مقدمه:
در هر سازمان دولتی واحد های متعدی وجود دارد که یکی از آنهااداره امور مديريتي کاملاً ضرورت دارد و با نبودن آن انجام امور یک موسسه دولتی دچاراختلال و بی نظمی خواهد شد. منظور اصلی از برقراری یک سیستم صحیح فراهم ساختن موجبات تهیه و تنظیم اطلاعات مربوط به سازمان دولتی است که مورد استفاده مدیر و مسئولان امور قرار می گیرد به این نکته نیز باید توجه کرد که در مديريت علی رغم آنکه ممکن است سازمانی به طریق بازرگانی اداره شوند هدف اصلی از نگهداری حساب تعیین سود یا زیان موسسه نیست بلکه هدف انجام خدمات خاص برای گروهی مشخص با تمامی اهالی کشور می باشد. یکی از علوم اجتماعی است که بر اساس نظریات متخصصین این فن که مورد قبول عامه آنها بوده و بعنوان استاندارد ها مورد پذیرش موسسات قرار ميگیرد است که بر اساس سلیقه های متخصصین فن اجرا میگردد و علاوه بر آن دریک موسسه دولتی با تصویب و تغییر قوانین یا مصوبه های خاص در نظام موجود تغییرات کلی صورت می پذیرد.
نام شركت :
شركت غله و خدمات بازرگاني شهرستان گنبد کاووس
غله در فارسي به معني گندم , برنج , جو , ارزن, ذرت, است. غلات از اولين غذاهاي شناخته شده بشر بوده كه از زمانهاي بسيار كهن همواره نقش بسيار مهمي در اقتصاد و تغذيه مردم دنيا به ويژه كشورهاي در حال توسعه داشته است و به همين جهت سمبل غلات يعني گندم و نان حاصل از آن همواره در ميان مذاهب و فرهنگهاي كشورهاي دنيا مقام والا و ارزنده اي داشته و خواهد داشت.
گندم يكي از بزرگترين نشانه هاي عظمت خلقت و نان يكي از مطبوع ترين و لذت بخش ترين مواد غذايي مصرفي انسان در بسياري از جوامع متمدن و سنتي امروز است. نزد ما مسلمانان گندم ونان از منزلت خاصي برخوردار است در بيشتر مراسم مذهبي اعیاد و حتي سفره غذاي روزانه مردم از نان به عنوان نشانه اي از يمن و بركت الهي استفاده مي شود.
كشت غلات در جهان بسيار بالا بـوده ودر بين سـاير محصولات كـشاورزي بيشترين سهم رابه خـود اختصاص داده است.قسمت اعظم محصول جهاني غلات درتغذيه انسان ونيز حيوان موردمصرف قرار گرفته ومصرف درمقايسه با مصرف تغذيه اي آن به مراتب در سطح پايين تري قراردارد. حدود33% ازكل توليد ذرت جهان براي تـغذيه انسان، گـندم67%ودرموردبرنـج100 درصـدكل توليد جهاني جهت تغذيه انسان بكار ميرود بر اسـاس بررسـي های انجام شده توسـط محققين مختلف،سهم نان وسـاير فراوردهاي غلات درتامين نيازهاي غذائي انسان بالااست .در كشور هاي پيشرفته صنعتي طي حدود نيم قرن پيش به ويژه با بالا رفتن سطح درآمد و رفاه عمومي براي مدت كوتاهي غلات اهميت خود را درتغذيه مردم از دست داد و موادي مانند انواع گوشت فراورده هاي شيري، سبزي ها و ميوه ها جايگزين آن گرديد در اوايل اين امر به عنوان يك اقدام صحيح در بهبود وضع تغذيه و حاكي از بهبود وضع اقتصادي قلمداد مي شد ليكن به تدريج كارشناسان تغذيه به اين نتيجه رسيدند كه اين جايگزيني اختلالاتي را در تغذيه مردم به همراه داشته است و بنابر اين در فاصله زماني كوتاهي مسيرتبليغات معكوس شد و امروزه كارشناسان تغذيه و مقامات مسول كشورها پيشرفته صنعتي مردم را به مصرف مقدار بيشتر نان و آن هم نان حاصل از آرد كامل تشويق مي كنند و در هدفهاي غذايي آينده خود براي بهبود وضع تغذيه مردم افزايش مصرف نان را در صدر برنامه ها قرار مي دهند و نان نعمتي است كه مردم كشور ما همواره از آن بهره مند بوده اند و لازم است آنرا حفظ كنند و همزمان مانند گذشته احترام به نان را جزيي از فرهنگ خود نمايند.
اقداماتي كه تاكنون نيز جهت رفع مشكلات و تنگناها در زمينه هاي مختلف صورت پذيرفته به دليل عدم برخورداي از جامعيت و بخشي نگري راه به جايي نبرده و بعضاٌ بر پيچيدگي كار افزوده است . لذا تدوين يك برنامه جامع كه در برگيرنده كليه ي بخشهاي مرتبط باشد جهت رسيدن به وضعيت مطلوب ضروري بوده و هر گونه تحقيق در اين امر كشور را با ضرر و زيان بيشتر مواجه خواهد نمود .
تمركز كليه وظايف مختلف گندم ( پس از برداشت ) و آرد و نان به وزارت بازرگاني و تعيين يك متوالي واحد براي امور آرد و نان فرصت مغتنمي است كه براي نخستين بار آرد و نان نيز از يك برنامه جامع برخوردار تا كليه عوامل و دست اندكاران و مسئولين و ارگانهاي ذيربط هماهنگ جهت رسيدن به شرايط مطلوب حركت نمايند .
تاريخچة شركت :
هيات مديران در جلسة مورخ 9/5/62 بنا به پيشنهاد شمارة 57102 مورخ 23/12/61 وزارت بازرگاني و به استناد تبصرة قانون اصلاح لايحة قانوني آلفا قانون تشكيل سازمان غله و قند و شكر و چاي كشور مصوب 18/11/60 مجلس شوراي اسلامي اساسنامة سازمان غله كشور را به شرح زير تصويب نمودند.اجراي قانون اصلاح لايحه قانوني آلفا قانون تشكيل سازمان غله و قند و شكر و چاي كشور مصوب 15/11/60 مجلس شوراي اسلامي ايران شركت سهامي غله وابسته به خدمات بازرگاني در اين اساسنامه سازمان غلة كشور ناميده ميشود تشكيل و طبق مقررات اين اساسنامه اداره خواهد شد.
سيلوي گنبد
اداره غله و سيلوي گنبد واقع در استان گلستان در حاشيه شهرستان گنبدكاووس احداث گرديده و ساختمان سيلوي آن توسط مهندسين روسي ساخته شده است داراي يك انبار مكانيزه بيست هزار تني نيز در جنب آن توسط مهندسين ايراني احداث گرديد.
تاريخ ساخت و بهره برداري: در سال 47 شروع به ساخت و در سال49 پروژه به اتمام رسيد و درسال 50 بار گيري آزمايش خود را انجام و در سال 51 رسما افتتاح گرديد.
اين اداره مركز جمع آوري و ذخيره گندم و ارسال آن به شركت و كارخانه هاي زير مجموعه خود را به عهده دارد.
نوع شركت :
شركت سهامي و مدت آن نامحدود است.
موضوع شركت :
تدارك ، ذخيره سازي ، توزيع، تنظيم بازار به كشور و هرگونه فعاليت هاي بازرگاني ، صنعتي ، پژوهشي ، خدماتي مربوط به آن برنامه ريزي و اجراي برنامه هاي مصوب در جهت حمايت و كمك به توليد كنندگان و مصرف كنندگان غلات است.
سيلو
ظرفيت سيلو شانزده هزار تن و از دو قسمت، خود سيلو و توسعه به ظرفيت هاي هشت هزار تن تشكيل شده است عرض سيلو 16 متر و طول آن 5/70 متر ميباشد ارتفاع برج كار آن 2/42 متر و ارتفاع سيلو 2/31 متر و ارتفاع كندوهاي خود سيلو 25 متر و كندوهاي قسمت توسعه 26 متر ميباشد داراي 32 كندو به ظرفيت پانصد تن به ابعاد (8×4) متر كه هر كندو به دو قسمت (4×4) كه بوسيله ي
دريچه‌هاي (50 ×50) سانتيمتر به هم وصل شده اند داراي دو كندوي صادرات به ظرفيت سي تن و 180 تن و 2 كندوي گاز به ظرفيت 120 تن ميباشد در زميني به ابعاد (210×115) متر قرار دارد و ساختمان هاي جانبي باسكول، ساختمان دو طبقه اداري و تعميرگاه و ديزل خانه، انبار فني و انبار فضولات تشكيل شده است.
ماشين آلات سيلو
تشكيل شده است از شش تسمه نقاله به ظرفيت 60 تن در ساعت و دو الواتور به ظرفيت 30 تن در ساعت و يك كانواير زنجيري به طول 18 متر و به ظرفيت 100 تن در ساعت و داراي هواكشها و هشت پر‌ها و سيكلونهاي متعدد و يك موتور ديزل ژنراتور جهت مواقع قطع برق و دو حفره تخليه هر كدام به ظرفيت كشش 30 تن در ساعت و دو لوله صادرات گندم و يك باسكول 60 تني متصل به كامپيوتر كه توزين كاميونها را انجام ميدهند ميباشد.
ماشين آلات سيلو تمام مكانيزه نبوده و دريچه‌ها و دوراهي‌ها توسط پرسنل فني باز و بسته مي‌شوند و در هر طبقه نيروي جهت كنترل ماشين آلات دارد و فقط استارت و استوپ ماشين آلات از داخل اتاق فرمان انجام ميشود و هر كندو داراي كابل دما بوده كه توسط ترمومتر به اين كابل‌ها وصل و دماي داخل كندوها نشان داده ميشود كه سيستم فوق قديمي بوده و در حال حاضر اكثر سيلو‌هاي جديد دماي داخل كندو را بوسيله كامپيوتر مشخص مي‌كنند ضمنا عمده كار اين سيلو ذخيره كردن گندم ميباشد.
قسمت باسكول
در اين بخش گندم هاي كه از شهرهاي مختلف يا از طريق واردات به اداره آورده مي شود وزن مي شود و در قبض باسكول گندم وزن خالص را مي نويسند .
در قبض باسكول ابتدا ماشين پرشده از گندم وزن مي شود و در قسمت وزن بر قبض درج مي گردد بعد از خالي شدن گندم در انبار كارخانه وزن ماشين خالص اندازه گيري مي شود و در سطر سوم قبض باسكول وزن خالص ( وزن گندم ) توسط پرينتربه صورت كامپيوتري درج مي گردد. قبض باسكول گندم در دو نسخه است كه مورد تاييد مسئول باسكول كه قرار گرفت يك نسخه را براي كشاورز و يك نسخه را براي شركت و يك نسخه هم به كشاورزي مي دهند كه اعتبار بيشتري دارد.
قبل از باسكول شدن ماشين كارشناس آزمايشگاه كارخانه از 4 قسمت و يا 6 قسمت از ماشين نمونه برداري مي كند توسط كارشناس افت گندم ، آزمايشات كنترل كيفيت انجام مي شود و افت گندم تخمين زده مي شود بعد از تاييد آزمايشگاه ماشين باسكول مي شود و در انبار گندم كارخانه تخليه مي شود در زمان تحويل گندم يك يا دو نفر نماينده از طرف سازمان غله و بازرگاني براي كنترل كار تحويل و آمار تحويلي گندم به هر كارخانه معرفي مي گردد.
انبار گندم
ظرفيت انبار گندم 000/50 هزار تن است كف انبار گندم بايد بتون و ديواره سيماني باشد سيستم انبار بايد توسط فن هاي تهويه سير كلاسيون شود و توسط بيل مكانيكي گندم هر هفته جابجا شود تا به اططلاح گندم داغ نكند مخصوصاً در تابستان به علت هواي گرم و رطوبت محيط امكان شپشك انبار وجود دارد كنترل بايد بيشتر شود هر چه گندم تميزتر و بوجاري بهتري شود امكان افت زدن و صدمه زدن گندم كمتر است.
بخش تعاون دو قسمت است قسمت اول زير نظر وزارت تعاون شهري و تعاونهاي تشكيلاتي مي باشد زير نظر آنها تعاون ديگري تحت عنوان تعاون روستايي و كشاورزي وجود دارد قسمت دوم خريد نهادهاي كشاورزي به دو بخش بصورت تضميني دولت بصورت تضمين خريد گندم را دارد بصورت نيز تضميني سازمان تعاون روستايي به اعمال وظايف دولت در امور كشاورزي است اينها سياست دولت را در امر كشاورزي انجام مي دهند .
مشخصات انبار
ابعاد انبار اصلي (سوله) (20 ×180) متر و ارتفاع ديوارهاي جانبي 6 متر – ارتفاع راس 17 متر – گالري فوقاني به عرض 2 متر در طول انبار در تراز 5/12 متري – گالري تحتاني به عرض 2 متر و ارتفاع 2/2 متر در طول انبار – برج كار به ابعاد (6×3) متر در طبقات مختلف – عمق برج كار حدود 6 متر ميباشد.
حفره تخليه كاميون به ظرفيت حدود 70 تن در ابعاد (4 ×10) متر و عمق قيف 3 متر – بونكر صادرات به ظرفيت 60 تن – بونكر خاك و فضولات به ظرفيت 8 متر مكعب ميباشد.
انبار مكانيزه
انبار مكانيزه در جنب سيلو و مساحتي به ابعاد(210*350) متر با ظرفيت بيست هزار تن و داراي يك ساختمان نگهباني و باسكول و انبار فضولات مي‌بلاشد كه در سال 79 مورد بهر برداري قرار گرفت.
ماشين آلات انبار مكانيزه
داراي ماشين آلات از قبيل نقاله زنجيري جمعا به طول 230 متر و با ظرفيت 100 تن در ساعت جهت تخليه و بار گيري مكانيزه – بالابر به ارتفاع 27 متر به ظرفيت 100 تن در ساعت – دستگاه بوجاري، سيكلون، فن و سيستم جذب گرد و غبار و ساختمان انبار فضولات به ابعاد (12× 36)متر و يك دستگاه جك تخليه نيز در حال نصب ميباشد و تا كنون هزينه انجام شده 1/5217 مليون ريال ميباشد و بعلت ناقص بودن روشنايي محوطه انبار، توسط پرسنل فني اين اداره 16 تير به همراه كلاهك در محوطه انبار نصب شد.
در بدو بهره برداري انبار فوق داراي نواقصات و معايبي از قبيل: 1- تنظيم نبودن تناژ انتقال كانواير حفره تخليه 2- برگشت بار در لوله ورود به داخل بونكر صادرات 3- برگشت بار در كانال خروج حفره تخليه به الواتور 4- خورد كردن دنده درگير بكسها 5- ضعيف بودن شاسي‌هاي الكتروموتور.
6- نداشتن پلكان براي بازديد از بونكر خاك 7- داشتن درز در بين ديواره‌هاي انبار كه باعث آلودگي ميشود 8- روشنايي‌هاي محوطه و داخل انبار اكثراً معيوب بودند 9- ريل جلوي كانوايرها اكثراً كج ميشد 10- گير كردن گندم در داخل حفره تخليه 11- نفوذ آب از سقف انبار مكانيزه 12- بر اثر فشار گندم دربهاي ورودي كج گرديده، معايب فوق توسط پرسنل فني برطرف شد.
دريچه‌ها و دوراهي‌هاي انبار توسط دست جابجا مي‌شوند و نيز گندم داخل انبار بطور كامل توسط ماشين آلات جابجا نمي‌شوند و بوسيله يك دستگاه تراكتور گندم به طرف دريچه‌ها انتقال داده مي‌شوند.
وقتي كه كاميونها به قصد تحويل گندم به سيلو مراجعه مي‌كنند مامور نمونه برداري با ابزار كار خود اقدام به نمونه برداري از قسمت هاي مختلف كاميون مي‌نمايد سپس توسط كارشناسان آزمايشگاه آزمايشات لازم را انجام و در صورت استاندارد بودن افت آن تعيين ميگردد و كاميون اجازه توزين و تخليه ميگردد
نحوه ذخيره كردن گندم
قبل از ذخيره كردن گندم كندوهاي سيلو لايروبي و بعد از هوادهي كامل سمپاشي شود.
كندو: سيلوي گنبد داراي 32 اتاقك ذخيره گندم با ظرفيت 500 تن ميباشد كه به هر يك از اتاقكها كندو گفته ميشود.
كاميون بعد از توزين به طرف حفره‌هاي 1 و 2 هدايت شده و توسط كارگرها و به وسيله‌ي بيلهاي مكانيكي (وينچ) تخله ميگردد.
بعد از تخليه گندم توسط تكنسين اتاق فرمان ماشين آلات داخل سيلو استارت و گندم از حفره‌ها كشيده و در كندوها ذخيره ميشود.
آزمايشگاه
گندم هاي كه از نقاط مختلف آورده مي شود بايد توسط كارشناس بخش نمونه برداري و آزمايش شودتا ميزان آفت مفيد آنها و غير مفيد و رطوبت آن از مقدار مقرر شده تجاوز ننمايد.
هدف از آزمايش
1- تعيين كيفيت گندم
2- تعيين قابليت نگهداري گندم
3- تعيين بهاء گندم
تعاريفي از اصطلاحات آزمايشگاه:
افت: به مادي خارجي داخل گندم اطلاق ميشود و بر دو نوع ميباشد:
1- افت مفيد
– افت غيرمفيد
افت مفيد: به مواد خارجي گندم گفته ميشود كه مصرف ثانويه دارد مثل دانه‌هاي شكسته گندم ناشی از بد کار کردن کمباین یا حاصل از عملیات خرمن کوبی ِِِ و گندم چروكيده و گندم بادزده که از الک دو میلیمتری عبور نمایند .
افت غيرمفيد: به موادي گفته ميشود كه فاقد ارزش غذايي مي‌باشند مثل خاك و كاه و سنگ و تخم علفهاي هرز و غيره
افت رطوبي: به مقدار آبي كه در داخل گندم وجود دارد گفته ميشود.
بعد از آزمايش و كنترل هاي داخلي گندم وارد انبار مي شود و براي فرستادن به كارخانه هاي زير نظر ذخيره مي شود.
وظايف مدير عامل
- انجام امور مربوط به هدايت سازماندهي ايجاد هماهنگي در فعاليت هاي مختلف در جهت نيل به اهداف
- نظارت بر انجام كليه امور مالي و اداري در محدوده
- بررسي امكانات بالفعل و بالقوه و ارائه راههاي بهينه جهت بالا بردن كيفيت محصولات
- بكارگيري پرسنل مجرب و كارآمد و آموزش ديده در كليه فعاليتهاي موثر بر كيفيت
- خركت در جهت خط مشي هاي تعيين شده
بررسي و نظارت بر كليه فعاليت هاي موثر بر كيفيت مديران تحت سرپرستي
اجراي سياستهاي عمومي دولت جمهوري اسلامي ايران و خط مشي تعيين شده در راستاي هدف سازمان كه تامين نان مصرفي كشور و تثبيت نرخ آن ميباشد موجب گرديده كه عليرقم رشد مستمري كه قيمت خريد گندم و هزينه هاي تبديل آن به آرد و ساير هزينه هاي تبعي آن داشته است قيمت فروش نسبتاً ثابت بماند بنابراين تفاوت قيمت تمام شده خريد و فروش اين محصول از محل بودجه سازمان حمايت از مصرف كنندگان و توليد كنندگان بعنوان سوبسيد تامين ميشود و در واقع فرمول زير بايد جاري باشد .
سوبسيد + بهاي فروش گندم و آرد = قيمت تمام شده خريد گندم
– افت غيرمفيد
افت مفيد: به مواد خارجي گندم گفته ميشود كه مصرف ثانويه دارد مثل دانه‌هاي شكسته گندم ناشی از بد کار کردن کمباین یا حاصل از عملیات خرمن کوبی ِِِ و گندم چروكيده و گندم بادزده که از الک دو میلیمتری عبور نمایند .
افت غيرمفيد: به موادي گفته ميشود كه فاقد ارزش غذايي مي‌باشند مثل خاك و كاه و سنگ و تخم علفهاي هرز و غيره
افت رطوبي: به مقدار آبي كه در داخل گندم وجود دارد گفته ميشود.
بعد از آزمايش و كنترل هاي داخلي گندم وارد انبار مي شود و براي فرستادن به كارخانه هاي زير نظر ذخيره مي شود.
وظايف مدير عامل
- انجام امور مربوط به هدايت سازماندهي ايجاد هماهنگي در فعاليت هاي مختلف در جهت نيل به اهداف
- نظارت بر انجام كليه امور مالي و اداري در محدوده
- بررسي امكانات بالفعل و بالقوه و ارائه راههاي بهينه جهت بالا بردن كيفيت محصولات
- بكارگيري پرسنل مجرب و كارآمد و آموزش ديده در كليه فعاليتهاي موثر بر كيفيت
- خركت در جهت خط مشي هاي تعيين شده
بررسي و نظارت بر كليه فعاليت هاي موثر بر كيفيت مديران تحت سرپرستي
اجراي سياستهاي عمومي دولت جمهوري اسلامي ايران و خط مشي تعيين شده در راستاي هدف سازمان كه تامين نان مصرفي كشور و تثبيت نرخ آن ميباشد موجب گرديده كه عليرقم رشد مستمري كه قيمت خريد گندم و هزينه هاي تبديل آن به آرد و ساير هزينه هاي تبعي آن داشته است قيمت فروش نسبتاً ثابت بماند بنابراين تفاوت قيمت تمام شده خريد و فروش اين محصول از محل بودجه سازمان حمايت از مصرف كنندگان و توليد كنندگان بعنوان سوبسيد تامين ميشود و در واقع فرمول زير بايد جاري باشد .
سوبسيد + بهاي فروش گندم و آرد = قيمت تمام شده خريد گندم
لازم بتذكر است كه قيمت خريد گندم داخلي كه با مباشرت سازمان مركزي تعاون روستائي از كشاورزان ، گندم كار انجام ميشود توسط مجلس شوراي اقتصاد تعيين ميشود همچنين قيمت فروش آرد تصويب شوراي اقتصاد مشخص مي گردد .
با توجه به مجوزهاي صادره سازمان مجاز است از محل وجوه حاصل از فروش آرد براي خريد گندم استفاده نمايد و لذا براي شروع عمليات سالانه طي قراردادي با استفاده از تسهيلات بانكي تنخواه گردان مورد نياز از بانك ملي ايران تامين ميگردد .
فصل خريد گندم
فصل برداشت گندم اين منطقه از مورخه 25 ارديبهشت ماه شروع و تا اواخر شهريور ماه ادامه دارد و بيشترين ازدحام براي تحويل گندم به سيلو در خرداد ماه بوده و نوع گندم هاي اين منطقه بيشتر تجن و بعضاً البرز و زاگرس نيز مي‌باشند.
گندم قابل تحويل و خرِید
گندم‌هايي كه افت مفيد آنها از 10 درصد و افت غير مفيد 7 درصد و رطوبت 14 درصد تجاوز ننمايد قابل تحويل ميباشد.
علايم گندم غير استاندارد:
1- افت از ارقام قانوني تجاوز نمايد.
2- گندم بيش از 10 درصد اختلاط جو داشته باشد.
3- گندم داراي سياهك باشد.
4- گندم آلوده به آفات انباري باشد.
انبارداری
تعريف انبار:
بطور كلي انبار محل وفضايي است كه يك يا چند نوع كالاهاي بازرگاني صنعتي يا مواد اوليه يا فراورده هاي مختلف در آن نگهداري مي شود يا مي توان گفت:محل وفضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات “كالاهاي نيمه ساخته (كالاهاي در جريان ساخت)”محصول ساخته شده “مواد لازم مصرفي”قطعات يدكي ماشين آلات “ابزار الات واجناس اسقاط نگهداري مي شودآن هم بر اساس سيستم صحيح طبقه بندي.
اهميت انبار:
انبار به دلايل متفاوتي براي شرکت از اهميت خاصي برخوردارميباشدكه اهم آن ها عبارتند از:
1)ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه بصورت كالادر انبار نگهداري مي شود
2)ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با فعالیت اصلی شرکت .
انبار هاراازدوجهت مي توان مورد بررسي قرار داد يكي از لحاظ فيزيكي نظيرمحل انبار”نوع انبار “محل كار در انبار”نور”ايمني ووسايل حفاظت كالاها ووسايل حمل ونقل و….و ديگري سيستم اطلاعاتي انبار كه به طرح وگردش فرم ها به نحوي كه اطلاعات به بخش هاي مختلف شرکت به موقع وبه مقدارلازم برسدوبه كنترل هاي لازم در رابطه باكالاها بحث مي نمايد.
* انبارداري عبارت است از :كليه فعاليت هاي مربوط به تهيه و نگهداري وتحويل مواد واقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب ومديريت انبارداري نيز برنامه ريزي وسازمان دهي و هماهنگي وهدايت وكنترل عمليات انبار داري است
وظايف انبارها را مي توان به شرح زير بازگو كرد:
1)برنامه ريزي ومراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود.
2)همكاري ومساعدت در خريد وتامين وتهيه كالاها وكنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.
3)نگهداري كالادر انبار به نحو صحيح وتسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعمل هاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول وضوابط صحيح انبارداري”موجبات تسريع در انجام امور سازمان وتوليد بي وقفه و مرغوب و صرفه جويي وكاهش هزينه هاي توليد را موجب شده وبنيه مالي شركت (سازمان)را تقويت مي نمايد اجراي قوانين ودستورالعمل هاي سازمان در كليه امور خصوصا انبارداري كه جنبه مالي دارد لازم الاجرا است.
انواع انبارها:
انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشد:
1)انبارهاي پوشيده:
كه از تمام اطراف بسته است وداراي سقف ووسايل ايمني كامل مي باشد و اهميت آن به دليل كالايي است كه در آن نگهداري مي شود.
2)انبارهاي سرپوشيده :
اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است.اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي نمايد.
3-انبارهاي باز يا محوطه:
اين انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.
انواع موجوديهاي انبارها:
1)مواد اوليه:
براي ساخت محصولات بايد مواد خامي وجود داسته باشد كه از ان به عنوان مواد اوليه ياد مي شود.
البته مواداوليه ممكن است مواد خام وطبيعي نباشدبلكه محصول ساخته شده در يك كارخانه ديگر باشد .
2)كالاي نيمه ساخته(كالاي در جريان ساخت):
كه شامل بهاي ناقص دستمزد ومواد و هزينه هاي سر بار ساخت مي باشد.
3)كالاهاي ساخته شده:
كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند.
4)اجناس خريداري شده جهت فروش:
كه در موسسات تجاري وتوزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي خورد.
5)مواد ولوازم مصرفي:
كه در توليد غير مستقيم موثرند مثل گريس “روغن”….
6)قطعات يدكي ماشين آلات:
كه جهت تعمير ماشين آلات ودستگاهها به كار مي روند.
7)ابزار الات:
كه ابزار كارگاهها براي توليد محصول مي باشد.
8)اجناس اسقاطي:
اجناسي هستند كه مستهلك شده وغير قابل استفاده اند ومعمولابه مزايده گذاشته مي شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي گيرند.
سيستم انبارداري ومزيت هاي آن:
وجود اين كليت جدا با ويزگي هاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي سازد كه اهم اين وظايف عبارتند از:
1) شتاسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر ودسترسي راحت تر به كالاها بخصوص در موسسات باحجم موجودي هاي زياد ومتنوع.
2) تشكيل فايل هاي اطلاعاتي دقيق تر در بخش هاي مختلف وتسريع در امرارسال آمارواطلاعات تصميم گيري هاي مديريت.
3) دادن اطلاعات دقيق وصحيح به ساير بخش هاي موسسه وارتباط سيستماتيك ومنظم اطلاعات ميان آنها.
4) رفع اشكال ناشي از اتكاءسيستم وموسسه به افراد معين در صورتيكه فردمعين در صورتيكه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليت هاي سيستم را برعهده گيرددراسرع وقت ازچهارچوب فعاليت ها وروابط سيستم اطلاع حاصل نمايد.
5) ايجاد اطمينان خاطر درمديريت ومسئولين بخش هادرصورت وجودسيستم منظم وتصميم گيري بجا وبه موقع بر اطلاعات صحيح وكافي.
6) ايجاد كنترل هاي دقيق در سيستم ازطريق كنترل دائمي وادواري موجودي هاي انبار وبررسي ورفع مغايرت احتمالي.
وظايف انباردار:
1)تحويل اجناس خريداري شده ومورد نياز سازمان “رسيدگي وبررسي طبق اسناد ومدارك اوليه.
2)صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي با سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي
3)مراقبت ونگهداري كالاها از سرقت”صدمه “ضايعه “حادثه ناشي از طبقه بندي با قفسه بندي يا چيدن اقلام در انبار.
4)پيش بيني”برنامه ريزي وكنترل مواد انبار و انجام انبار گرداني متناسب با نوع شركت وكالاهاي آن وسياست موسسه.
5)تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات”موجوديها ونظريات اصلاحي وساير گزارشات مورد نياز مديريت.
6)صدور قبض انبار (برگ رسيد جنس به انبار )پس از دريافت كالا وحواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي وفرم هاي مرجوعي در صورت برگشت كالا وساير فرم هاي مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وكارت هاي مربوطه.
7)بايگاني اسناد ومدارك مربوط به انبار وتعبيه يك كارت براي هر يك از اقلام انبار.
انتظارات يك مدير موسسه از سيتم كنترل انبارها:
1) وجود همكاري بين بين واحد هاي مربوط به خريد”دريافت”آزمايش”انباروحسابداري.
2) تمركز يافتن كليه خريد ها در قسمت خريد.
3) به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد وملزومات.
4) انبار كردن تمام مواد و ملزومات به بطرز خاصي كه به نحو دقيق وباسرپرستي كامل حفاظت گردند.
5) تعيين ميزان حداقل وحداكثر موجودي هر جنس به نحوي كه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.
6) انجام عمليات صحيح درمورد صدور اجناس به طوري كه تحويل آن طبق درخواست هاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.
برگ رسيد انبار مستقيم:
برگ رسيد انبار مستقيم در مواردي مورد استفاده است كه جنس به عللي قابل تحويل به انبار نبوده ومستقيما به محل كار ويا استفاده تحويل شود.دلايل آن را به شرح زير مي توان متذكر شد:
1- چون جنس مورد بحث از نظر مصرف كننده ومصرف ارتباطي با انبار ندارد وبلافاصله پس از تحويل مورد مصرف كامل فرد يا واحد مصرف كننده قرار مي گيرد و دليلي براي انبار كردن آن در انبار مركزي وجود ندارد نقش رسيد وحواله انبار را با هم بازي مي كند.
2- برگ رسيد انبار مستقيم از نظر زماني كليه عمليات تحويل “آمار و حسابداري را سادهكرد”وبه حداقل ميرساند.موارد مصرف عمده آن عبارتند از تحويلمصالح ساختماني كه براي طرح يا پروزه بخصوصي درخواست وفقط توسط آن طرح صرف مي شود .يا ارسال اقلامي كه توسط انبارداربه مصرف كننده عينا تحويل مي شود .برگ رسيد انبار رانمي توان در مورد
اجناس اموالي مورد استفاده قرار داد حتي اگر مربوط به قسمت خاصي باشد چرا كه در اين حالت از رسيد وحواله استفاده مي شود لذا در مورد استفاده از برگ
رسيد انبار مستقيم:قسمت مصرف كننده نقش انباردار مركزي را پيدا مي كند و مسئوليت تحويل ومصرف اقلا را تقبل مي نمايدوانبارداربا تاييد وامضاءآن (رسيد)حق نظارت در عمليات را ايفاءمي نمايد.در موقع ورود جنس با توجه به آئين نامه معاملات واحد توليدي يا خدماتي”انباردار مركزي با نماينده قسمت مصرف كننده كه حكم نمايندگي انبار مركزي راداردبايد كالاها را با نسخه دوم سفارش خريدار سالي از تداركات وبارنامه آورنده مطابقت نمايدودر صورت مطابقت رسيد اقلام غير انباريامستقيم صادر مي شودوامضاي تحويل دهندوفرد مجاز مصرف كننده تكميل مي شود پس كليه رسيد ها ونسخه دوم سفارش خريدبه انبار مركزي ارسال مي شودوبعداز تاييد انبار دارنسخه چهارم آن توسط مصرف كنندهبايگاني مي شود(به فروشنده).اگر اجناس توسط مامور خريد سازمان به عمل آمده باشدوبه محل حمل شده باشددر موقع تحويل وناقص بودن كمي يا كيفي از برگ كالاي غيرقابل قبول استفاده مي شود. اگر رسيد مستقيم صادر و به انبار تحويل داده شدانباردارامضاءمجاز وسفارش خريدرا بارسيد مستقيم تطبيق مي نمايدوسپس شماره اي به رسيد مي دهد كه به ترتيب ورود مي باشد بعد توزيع نسخه بعمل مي آيديعني يك نسخه درانبار بايگاني مي شودويك نسخه به مصرف كننده عودت داده
مي شودو دو نسخه ديگربه همراه فرم سفارش خريد به تداركات ارسال مي شودكه بعداز بررسي تداركات يك برگ آن به مالي ميرود.
كنترل كميت:
كنترل كميت جهت حصول اطمينان از گردش عمليات موجودي كالاهاي انبار ازنظروارده صادره وموجودي انبار به عمل
مي آيدوهدف از آن تعيين صحت وسقم موجودي كالا ومحاسبه كسر يا اضافه موجودي كالا در انبارهاست وبراي رسيدن به
اين هدف پس از ثبت كليه اسناد صادرات وواردات در كارت هاي مربوطه”موجودي كالا را شمارش وبا موجودي كارت ها مقايسه مي شوداين نوع كنترل كمي به طرق مختلفي صورت مي گيردكه اهم آن هاعبارتند از:
الف)كنترل نمونه اي :
در اين روش چند كارت انبار بطور تصادفي استخراج وشمارش وبا موجودي واقعي مقايسه مي شود.
ب)كنترل چند درصد:
در اين روش درصد معيني (10%يا20%يا…)از كالاها با كارت هايشان مورد بررسي ومقايسه قرار مي گيرند.
ج)كنترل 100%ياكل موجودي:
يعني كليه موجودي ها با مقادير كارت هايشان مورد بررسي ومقايسه قرار مي گيرند.
ه)كنترل مواد وكالاهاي خاصي كه شمارش ويا توزيع واندازه گيري آن ها دشوار وپر هزينه است:
در مواردي كه كالاهايي به مقدار زياددر انبارها وجوددارد:يا معمولا در فضاي باز :كنترل وتعييت آن مستلزم دقت وهزينه زياد مي باشد يا اينكه اندازه گيري دقيق آن ها ميسر نباشد معمولا از روش تنظيم وتخمين استفاده مي شود مثلا شمارش تعدادي پيچ از طريق وزن چند تا وتناسب بندي يا شمارش آجرها ازروي تخمين حجم ياوزن كردن شن وماسه يا ما كدام به شكل هندسي درآوردن آن ها وبرآورد وزن وحجم آن مقدور مي باشد .
و)انبارگرداني يا كنترل جامع:
در پايان هر سال مواردي را كه احتمال سوءاستفاده واختلاف حساب مهمي در انبار مشاهده مي شود”جهت كشف اختلاس ورفع اختلاف وتغيين ميزان دقيق موجودي كالاوتنظيم صورت واقعي موجودي اقدام به انبار گرداني مي شود.در اين روش ابتدا كليه موجودي انبار ها بدون توجه به كارت ها صورت برداري نموده وبا اقلام موجود در كارت ها به روز درآمده مفايسه مي شوند و مغايرت گيري مي شوندوصورت مغايرات تهيه مي شود.در صورت مغايرت “اسامي وتعداد وبهاي واحد وكل مبلغ كالاهايي كه
كسر موجودي يا اضافه موجودي دارد در دو ستون جداگانه ثبت وبهاي كل كسورات واضافات نيز اضافه مي شود در واقع اين صورت “وضعيت انبارها را از نظر موجودي كالا نشان مي دهد .هيات كنترل انبار يا حسابرسان اين صورت را ضميمه گزارش انبارگرداني نموده وجهت اتخاذ تصميم به مقامات سازمان ارائه مي دهند.
شمارش موجودي ها ومزاياي آن:
با توجه به ماهيت و اهميت استراتژيك موجوديهاي كالاي شركت و نظر به اينكه موجوديهاي مزبور از اقلام عمده تشكيل دهنده دارايي‌هاي شركت ميباشد،.لذادر هردوره مالي ضروريست به منظور حفظ و صيانت، برنامه‌ريزي و كنترل فيزيكي آنها حداقل يك بار تمام موجودي هاي شركت مورد شمارش كامل قرار گيردتا از عدم مغايرت موجودي ها با كارت موجودي انبار وكارت حسابداري انبار اطمينان حاصل نمود موجودي برداري مي تواند دائمي يا مداوم باشد باز هم لازم است تا سالي يك بار انبار گرداني كلي نمود.
هدف انبارگرداني
هدف از انبارگرداني، كنترل موجوديهاي كالا و قطعات يدكي از طريق شمارش و تطبيق نتيجه با مدارك انبار و حصول اطمينان از عدم وجود كسري يا ضايعات غير معقول و يا تعيين ميزان و علت آنها و تجزيه و تحليل نتايج و تعيين دلايل در رابطه با مغايرات قابل توجه و انجام اصلاحات و اقدامات لازم در پايان هر سال ميباشد.
اركان كميته انبارگرداني و وظايف و مسئوليت آنان
ستاد مركزي انبارگرداني
-اعضاي ستاد مركزي انبارگرداني عبارتند از: نماينده تام‌الاختيار معاونت محترم مالي و اداري، نماينده تام‌الاختيار معاونت محترم بازرگاني، ذيحساب و مدير كل امور مالي، نماينده امور مجامع و مديريت‌هاي گندم و آرد و قند و شكر و برنج و روغن و كاغذ و لپه و عدس.
مسئوليت‌هاي ستاد مركزي انبارگرداني
– برنامه‌ريزي كلي و نظارت بر حسن اجراي عمليات انبارگرداني
– تهيه و تنظيم فرم‌هاي انبارگرداني
– اخذ برنامه زمانبندي انبارگرداني از مناطق و استانها
– معرفي نمايندگان تام‌الاختيار ستاد مركزي به مناطق و استانها
– ارسال احكام سرپرستان و اعضاي كميته انبارگرداني حداكثر تا پايان بهمن‌ماه 87
كميته انبارگرداني مناطق
كميته انبارگرداني مناطق متشكل از مدير عامل، عامل ذيحساب و ذيحساب شركتهاي غله، نمايمده ستاد مركزي، مسئول بازرگاني شركت غله در استان و مديريت استان در مناطقي كه بيش از يك استان را تحت پوشش دارند.
وظايف كميته انبارگرداني مناطق
1- آماده سازي و پيش بيني مقدمات انبارگرداني ( قبل از شمارش )
2-تهيه جدول زمان بندي انبارگرداني انبارها و ارائه آن به مسئول ستاد انبارگرداني حداكثر تا پايان بهمن ماه
3- تهيه جدول تخصيص نيروي انساني انبارگرداني و ارائه آن به مسئول ستاد انبارگرداني حداكثر تا پايان بهمن ماه
4- پيگيري و نظارت بر انطباق كاردكس مكانيزه و دستي در كليه انبارها و رفع مغايرات احتمالي
5- تهيه نقشه محل انواع مختلف موجوديهاي كالا و ارائه به مسئول ستاد انبارگرداني حداكثر تا پايان بهمن ماه
6- كنترل و نظارت بر عمليات گروههاي شمارش
7- مسئوليت حفظ و پاسخگوي در رابطه با برگهاي شمارش ثبت شده
8- امضاء و تاييد صورت جلسات شروع و خاتمه عمليات شمارش
9- تهيه ليستهاي مغايرات، ضايعات و كالاي فاسد شده به تفكيك
10- تكميل ليست هاي نهايي و تجزيه و تحليل مغايرت‌ها و ضايعات و تهيه گزارش نهايي جهت ارائه به شركت
11- هماهنگي ورود و خروج كالا در حين شمارش
مسئوليت مديران عامل
مسئوليت كلي انبارگرداني موجودی هاي شركت در انبارهاي شركتهاي تابعه و نظارت بر حسن اجراي دستورالعمل انبار گرداني با مديران محترم عامل شركتهاي مزبور ميباشد.
وظايف سرپرستان انبارگرداني
1- حصول اطمينان از انجام اقدامات لازم قبل از شمارش جهت امكان شروع شمارش
2- توجيه پرسنل شمارش كننده براي انبارگرداني و آموزش هاي لازم
3- نظارت بر عمليات شمارش موجوديها
4- تهيه صورت جلسه شروع عمليات شمارش موجوديهاي انبار ( بشرح فرم شماره 7 )
5- مسئوليت حفظ و پاسخگويي در رابطه با برگهاي شمارش ثبت شده
6- نظارت بر تهيه ليست نهايي شمارش انبار و ليست مغايرت‌ها پس از اتمام صورت برداري از اجناس و تاييد آنها
7- كنترل و نظارت بر اقلامي كه در حين شمارش و در موارد استثنايي به انبار وارد يا از انبار خارج گردد.
8- تهيه صورت جلسه خاتمه عمليات شمارش موجوديهاي انبار (بشرح فرم شماره 8 )
وظايف مسئولين انبار
1- آماده نمودن انبار به منظور امكان شروع شمارش، همكاري با سرپرست گروه شمارش، راهنمايي شمارشگران و مشخص كردن اقلام صادره و وارده به انبار در حين شمارش براي هر يك از اقلام موجودي با هماهنگي كميته انبارگرداني مناطق.
2- الصاق برگه شمارش موجوديها ( فرم شماره يك )
3- ثبت مدارك مربوط به ورود و خروج كالا در حين شمارش موجوديها در كاردكس انبار با نظارت مستقيم سرپرست گروه شمارش.
4- پاسخگويي در مورد خسارات، ضايعات و كسري‌هاي غير معمول.
وظايف شمارشگران :
وظيفه شمارشگران ( شمارش) توزين و اندازه گيري موجوديها با به واحد هر يك از اقلام و اخذ راهنماي از سرپرست گروه شمارش و انبار دار و ارائه فرم تكميل شده شماره يك به سرپرست گروه شمارش است براي هر يك از انبارها با توجه به حجم اقلام مورد شمارش، گروههايي تعيين گرديده و هر يك از گروهاي متشكل از دو نفر ميباشد. نفر اول شمارشگر و نفر دوم عهده دار مسئوليت گروه و مسئول ثبت اقلام شمارش شده در برگه هاي شمارش ميباشد. ضمنا شمارشگران نبايستي از كاركنان شاغل در انبار انتخاب شده و بعلاوه تحت هيچ شرايطي به مدارك موجودي انبار ( مقادير كالاي ثبت شده در كاردكس انبار يا كارت حسابداري ) دسترسي داشته باشند.
تاريخ انبار گرداني :
با توجه به مراحل انبارگرداني ( اقدامات قبل از شمارش – اقدامات حين شمارش – اقدامات بعد از شمارش )، مقدمات كار بايد به ترتيبي فراهم شود كه شمارش موجودي در حد فاصله زماني 24 لغايت 28 اسفند ماه صورت پذيرد.
نویسنده:ا.شایع
