سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) ترکیبی از استانداردهای سیستم مدیریت چندگانه که در سازمان آن ثبت شده است، میباشد. سیستم های مدیریتی از طریق یک سیستم با فرایندهایی که نیازهای هر استاندارد را پوشش می دهند، توسعه یافته، اجرا و نگهداری می شوند.

برای مثال، فرآیندهای مورد نیاز در هر استاندارد برای کنترل اسناد، ممیزی داخلی، برخورد با عدم انطباقها، اقدامات اصلاحی یا بازبینی مدیریت می تواند به اشتراک گذاشته شود تا الزامات هر استاندارد بدون تلاش تکثیر شود. یک مثال از یک سیستم مدیریت یکپارچه، یکسان است که به طور همزمان نیازهای ISO 9001، استاندارد سیستم مدیریت کیفیت را مدیریت می کند؛ و ISO 14001، استاندارد سیستم مدیریت محیط زیست، از سازمان بین المللی استاندارد سازی (ISO)؛ و OHSAS 18001، مشخصات بهداشتی و ایمنی شغلی.

برنامه ریزی و توسعه IMS باید شامل شناسایی خطرات و فرصت هایی است که می تواند بر سازمان تاثیر بگذارد، از جمله خطرات کسب و کار و کیفیت آن، علاوه بر موارد مرتبط با تعهدات بهداشتی و ایمنی و محیط زیست. بعضی از مناطق ممکن است راحت تر از دیگران ادغام شوند، و به همین ترتیب، سیستم ها ممکن است به طور کامل یکپارچه شوند.

طبق استاندارد ایزو، “یک سیستم مدیریتی توصیف مجموعه ای از رویه هایی است که سازمان باید به منظور رسیدن به اهدافش پیگیری کند”. IMS یک سازمان را قادر می سازد تا با اتخاذ رویکرد فرآیند، مانع از اندازه گیری و ارزیابی اثربخشی آن در دستیابی به اهداف خود شود. رویکرد فرآیند به مدیران ارشد اجازه می دهد تا به تمام عناصری از سیستم مدیریت به جای نگاه کردن به استانداردها، مقررات، فعالیت ها یا الزامات فردی به طور جداگانه رفتار کنند.

تراز ساختاری بالا در سطح استانداردهای ISO، ادغام چندین سیستم مدیریت را تسهیل می کند.

مزایای استقرار سیستم مدیریت یکپارچه (IMS):

برخی از مزایای استقرار سیستم مدیریت یکپارچه را می‌توان اینگونه برشمرد:

1. پاسخگویی به الزامات تمام استانداردها با یک مجموعه از خط مشی‌ها و روش‌های اجرایی؛

2. افزایش کارایی و اثربخشی؛

3. کاهش هزینه‌های ممیزی سیستم‌های مدیریتی؛

4. نمایش تعهد سازمان به بهبود مستمر؛

5. ارائه یک تصویر واحد از کل سازمان؛

6. کاهش دوباره‌کاری‌ها، بروکراسی و افزایش بهره‌برداری از منابع؛

7. افزایش زمان در دسترس برای پیاده‌سازی روش‌های اندازه‌گیری فرآیندهای سازمان؛

8. بهبود ارتباطات درون و برون سازمانی.

عوامل موفقیت و شکست در پیاده‌سازی IMS:

پیاده‌سازی اولیه یک سیستم مدیریت یکپارچه نیازمند منابع کافی نظیر زمان، آموزش کارمندان و انجام ممیزی‌های داخلی و خارجی است. همچنین درجه و اثربخشی یکپارچگی به ساختار سازمان نیز بستگی دارد. به عنوان مثال دپارتمان‌های مختلف یک سازمان ممکن است از استانداردهای مدیریتی مختلفی پیروی کنند؛ مانند استانداردهای کیفیت و زیست محیطی. در هنگام پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت یکپارچه این دپارتمان‌ها باید به خوبی با یکدیگر همکاری کنند تا از استقرار درست IMS اطمینان حاصل شود. محدودیت‌هایی در این بخش ممکن است از نظر تجربه، زمینه آموزشی یا اثربخشی تیم ها خود رو بروز دهد.

همچنین میزان شایستگی مسئولین سیستم‌های مدیریتی ممکن است عامل مهم دیگری در پیاده سازی موفق یک سیستم مدیریت یکپارچه باشد. هنگامی که سازمان تصمیم به گسترش دامنه سیستم مدیریت یکپارچه به استانداردهای دیگری نظیر ایزو 22000 یا ایزو 27001 داشته باشد، این موضوع پر رنگ‌تر خواهد شد.

سیستم‌های مدیریت کیفیت (QMS) چه استانداردهایی از IMS را ارائه می‌دهد؟

در QMS سه سطح استانداردی از IMS ارائه شده که خصوصیات آن در ادامه بیان شده است:

1. ISO 9001 و ISO 14001

این IMS‌، سیستم مدیریت کیفیت را با سیستم مدیریت زیست محیطی، ترکیب می‌کند. علاوه بر مشتری‌مداری قوی و اجرای شیوه‌های کارآمد کسب‌و‌کار برای سازگاری و کیفیت، هر دو به نقش مدیران و نظارت و ارزیابی نیازمندند.

2. ISO 9001 و ISO 45001

این IMS، سیستم مدیریت کیفیت را با سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی ترکیب می‌کند. برای دستیابی به این دو مدیریت‌، باید تعیین شود که چگونه قصد بهبود پیاده‌سازی در عملیات اندازه‌گیری و بهبود سیستم مدیریتی، و رصد و ارزیابی عملکردهای کسب و کار خود را دارید.

3. ISO 9001 و ISO 14001 و ISO 45001

برای یک سیستم کارآمد که تمام نیازهای اصلی مدیریت ISO را برطرف می‌کند، می‌توانید سیستم مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت زیست محیطی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را ترکیب کرد.

همه این ترکیبات به دلیل ساختار مشترک Annex SL‌، به خوبی با یکدیگر کار می‌کنند، در واقع در این ترکیبات شباهت‌های زیادی وجود دارد که منجر به ساده‌سازی فرآیند مدیریت می‌شود. زبان برنامه‌نویسی نیز در اجرای ساده و اطمینان از مشخص‌بودن وظایف کارمندان و اعضای تیم، بی‌تاثیر نیست.
این امر، فرصت بیشتری فراهم کرده تا بدون اتلاف وقت و منابع، تمرکز بیشتری بر پیشرفت مستمر کسب و کار خود داشته باشید.