– برنامه ریزی
تعریف برنامه ریزی
برنامه ریزی یعنی انتخاب مأموریت ها، اهداف و اقداماتی برای دستیابی به آن ها مستلزم تصمیم گیری و انتخاب از میان راه حل ها برای اقدام اینده سازمان است. به کلامی دیگر، برنامه ریزی شامل تعریف هدف های سازمانی، تعیین راهبرد (استراتژی) برای نیل به این هدف ها و پدید آوردن سلسله مراتبی از برنامه های جامع برای یکپارچه کردن و هماهنگی فعالیت ها است.
سرانجام با برنامه ریزی مدیریت مسیری را تعیین می کند که می خواهد آن را طی نموده تا از جایی که هست به جایی که باید باشد، برسد.
هدف های برنامه ریزی
1-افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیت ها
2-تقویت جنبه اقتصادی عملیات (مقرون به صرفه جویی عملیات)
3-تمرکز روی مأموریت ها و اهداف و احتراز از تغییر مسیر
4- تهیه ابزاری برای کنترل
فرایند برنامه ریزی
1-مأموریت سازمانی
مأموریت سازمانی تصویری استوار از وضعیت آینده بلند مدت سازمان است. هر نوع عملیات سازمان یافته برای خود مأموریتی دارد. تعیین مأموریت موجب می شود نظرات مدیریت عالی سازمان یکپارچه شود، تصویر روشنی از جایی که سازمان باید در آینده در آن جا باشد و کسانی را که باید به آن ها خدمت کند، ارائه می دهد.
مأموریت های سازمانی ایستا نیستند. حتی موفق ترین مأموریت دیر یا زود منسوخ و کهنه می شود. زیرا به علت تغییرات در محیط یا دگرگونی در نیازها یا تأثیر عوامل محیطی، مأموریت ها به ناچار دستخوش تحولات می شوند. برای انتقال مؤثر آرمان های سازمانی و انتشار آن بین کارکنان، مدیران عالی گزارش مأموریت را تدوین می کنند.
2-هدف های سازمانی
زمانی که مدیران عالی مأموریت سازمان را تعیین کردند، مرحله بعدی در فرایند برنامه ریزی مشخص کردن اهداف است. هدف های سازمانی منابع و تلاش های سازمانی در جهت اجرای مأموریت سازمان را هدایت می کنند. به طور دقیق تر تعیین می کند که سازمان کجا می خواهد برود و به چه چیزی باید برسد.
به عنوان مثال، اگر مدیران عالی هدف کلی مانند «به حداکثر رساندن سود» را برای سازمان تدوین کنند، مدیران میانی و خط اول وظیفه دارند هدف مشخص تر تفصیلی تری را برای رسیدن به اهداف کلی تنظیم کنند. این هدف ممکن است به صورت «افزایش سود برای سال جاری به میزان ده درصد» تعیین شود.
سطوح هدف ها
هدف ها در سازمان سه سطح دارند : راهبردی (استراتژیک)، کوتاه مدت و عملیاتی .
هدف های راهبردی : نتایجی هستند که کل سازمان می خواهد از طریق تلاش سازمانی به آن ها دست یابد.
این اهداف را مدیران عالی سازمان تدوین می کنند که به عنوان هدف های رسمی شناخته می شود.
هدف های کوتاه مدت : نتایجی هستند که از طریق واحدها و شعبه های سازمانی تحقق می یابند و این هدف ها را مدیران عالی با همکاری مدیران میانی تعیین می کنند.
این اهداف فعالیت هایی را تعیین می کنند که واحدهای سازمانی باید اجرا کنند تا پشتیبان هدف های راهبردی باشند.
هدف های عملیاتی : هدف های عملیاتی را مدیران میانی با مدیران خط مقدم تعیین می کنند. این اهداف توسط بخش های مختلف و کارکنان شاغل در واحدهای تخصصی تحقق می یابند. تعیین و تدوین این اهداف بر حمایت از هدف های کوتاه مدت و راهبردی ضروری است.
در صورت تحقق شرایط زیر افراد برای تعهد نسبت به هدف ها گرایش بیشتری از خود نشان خواهند داد و در حقیقت تعهد استحکام خواهد یافت.
1-برای عملکردشان وعده پاداش بگیرند و به این ترتیب برانگیخته شوند.
2-عقیده داشته باشند که می توانند در تحقق اهداف موفق شوند و دستیابی به هدف ها دشوار نیست.
3-بتوانند هدف هایشان را درک کنند.
4-بدانند که چگونه باید وظایف خود را برای حصول هدف ها اجرا کنند.
5-در فرایند هدف گذاری مشارکت داشته باشند و به تعیین هدف ها کمک کنند.
3-برنامه ریزی سازمانی
وقتی مأموریت و هدف ها تعیین شدند، مرحله بعدی در فرایند برنامه ریزی تدارک برنامه ها برای به دست آوردن نتایج دلخواه است. مدیریت با استفاده از برنامه ریزی کاراترین و اثربخش ترین وسیله برای نیل به هدف های معین شده را می یابد و آن ها را به اجرا در می آورد.
ابعاد برنامه ها
چهار بعد اصلی برنامه ها توسط کاست و روزنویگ تبیین گردیده است.
سطح، زمان، قلمرو و استمرار
1-سطوح برنامه ها
برنامه ها نیز مانند اهداف دارای سه سطح می باشند :
الف- برنامه های راهبردی : ابزارهایی هستند برای حصول هدف های راهبردی. در این برنامه ها هدف ها و خطوط کلی فعالیت ها و مأموریت های سازمان در دراز مدت تعیین می شود. در این برنامه ها اولویت ها تشخیص داده می شود و اقدامات اصلی و کلیدی که برای دستیابی به هدف های سازمانی ضروری هستند، معین می گردند. بعضی از خصوصیات این برنامه :
1-برنامه های راهبردی به سؤالات اصلی و مسائل اساسی سازمان می پردازد. مثل «برنامه های امروز سازمان چیست و برنامه های آتی چه باید باشد؟ کجا هستیم و جهت گیری آینده چیست؟»
2-برنامه های راهبردی راهنمای تصمیم گیری مدیران سازمان ها است. مدیران به کمک خطوط تعیین شده در این برنامه ها می توانند تصمیمات سریع و صحیح در جهت اهداف، اتخاذ کنند.
3-برنامه های راهبردی عملیات و اقدامات سازمان را در دوره های نسبتاً بلندمدت هماهنگ می کند و به آن ها پیوستگی و انسجام می بخشد.
4-برنامه های راهبردی در سطوح عالی سازمان تدوین می گردد، زیرا در این سطح به طور همه جانبه به اطلاعات لازم درباره امکانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن دسترسی وجود دارد.
5-برنامه های راهبردی فراگیر است و کلیه برنامه های کوتاه مدت و عملیاتی را در بر می گیرد و به آن ها جهت می دهد.
ب-برنامه های کوتاه مدت (برنامه های تاکتیکی) : وسیله ای برای نیل به هدف های کوتاه مدت سازمان تدوین شده اند، ویژگی های آن :
1-برنامه های تاکتیکی (کوتاه مدت) با همکاری مدیران عالی و میانی سازمان پدید می آیند.
2-برنامه های کوتاه مدت دوره زمانی کوتاه تری را نسبت به برنامه های راهبردی در بر می گیرد و به طور مستقیم برنامه های راهبردی را پشتیبانی می کند.
ج-برنامه های عملیاتی : این برنامه ها که از اجرای برنامه های کوتاه مدت پشتیبانی می کنند، خصوصیاتی به شرح زیر را دارا هستند:
الف- برنامه های عملیاتی شامل تصمیم ها و اقدامات ضروری است که باید به وسیله قسمت ها یا بخش های تخصصی اجرا می شوند.
ب-برنامه های عملیاتی دوره های کوتاه تری نسبت به برنامه های کوتاه مدت در بر می گیرند و شامل عملیات روزانه سازمان هستند.
ج-برنامه های عملیاتی را به طور معمول با همکاری مدیران مبانی و مدیران خط اول سازمان تنظیم می شوند.
2-چارچوب های زمانی برنامه
برنامه ریزی بلند مدت: اهداف و برنامه های استراتژیک (راهبردی) که ممکن است بیش از پنج سال طول بکشد. در محیط های پویا و پیچیده ممکن است نتوانند برای دوره ای طولانی تر از پنج سال برنامه ریزی کنند. برعکس در محیط ها ایستا و با ثبات چارچوب زمانی یک برنامه بلندمدت ممکن است حتی بیش از ده سال باشد.
برنامه ریزی میان مدت : عموماً محدوده زمانی بین یک تا 5 سال دارد و شامل اهداف و برنامه های کوتاه مدت است.
برنامه ریزی کوتاه مدت : اهداف و برنامه های عملیاتی است و فعالیت هایی را تنظیم می کند که در دوره زمانی یک سال یا کمتر انجام می شود.
قلمرو برنامه ریزی
قلمرو برنامه های راهبردی اغلب وسیع است و نشان می دهد که مرسسه به سوی کدام مقصد در حرکت است و چگونه می خواهد به آن برسد. قلمرو برنامه های کوتاه مدت محدودتر است و با ذکر جزئیات و معمولاً به طور روزانه بیان می کند که چگونه برنامه های راهبردی مؤسسه به اجرا در خواهد آمد.
استمرار برنامه ریزی: عموماً برنامه هایی که مدیران در موقعیت های تکراری، موقعیت هایی که احتمال ندارد تکرار شود و در موقعیت هایی احتمال کمی دارد که تکرار شود. به ترتیب برنامه های همیشگی، برنامه یکباری (تک منظوره) و برنامه های اقتضایی را تدوین می کنند.
برنامه های همیشگی
وقتی یک موقعیت به صورت مکرر، تکرار شود مدیران برای هدایت تصمیم ها و فعالیت های مدیریت از برنامه های همیشگی استفاده می کنند این برنامه به سه بخش تقسیم می شوند: خطی مشی ها(سیاست ها)، روش ها و قوانین.
خط مشی ها راهنما و محدوده ای است که تصمیمات آتی، باید اتخاذ و معین شوند. سیاست ها، برنامه ای است که نحوه اجرای هدف را بیان می کند و حوزه رفتار مسئولان اجرایی سازمان را تعیین می کند و در عین حال وسیله ای مؤثر برای کنترل عملیات است خط مشی ها دارای ویژگی های زیر است:
صراحت و وضوح- قابلیت اجرایی- قابلیت انعطاف- جامعیت- هماهنگی مستدل بودن- از قوانین قابل تفکیک باشد- مدون ومکتوب باشد.
خط مشی ها به سه دسته تقسیم می شوند :
1-خط مشی های اساسی، مبانی خط مشی های کلی اند.
2-خط مشی های کلی، مبانی خط مشی های واحدی است و در محدوده خط مشی های اساسی قرار دارد.
3- خط مشی های واحد، در قیمت خط مشی اساسی است که توسط رئیس شرکت تعیین شده است. رقابت در قیمت محصول غیر انحصاری اعمال می شود که توسط معاون فروش بر مبنای خط مشی اساسی تعیین گردیده است(خط مشی کلی). معاون فروش به مدیر فروش اجازه می دهد تا ده درصد تخفیف دهد (خط مشی واحدی).
روش ها: برنامه های همیشگی هستند که شیوه ای مشخص برای اجرا کردن فعالیت های آینده برقرار می کنند.
آن ها راهنمای عمل هستند، نه راهنمای فکر کردن و مراحلی را که طی آن فعالیتی مشخص باید اجرا شود، روشن می سازند.
قوانین، برنامه هایی همیشگی هستند که اقدامات الزامی ویژه ای را معین می کنند. در اصل، قوانین نشان می دهد که عضو سازمان چه باید بکند و چه نباید بکند و در این راه هیچ تعبیر و تفسیری پذیرفته نیست.
برنامه های یکباری
برای موقعیت هایی مناسبند که تکرار نمی شود. وقتی با اجرای این برنامه، هدف ها تحقق یافت دیگر تکرار نمی شود و منسوخ می گردد. طرح ها و پروژه ها دو نوع رایج از برنامه های یکباری و یا تک منظوره می باشند.
طرح: مجموعه ترکیب شده از اقدامات مرتبط به هم است که می خواهد به هدفی اساسی که فقط یک بار اتخاذ می گردد، نایل شود.
پروژه : برنامه یکباری با پیچیدگی کمتری است که حوزه محدودتری نسبت به یک طرح دارد و منظور آن دستیابی به هدف تک منظوره خاصی است. پروژه ها اغلب به عنوان زیر بخش طرح ها عمل می نمایند.
برنامه های اقتضایی
مدیران برنامه های اقتضایی را پدید می آورند که به عنوان راه حل های عملی در برخورد با وقایع ناشی از تغییر اوضاع محیطی به کار گرفته می شود. برنامه های اقتضایی پاسخگوی شرایط اضطراری و از قبل پیش بینی نشده است و احتمال وقوع کمتری را دارند.
مسئولیت برنامه ریزی
1-مقش متخصصان برنامه ریزی
متخصصان برنامه ریزی به طور معمول در ستادهایی برنامه ریزی برای کل سازمان برنامه ریزی می کنند. به طور مستقیم به رئیس سازمان گزارش می دهند و برنامه ریزی برای بخش ها و یا واحدها را نیز سرپرستی می کنند.
2-نقش گروه ضربت برنامه ریزی
گروهی موقت از مدیران هستند که از قسمت های مختلف سازمان گرد هم جمع شده اند و مسئولیت تنظیم برنامه ها را بر عهده دارند. در حین برنامه ریزی، این مدیران می توانند فعالیت های واحد خود را با واحدهای دیگر هماهنگ کنند. لذا اجرای برنامه آسان تر می شود و با مشارکت در فرایند برنامه ریزی این مدیران احساس تعهد بیشتری می کنند.
3-نقش فردی مدیران
اگرچه متخصصان برنامه ریزی و گروه ضربت، نقش با ارزشی در پدید آوردن برنامه های سازمانی ایفا می کنند، اما مدیران به طور فردی عامل اصلی برنامه ریزی مؤثر به شمار می آیند. هر مدیری با توجه به امکانات سازمانش، تصمیم هایی را برای اقدامات ضروری به منظور دستیابی به اهداف سازمانی اتخاذ می کند.
برنامه ریزی اثربخش
موارد زیر موجب اثربخشی برنامه ریزی می شود :
1-زمان : هر یک از اجزاء برنامه نه تنها از جنبه محتوا و عمل، بلکه از نظر زمان نیز باید مورد توجه قرار گیرد.
2-ارتباطات: ارتباطات باید به گونه ای برقرار گردد که همه اعضای سازمان درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند.
3-تشریک مساعی : در امور برنامه ریزی باید همه قشرها در سازمان همکاری نمایند.
4-به وجود آوردن جو مساعد: آمادگی برای برنامه ریزی باید از سطوح بالا شروع شود و تمام سطوح را در برگیرد.
