت عالي از آغاز پروژه ها، بایستی از در دسترس بودن منابع مورد نياز پروژه اطمينان حاصل کند.
خط مشي :
مديريت عالي در تدوين خط مشي بایستی موارد زيررا لحاظ کند :
الف) خط مشي به گونه اي تدوين شده باشد که با اهداف سازمان متناسب باشد.
ب) خط مشي شامل تعهدي بر برآورده ساختن الزامات و بهبود مستمر اثربخشي سيستم مديريت یکپارچه باشد.
ج) خط مشي به گونه اي تدوين شده باشد که اهداف ذکر شده در آن، چارچوبي براي تعيين و بازنگري اهداف کيفيتي، اهداف کلان وخرد زیست محیطی و ایمنی وبهداشت شغلی محسوب گردد.
د) در برگیرنده تعهد سازمان به الزامات سيستم مديريت یکپارچه IMS باشد.
ه) به دنبال افزایش اثر بخشی و بهبود مداوم باشد.
طرح‌ريزي سيستم مديريت یکپارچه IMS
طرح ريزي سيستم باید به گونه اي انجام شود که الزامات کلي استاندارد هاي مرجع و نيز اهداف تعيين شده را برآورده سازد. اجزاي سيستم طراحي شده همچون حلقه هاي يک زنجير با يکديگر درارتباط می باشند.
مدير عامل بایستی یکی از مدیران خود را با حفظ سمت بعنوان نماينده تام الاختيار خود در سيستم مديريت یکپارچه IMS تعيين نموده و مسئوليت ها و اختيارات لازم را به ايشان تفويض نماید. نماینده مدیریت بایداز اينکه فرآيندهاي موردنياز اين سيستم مديريت یکپارچه IMS ، بطور دقيق شناسايي شده، استقرار يافته و نگهداري مي شوند اطمینان حاصل کند و موظف است عملکرد سيستم مديريت یکپارچه را بطور مداوم تحت نظارت قرارداده و بصورت ادواري، گزارشهاي دقيقي را در اين راستا به مديريت ارائه نمايد.
مديريت عالي بایستی خود را موظف بداند تا در فواصل و دوره هاي زماني مشخص سيستم مديريت یکپارچه را مورد بازنگري قرار دهد تا از تداوم تناسب، کفايت و اثربخشي اين سيستم، اطمينان حاصل گردد.
اين بازنگري شامل بازنگري خط مشي سيستم مديريت یکپارچه ، اهداف ، بررسي شرایط بهبود و نياز به اعمال تغييرات در اين سيستم مديريت یکپارچه مي باشد. ورودی های بازنگری (نتايج مميزي هاي داخلي و خارجي/ بازخوردهاي مشتری/ عملکرد فرآيندها و انطباق محصول/ عملکرد زیست محیطی و ایمنی و بهداشت/ وضعيت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه/ پيگيري مصوبات جلسه قبلي بازنگري مديريت/ توصيه هايي براي بهبود) و همچنین خروجی های بازنگری (بهبود اثر بخشي سيستم مديريت یکپارچه/)   بهبود کيفيت محصولات و یا خدمات مطابق با الزامات مشتری/ بهبود وضعیت زیست محیطی و ایمنی و بهداشت) می باشد.
كليه منابع ضروري جهت اجراي استراتژي ها و اهداف سازمان براي دستيابي سيستم مديريت یکپارچه ، بهبود مستمر و اثر بخشي آن بایستی تعيين و در دسترس باشند. کارکنان موثر بر سيستم مديريت یکپارچه مي بايست بر مبناي تحصيلات، آموزش، تجارب و مهارت هاي مورد نياز واجد شرايط لازم بوده و از صلاحيت و شايستگي لازم برخوردار باشند. سازمان در راستای سیستم مدیریت یکپارچه بایستی اقدام به طرح ريزي طراحی و فرايندها کند که براي تحقق و اجرای پروژه ها مورد نياز بوده اند. و همچنین در طرح ریزی به موارد بازنگری ، تصدیق و تایید در هر مرحله از طراحی توجه شده بشود.در سازمان به جهت مشتری مدار بودنش بایستی اکثر ورودی های بخش طراحی و تکوین توسط مشتریان ابلاغ گردد. با شناسایی الزامات و خواسته های مربوط به محصولات و خدمات ها که توسط مشتری درخواست میشود ، نسبت به طراحی اقدام می گردد. تجربیات/ اگاهی و صلاحیت های پرسنل بخش طراحی نیز یکی از این ورودی ها می باشد.
محصولات ، خدمات و پروژه های مجموعه متقاضی گواهینامه IMSدر بعضی مواقع به لحاظ ماهیت خاص خودشان از قبیل تکرار ناپذیری ، منحصر به فرد بودن و سایر پیچیدگی های خاص دیگر معمولا در بخش طراحی دچار یک سری تغییرات اساسی و یا جزئی می گردد. این تغییرات بایستی کاملاً تحت کنترل باشند.در سیستم مدیریت یکپارچه لازم است كنترل هاي لازم در جهت حصول اطمينان از عملكرد صحيح سيستم انجام پذیرد.بدين منظوردرسیستم مديريت یکپارچه مستقر شده فرآيندهاي پايش، اندازه‌گيري، تجزيه و تحليل و بهبود، مورد اجرا درآمده‌اند.
مميزي‌هاي داخلي :
در مجموعه ، سيستم مديريت یکپارچه IMS بایستی به گونه‌اي باشد تا مميزي هاي داخلي بصورت منظم و در فواصل زماني طرح ريزي شده به اجرا درآيند تا مشخص شود كه آيا سيستم مطابق برنامه و هدف سیستم یکپارچه پیش میرود یا خیر. مسئوليت كلي برنامه‌ريزي و هدايت مميزي هاي داخلي در سازمان بر عهده نماينده مديريت است. هنگام برنامه‌ريزي مميزي‌ها، به گونه‌اي بایستی عمل ‌كند تا هر موضوع، حداقل دو بار در سال مميزي شود.
براساس همين نياز، يك برنامه مميزي با در نظر گرفتن وضعيت و اهميت فرآيندها وبا توجه به نتايج مميزي‌هاي قبلي، طرح ريزي و تهيه شده ‌باشد. همانگونه كه در اين روش اجرايي نيز تشريح می گردد، بایستی مميزان داخلي براساس ضوابط مشخصي انتخاب ‌گردند، به نحوي كه اطمينان حاصل شود كه مميزان كار خود را مميزي نمي‌كنند و فرآيند مميزي در يك محيط بي‌طرف و بصورت هدفمند انجام‌ شده ‌است.
به منظور اگاهي از ميزان انطباق عملكرد سيستم IMS با الزامات استاندارد هاي سه گانه و از طريق بررسي ميزان تحقق اهداف كيفي ، زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی ، مي‌توان فرآيند و ميزان توانايي آن را در دستيابي به نتايج طرح ريزي شده، مورد اندازه‌گيري قرارداد. بنابراين در مواقعي كه نتايج طرح ريزي شده مطابق آنچه كه در قالب اهداف تعيين گرديده‌اند محقق نشده ‌باشدبایستی اصلاحات و اقدامات اصلاحي لازم برحسب تناسب صورت ‌پذيرد تا از تطابق خروجي فرآيند اطمينان حاصل گردد.بایستی اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق يك روال مشخص تعریف و اجرا شوند. عمق و گستردگي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه كه براي حذف علل بالفعل يا بالقوه عدم انطباق انجام مي‌گيرند، متناسب با اهميت مسائل خواهدبود. نظام مديريت کیفیت بایستی به گونه‌اي طراحي شده‌باشد كه بتواند هرگونه عدم انطباق مشاهده شده در فعاليت‌هاي داخل مجموعه متقاضی گواهینامه IMS و نيز فعاليت هاي در ارتباط با طرف هاي برون سازماني را بعد از شناسايي، پيگيري و رفع نمايد.
ISO 14001:2004
به منظور تامين الزامات زيست محيطي حاكم بر فعاليت های اجرایی مجموعه از نظر جنبه هاي زيست محيطي و جنبه هايي كه پيامد بارزي برمحيط زيست داشته و يامي تواند داشته باشد، این مهم تعيين و موردكنترل قرار مي گيرند.
براي دستيابي به اهداف زيست محيطي، بایدبرنامه هاي مدوني را ايجاد نمود. دراين برنامه ها، مسئوليت هاي مطرح سازماني مربوطه و نيز برنامه زمانبندي و تجهيزات مورد نياز جهت حصول اهداف تعيين شده است.همچنین عمليات و فعاليت هايي كه در ارتباط با جنبه هاي زيست محيطي بارز بوده و نيز در راستاي خط مشي اهداف كلان و خرد مي باشند، مورد شناسايي قرار گرفته و جهت حصول اطمينان از به انجام رسيدن آنها در شرايط مشخص شده،بایستی برنامه ريزي شود. بایستی در روش اجرايي وضعيت هايي كه نبودآنها ممكن است منجربه انحراف ازخط مشي و اهداف كلان و خرد زيست محيطي گردد، درنظرگرفته شود.
OHSAS 18001:2007
در سازمان باید برنامه ريزي جهت شناسايي مخاطرات، ارزيابي وكنترل ريسك ها، الزامات جنبه هاي ايمني و بهداشت شغلي، از طريق شناسايي مداوم مخاطرات و ارزيابي ريسك ها در موارد ذيل دلالت دارد و در روش اجرایی شناسایی و ارزیابی مخاطرات ایمنی و بهداشتی تشریح شده باشد. همچنین نحوه ابلاغ اطلاعات ايمني و بهداشت شغلي به كاركنان وساير گروه هاي ذينفع و نيز باید مشخص شده باشد.
درسازمان بایستی کليه خطرات موجود در فعاليت هاي تولیدی مورد شناسايي قرار ‌گيرند ومنظور شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيت هاي اضطراري و نيز براي پيشگيري و كاهش پيامدهاي ايمني و بهداشت مرتبط و بيماري و جراحت آمادگي و واكنش در شرايط اضطراري روش اجرایی آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری تدوين گردد.
نویسنده:س-عباس زاده