مدیریت خرید چیست؟

مدیریت خرید که یکی از انواع مدیریت می باشد، به روش ها و سازو کارهایی گفته می شود که برای خرید مواد اولیه یا خدمات یک کسب و کار نیاز داریم. هر سازمان یا شرکت، برای کسب درآمد، باید یک سری مخارج اداری داشته باشد که در قبال آن بتواند بهره بری داشته باشد.

برای مثال یک شرکت پوشاک را در نظر بگیرید. مدیریت خرید در این شرکت به چه صورت است؟ این شرکت برای تامین نمونه های کاری خود و فروش آن ها، نیازمند نیروی خدمات و اجناسی مانند نخ و پارچه و ابزار خیاطی و مانکن و … می باشد. مدیر خرید در این کسب و کار باید کلیه این اجناس را در بازار شناسایی کند و اطلاعات لازم را در رابطه با هر یک از آن ها به دست بیاورد. به این صورت، می تواند بهترین جنس را با مناسب ترین کیفیت خریداری کند که اگر غیر از این باشد، مردم از خرید کالا و خدمات شرکت خودداری کرده و کسب و کار مورد نظر شکست می خورد.

علاوه بر این، او باید از مکان هایی خرید کند که تقلب و کلاهبرداری در کارشان امکان پذیر نباشد و همکاری شان طولانی مدت باشد. از نکات و قوانین بستن قرارداد و قوانین تجارت آگاهی لازم را داشته باشد و بتواند حق و حقوق خود و شرکت را در مقابل سودجویان احتمالی بستاند. او باید زمان، مکان و کیفیت تولید اجناس را بشناسد و قیمت کالاها را به طور دقیق بداند.  در معاملات بزرگ، بتواند مبلغ خرید کالا را تاجایی که ممکن است پایین بیاورد تا بتواند سود حاصل از خرید شرکت را افزایش دهد.

البته خرید فقط به معنای خریدن جنس نیست. بلکه هر کاری که نیازمند صرف هزینه باشد در مدیریت خرید، خرید محسوب می شود. مثلا برای حقوق دادن به کارمندان، ما نیاز به خرید کالایی نداریم، اما مجبوریم مبلغی را برای آن کنار بگذاریم. حال، هر چه این مبلغ پایین تر باشد، سود حاصل از خرید نیز بیشتر می شود. سود حاصل از خرید ،باقی مانده پولی است که در نتیجه مدیریت خرید پس انداز کرده ایم.

مدیریت زنجیره تامین:

پس تا اینجا کمی با مفهوم مدیریت خرید آشنایی پیدا کردیم. اما آنچه سوال می شود این است که چه کسی را برای مدیریت خرید کسب و کار خود انتخاب کنیم که بتواند از پس این کار برآید؟

پاسخ این پرسش مشخص است. متخصص! همانطور که قدیمی ها می گفتند، باید کار را به کاردان سپرد. کاردان مدیریت خرید کیست؟ کسی که در رشته مدیریت بازرگانی تحصیل کرده باشد و به اصطلاح نبض بازار را در دست داشته باشد. با عمده فروشان و خرده فروشان آشنایی کامل داشته باشد و توانایی برقراری ارتباط موثر در وجودش باشد.

اما مهم تر از همه این ویژگی ها، اخلاق کاری مدیر خرید است. اگر شخصی که برای مدیریت خرید انتخاب می کنیم، دلسوز شرکت و منافع ما نباشد، نه تنها از استخدام او سودی نبرده ایم، بلکه صدمات جبران ناپذیری به کسب و کار خود نیز وارد کرده ایم. مدیر خرید باید فردی دلسوز و معتمد باشد تا سود حاصل از خرید را به شرکت برگرداند، نه اینکه این مبلغ را سهم خود بداند و بخواهد شرکت را دور بزند.

چرا سفارشات خارجی؟

از آنجا که هر کشور، برای برطرف کردن نیازهای صنعتی و تجاری و خوراکی خود، مجبور است با کشورهای دیگر در ارتباط باشد، واردات و صادرات شکل می گیرد.

در کشور ما نیز، چه قبل از انقلاب اسلامی و چه در سال های کنونی، تعدادی از کالاها را از کشورهای دیگر وارد می کردند. اما جدا از بحث واردات و صادرات، بسیاری از کشورها به منظور زنجیره تامین خود، مجبورند کالاهایی را از کشورهای خارجی سفارش دهند.

این کار، ریسک زیادی دارد اما کالای خارجی به علت محدودیت دسترسی و در بعضی موارد کیفیت بالاتر، معمولا خواهان بیشتری دارد. برای انجام سفارشات خارجی باید به مواردی توجه کنیم که در رابطه با کالاهای داخلی رعایت آن ها چندان مهم نیست. در اینجا به برخی از این موارد اشاره می کنیم:

برای خرید از هر تولید کننده ای، نیاز است تا سوابق و میزان خوش نامی آن برند یا شرکت را در تجارت بین الملل در نظر بگیریم. چرا که تجارت بین‌الملل خرید چند عدد شکلات نیست که اگر معامله فسخ شد و طرف قرارداد بدعهدی کرد، سرمایه اندکی را از دست داده باشیم. سفارشات خارجی مستلزم شناخت کامل بازار خارجی و اعتبار شرکت هاست تا بتوانیم تجارتی موفق داشته باشیم.

در بحث مدیریت خرید سفارشات خارجی ،باید به پشتوانه تامین مجدد کالا بیش از قیمت آن توجه کنیم. وارانتی ها و گارانتی ها پشتوانه سفارشات خارجی هستند که در صورت بروز مشکل یا خرابی کالا، بتوانیم کالای دیگری را جایگزین آن کنیم. حمل کالا مساله مهمی است که پس از عقد قرارداد باید تمهیداتی برای آن بیاندیشید. باید با شرکت های بیمه مذاکره کنید و نرخ بیمه را با توجه به ارزش کالای خود تعیین کنید.

یک شرکت حمل کننده خوب را برای انجام کار خود انتخاب کنید که بتواند گره ای از کارتان باز کند نه اینکه گره در کارتان بیاندازد. قبل از معامله در رابطه با انتقال ارز و انتخاب بانک خود تحقیق کنید تا از مشکلات انتقال پول و بلوکه شدن آن در کشور خارجی فروشنده کالا جلوگیری کنید.

بنابراین، نتیجه می گیریم فردی که مدیریت خرید سفارشات خارجی  را برعهده دارد، می تواند با کمک دیگر پرسنل شرکت، رفته رفته پیشرفت کند و اصول و فنون مذاکره را بیشتر بیاموزد. این افراد از مهم‌ترین پرسنل هر کسب و کار بین المللی هستند و میزان سودآوری آن ها برای هر کسب و کار بیشتر از هر کارمند دیگری می باشد.

پس چه بهتر که با آموزش و گذراندن دوره های مرتبط، بتوانند در بحث مدیریت خرید سفارشات خارجی ترقی کنند و به اهداف شرکت ها و خود، جامه عمل بپوشانند.