مقاله آموزشی مدیریت ژاپنی – آموزش مجازی | مدرک معتبر

تاریخچه شكل گیری 5S یا مدیریت ژاپنی:

نظام 5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شكل گرفت ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمیباشد.

ژاپنی ها در هنگام بازدید از برخی صنایع آمریكا

(همچون كارخانه های مهمات سازی ، كبریت سازی ، داروسازی ، مواد غذایی ، تجهیزات پزشكی و … ) با پدیده House Keeping (یا خانه داری صنعتی ) آشنا شدند.

نظام 5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شكل گرفت ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمیباشد.

ژاپنی ها در هنگام بازدید از برخی صنایع آمریكا

مواردی همچون نظافت ، بهداشت ، نظم و ترتیب ، رعایت كامل ایمنی و جلوگیری از حوادث به ویژه انفجار وآتش سوزی ، جلوگیری از انباشت ضایعات و مواد در راهروها و خیابانهای كارخانه و معابر داخل كارگاهها ، ریخت وپاش ابزار و نشت روغن و مواد شیمیایی در كارخانه هایی رعایت می شد كه عدم رعایت آنها موجب بروز خطرات و ضایعات غیرقابل جبران جانی ، مالی و اجتماعی گردیده و یا محصول آنها مستقیما با بهداشت و سلامتی مصرف كننده سروكار پیدا می كرد.

ژاپنی ها با مشاهده تاثیر ونقش قابل توجه معیارهای خانه داری صنعتی در ایجاد محیط كاری آراسته ، حفظ ایمنی و بهداشت و غیره برآن شدند تا معیارهای مذكور را در شركتهای ژاپنی به كار گیرند. تطبیق اصول خانه داری صنعتی با شرایط حاكم بر صنایع ژاپن و بومی نمودن آن منجر به شكل گیری پنج اصل در آراستگی محیط كار گردید و از آنجا كه این 5 اصل با تلفظ S شروع می شد ، 5S نامگذاری گردیده .

اجرای نظام آراستگی در صنایع ایران :

سابقه معرفی و ترویج نظام 5S، یاآراستگی در ایران از خرداد سال 1372 و با انتشار مقاله ای در شماره های 32 و34 ماهنامه تدبیر آغاز گردید نویسنده مقاله آقای مجتبی كاشانی بوده كه بر همین اساس بعنوان بنیانگذار نظام 5S در ایران معرفی گردیده است 0 آقای مجتبی كاشانی دراین زمینه می گوید:

” اینجانب با نظام 5S در سال 1365 و در یك دوره مدیریتی در ژاپن آشنا شدم و از همان زمان دریافتم كه یكی از گمشده های اصلی ما در صنعت است . بامسافرتها و تحقیقات و بازدیدهای مكرر از كارخانه های ژاپنی در آن كشور ( در طول هفت سال ) به درك عمیق آن پرداختم و در سال 1372 به صورت مقاله ای كاربردی آنرا معرفی نمودم 0 آغاز اجرای 5S در شركتهای كارتن مشهد و ایرانیت تهران (سالهای 1374 و 1375 ) بوده كه توفیق نسبی آن منجر به شروع اجرای 5S در شركت ایران خودرو گردید 0 “

پنج اصل آراستگی
5 S خلاصه عبارات Seiri ( سازماندهی ), Seition ( نظم و ترتیب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكیزه سازی) و Seiketus (استانداردسازی) می باشد. 5 S نظامی است كه در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی كه معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث , كاهش وقفه كاری , كنترل عملیات تولید و افزایش بهره وری در محیط كار عنوان نمود. بطور كلی هدف نهایی 5 S پیشگیری از اتلاف است. علیرغم اینكه سیستم 5 S به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نیز خیلی ساده به نظر می آید ولی عموماً سازمانها و واحدها برای پیاده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو كرد. در واقع تحقق 5 S از آن رو دشوار است كه مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و ماموریتهای آن بصورت صحیح اطلاع كاملی ندارند. بنابراین اجرای نظام 5 S و تدارك بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی كه اصول آن به خوبی شناخته نشده كاری بسیار دشوار است. به همین خاطر به منظور آشنایی مختصر مدیران با این روش هر یك از این اصول به اختصار معرفی می گردند.

1) سازماندهی ( Seiri )

این اصل یكی از مهمترین و بنیادی ترین اصول ساماندهی است. در این مرحله باید وسایل غیرضروری هر قسمت تعیین و آنها را از وسایل مورد نیاز و ضروری جدا ساخت.
اگر به اطراف خود نگاه كنید به وسایلی بر می خورید كه مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست كه در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. لوازمی مانند الكتروموتور معیوب یا چرخ دنده ای كه شكسته و مورد استفاده نیست، نقشه هایی كه دیگر به كار ما نمی آیند و ماشین حسابی كه مدتی است خراب است یا سی دی هایی كه دیگر نیازی به آنها نداریم داخل كشو یا روی میز رها شده اند.
باید به آموزش صحیح به كاركنان شركت از انباشته شدن وسایل غیرضروری در كارگاهها و دفاتر، كشوی میزها، كمدها و زوایای مخفی ماشین آلات می شود جلوگیری كرد. با توجه به اینكه تصمیم گیری برای غیرضروری بودن برخی وسایل، ممكن است در حیطه اختیار مدیریت ارشد سازمان و یا مدیران رده بالاتر باشد، می توان فهرست هایی از این وسایل تهیه و پس از تكمیل، آنها را برای تصمیم گیری نهایی برای مدیر ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال كرد.
برخی از سازمانها روش خوبی برای مشخص كردن وسایل غیرضروری دارند. این سازمانها در ابتدای هر ماه، برچسب قرمز رنگی (Red Tag) روی وسایلی كه غیرضروی به نظر می رسند میزنند و در صورت استفاده در طی ماه آن را بر می دارند. در پایان ماه اگر وسایلی باشند كه برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسایل را به عنوان لوازم غیرضروری از لوازم ضروری جدا می كنند.
جالب است بدانید امروزه در دنیا موضوعی به نام (Feng Shui) مطرح شده است كه قدمت بسیار زیادی دارد و ریشه در فرهنگ كشور چین دارد. طبق اصول این روش، آثار و انرژی های حاصل از ایجاد انباشتگی ها و
بی نظمی ها در محیط مورد بررسی قرار می گیرد. بر اساس اصول فنگ شویی انسداد انرژی در هر محیط ناشی از سه عامل آلودگی فیزیكی، انرژی ساكنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است كه این موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.

سازماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه 5 S سازماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیر ضرور , اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیر ضروریهاست. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• دور ریختن اشیایی كه به آنها نیاز ندارید ( جمع آوری و بایگانی مناسب روزنامه ها و صورتجلسات … ).
• رفع عیوب و خرابیها ( تعمیر ملزومات اداری , تجهیزات فنی و خودروهای مورد استفاده… ).
• مبارزه با علل آلودگیها ( استفاده از دستگاههای تهویه مطبوع , ممنوع كردن كشیدن سیگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتی از ذخیره آب… ).
• بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی ( بسته بندی مناسب قطعات در انبار , استفاده از درزگیر در پنجره ها و درپوش برای فاضلابها… ).
• تمیز كردن محل كار ( شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی كننده , نظافت در انبار , جمع آوری روغنهای مستعمل… ).
• جلوگیری از آلودگیهای كف سالنها (شستشوی منظم سالن تعمیرگاه , مشبك نمودن جایگاههایی كه آلوده كننده هستند مثل تعویض روغنی و نقاشی… ).
• حذف آلودگیهای گرد و غبار ( استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن تعمیرگاهها , استغاده از فیلترهای صافی هوا… ).
• سازماندهی انبارها ( استفاده از سیستمهای نوین انبارداری… ).

2) نظم و ترتیب ( Seiton )

اصل دوم از مجموعه پنجگانه ساماندهی محیط كار SEITON به معنی مرتب كردن است كه باید بلافاصله بعد از اجرای اصل اول به اجرا درآید. در این مرحله با وسایل باقیمانده باید به گونه ای در محیط كار قرار گیرد كه به راحتی در دسترس قرار گیرند و دارای ظاهری آراسته باشند.

نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مكانهای مناسب و مرتب به نحوی كه بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده كرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بكار بردن اشیای مورد نیاز , بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار , در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل مورد نیاز را دقیقاً شناسایی كرده و كاركرد هر یك از آنها را نیز مشخص نماییم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• اشیایی را كه غالباً استفاده می كنیم , در محل كار قرارداده یا با خود حمل كنیم. ( نصب ابزار آلات بر روی بوردهای مخصوص در تعمیرگاهها , تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری… )
• اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم , در جایی دور از دسترس قرار دهیم. (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری كه سوابق كاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد… )
• اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم( دور ریختن برگهای زائد… ).
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود , استقرار ابزار آلات و تجهیزات در جای مناسب در تعمیرگاهها پس از استفاده… ).
• آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( یافتن سوابق از بایگانی , سهولت دسترسی به ابزار در تعمیرگاه… ).
• علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء ( نشانه ها و علائم مربوط به تعمیرات در سالن تعمیرگاهها , مشخص شدن محل استقرار خودروهای شركت ).
• نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاكاردهای تبلیغاتی شركت در جاهای مناسب… ).
• طراحی اعلانات به نحوی كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن , طراحی زیبا و خوانا بودن… ).
• استقرار كاركردی مواد , قطعات در قفسه ها و نظم بخشی به ابزارها و تجهیزات.
( جدا نمودن قطعات معیوب از بقیه در انبارها , چیدن قطعاتها در پالتهای انبار مطابق با اصول انبارداری , استفاده از سیستم fifo )
3) پاكیزه سازی ( Seiso )

پس از اینكه وسایل غیرضروری پاكسازی و وسایل ضروری به شكل مناسبی شناسه گذاری و منظم شدند می بایست با پیاده سازی این اصل محیط كار پاكیزه و چشم نواز شود.
در بسیاری از شركتها5 دقیقه اول شروع كار و در برخی از شركتها زمانی در پایان كار برای این منظور اختصاص یافته است و هر فرد وظیفه دارد در مدت5 دقیقه میز و محیط كار خود را تمیز و مرتب كند. در بعضی از شركتها این كار توسط كارگران بخش خدمات انجام می شود كه البته حالت مطلوب این است كه كارگران خدماتی فقط مناطق عمومی را نظافت كنند و محیط كار و دستگاههای مربوط به هر نفر توسط خودش نظافت شود.
در دیدگاه 5S پاكیزه سازی عبارت از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی است. به عبارت دیگر پاكیزه سازی نوعی بازرسی است بازبینی و پاكیزگی محیط كار برای حذف آلودگی مورد تاكید در این بخش از نظام 5S قرار دارد. برخی از لوازم , تجهییزات و مكانها , لزوماً باید بسیار پاكیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند , بنابراین لازم است كه آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود كه پاكیزه سازی تنها تمیز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نیست , بلكه پاكیزه سازی امكان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• آسان سازی و پاكیزه سازی و بازبینی ( بازرسی و بازدید مدیریتها از مجموعه تحت پوشش خود …).
• مسئولیتهای تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار ( حفظ نظافت و پاكیزگی محیط كار هر یك از پرسنل …).
• انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر جهت رفع مشكلات جزئی
• پاكیزه كردن محلهایی كه از چشم افراد به دور است ( زیر میزها , گوشه های اتاق , زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی …).
• فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای تمیز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یك معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شركت و اختصاص یكی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاكیزگی محل كار… ).

4) استانداردسازی ( Seiketus )

این اصل شامل استاندارد سازی و تهیه استانداردهای لازم در هر شركت یا سازمان است. هدف این اصل اجرای برنامه هایی به منظور حفظ و نگهداری نتایجی است كه از پیاده سازی اصول اول تا سوم بدست آمده است.
در اجرای این اصل، اصول مهندسی و رعایت برخی استانداردها مفید خواهد بود. این اصل در نگهداری و تعمیر ماشین آلات كارخانه اثر فوق العاده ای دارد و باعث افزایش بهره وری می شود. برای پیاده سازی این اصل می بایست علایمی را مانند عالیم راهنمایی و رانندگی وضع و اجرا كنید. این علایم باید برای همه كاركنان به سادگی قابل درك و فهم بوده و گیج كننده نباشد.

چند اقدام مناسب برای اجرای استاندارد سازی عبارتند از:
1- برچسب گذاری (Lable) : مثلاً برچسب هایی برای نام و وضعیت دستگاهها، كالیبراسیون، روغنكاری، درجه حرارت، برچسبهای حساس به حرارت و …
2- مشخص كردن محدودیتها (Limit Indicators) : مشخص كردن محدودیتها به گونه ای كه به راحتی قابل درك باشند مثل علامتگذاری نقاط عادی و خطر روی درجه ها و یا مشخص كردن محل قرار دادن هر وسیله در جای خود با علامت خاص.
3- افزایش میدان دید (Increased Visibility) : استفاده از پوشش های شفاف، طلق ویا شیشه برای مشاهده عملكرد و یا حركات ماشین.
استانداردسازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی , سازماندهی , نظم , ترتیب و پاكیزگی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیستهای مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت , محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعمیرگاهها , انبار و دفاتر اداری… ).
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص ( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار كاركرد با لا … ).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعمیرگاه و استفاده از تابلوی راهنمای واحدهای طبقات در معابر ورودی ساختمانها… ).
• برچسبهای نشاندهنده قطعات اصلی ( استفاده از برچسبهای ویژه شركت از قبیل هولوگرام , باركد و … ).
• رنگهای هشدار دهنده.
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و و.سایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق … ).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوین دستورالعملهای كاری برای استفاده از ابزار آلات و تجهیزات ویژه .. ).
• برچسب مواد حساس.
• برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و كنترل برای آنها … ).
• استقرار اشیاء به نحوی كه بتوان از آنها سریعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.
5) انضباط ( Shitsuke )

تاكید خاص در اجرای این اصل روی بازدهی و عمل به قوانین موجود است.
SHITSUKE یا انضباط (Discipline) در واقع محور عمده، سنگ زیربنا و چرخ دنده اصلی حركت برنامه Five S است. در این قسمت باید برای انتقال عقاید و افكارمان به دیگران روش مناسبی انتخاب كنیم. در این بخش از برنامه ساماندهی می بایست با طراحی برگه ها وچك لیست های مناسبی در قالب یك سیستم منسجم و پویا برای كنترل و انجام بازدید هایی به منظور كسب اطمینان از انجام صحیح امور استفاده كنیم. نكته مهم در این بخش این است كه اجرای صحیح و كامل برنامه Five S كاركنان می بایست از شروع كار آموزشهای لازم را ببینند.

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه , آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیندی , تكرار و تمرین انجام یك كار است. مثلاً كاملاً ضروری است كه رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یك عادت درست درآید و به این نكته تاكید شود كه : انضباط اصلی جدایی ناپذیر از ایمنی صنعتی است. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط … ).
• تمرین وقت شناسی ( آموزش , استفاده بهینه از زمان , بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات … ).
• پوشیدن كفش ایمنی.
• تمرین اقدامات ضروری ( استفاده از تجهیزات ایمنی … ).
• توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای كار مناسب در تعمیرگاه وشركت … ).
• نگرش مدیریت به فضاهای عمومی ( ایجاد فضاهای سبز و یا امكانات رفاهی در محل كار…