کلیات ومفاهیم سرپرستی

این مقاله آموزشی جهت آشنایی  دانشجویان  آموزش مجازی در رابطه با کلیات ومفاهیم سرپرستی  ارائه گردیده است، امیدوار است کلاس های مجازی، آموزش های از راه دور، مقالات آموزشی، کتاب های معرفی شده و کلیه ی فعالیت های خدماتی ما برای شما عزیزان مفید واقع گردد.
کلیات ومفاهیم سرپرستی
مفاهیم مدیر و سرپرست        
برای بیان مفهوم سرپرست و سرپرستی، تعاریف مختلفی ارائه گردیده است سرپرست کسی است که امور گروهی از افرادواداره یک واحد سازمانی رابه عهده دارد.طبعا”رئیس”هم یک سرپرست است، زیراکارهای سازمان را توسط افرادانجام می دهد.اداره کنندگان، مدیران وروساهمه سرپرستند کارفرما نیزبه نوعی سرپرست است.زیرا اداره ی گروهی از کارگران وکارمندان رادرخط مقدم کار وتولید به عهده دارد.
اما رئیس کلمه ای است که بیشتردرسازان های دولتی به کار می رودومربوط به اداره واحد قسمت یا بخشی از ازمان های عمومی است.
تعریف مدیر:
کلمه ی مدیر نیز در ذهن غالبا بامیز بزرگ و اطاق کارمفروش و مجلل تداعی میکند .همچنین واژه ی سر کارگر معمولا به سرپرستی اطلاق می شود عده ای کارگر رادرکارخانه اداره می کندویا بر کار عده ای کارگر غیرمتخصص نظارت دارد.مدیر شخصی است که مسئولیت عملکرد یک یا چند نفر از افراد درسازمان را عهده دارمی باشد.مدیران با مجموعه متعددی از عناوین مثل:سرپرست،رهبرگروه،مدیر بخش،مدیر اداره ومعاون در ارتباط بوده وجزء ارزشمند ترین منابع یعنی منابع انسانی سازمانبه شمار می روند.
تعریف سرپرست:
سرپرست فردی است که از طریق برقراری ارتباط، فعالیت های سازمان رابه وسیله زیردستان(نیروی خط مقدم کاروتولید)به انجام میرساند.به عبارت دیگر،سرپرستان مدیرانی هستند که بطور مستقیم مسئولیت هدایت کاروفعالیت کارکنان وزیردستان بلافصل رابرعهده دارند بنابراین:
تعریف سرپرستی:
علم وهنر هدایت ورهبری، نظارت وکنترل برزیردستان راسرپرستی گویند.
مفاهیم مدیریت وسازمان
تعریف  لغوی مدیریت
مدیرومدیریت به لغت عربی یعنی دوران که مصدر فعل دور است ودور به معنی نظام دادن،گرداندن ،رتق وفتق کردن واسم فاعل آن مدیربه معنای گرداننده،اداره کننده میباشد.درکتب لغت مدیر به معنای اداره کننده کاری یا موسسه ای است و مدیریت مصدرجعلی آن است که به معنی مدیر بودن ومدیری میباشد.
تعریف جامع مدیریت
فرایند به کارگیری موثر و کارآمد منابع مادی،مالی ،اطلاعاتی وانسانی ازطریق برنامه ریزی،سازمان دهی،بسیج منابع وامکانات،هدایت ورهبری برای دست یابی به اهداف سازمانی بر اساس نظام ارزشی وچتر فلسفی حاکم بر جامعه رامدیریت گویند.
مدیریت به منزله‌ی علم،هنر وحرفه
بخشی ازدانش مدیریت ازطریق آموزش فراگرفته می شود،ولی بخشی دیگرازآن بایدضمن کارآموخته شود؛آن بخش ازمدیریت را که با آموزش فراگرفته می شود،علم مدیریت وبخشی ازآن را که ازطریق کسب تجارب واندوخته ها وبه کارگیری آن ها درشرایط گوناگون حاصل می شود،هنرمدیریت می دانند.
آموزش مدیریت
چگونه می توان مدیری موفق یا موثرشد؟کارفرمایان نیزمعتقدند که مطالعه‌ی کتاب های آموزش مدیریت،اثرمفیدی درپرورش مدیران دارد؛به همین دلیل تلاش می کنندکه با مراکزآموزش مدیریت،برای استفاده ازخدمات پژوهشی وآموزشی،ارتباط داشته باشند.
اساسا دو روش برای یادگیری دانش مدیریت وجوددارد؛اول:ازطریق آموزش ودوم:ضمن انجام کار.
مدیرموفق ومدیراثربخش
مدیری که بتواندحداقل نتیجه‌ی قابل قبول را با استفاده ازابزارهایی نظیرتنبیه،توبیخ،کسرحقوق وغیره فراهم سازد.مدیرموفق نامیده می شود.مدیرموثربه کسی می گویندکه بتواند80الی90 درصد توانایی های افرادرا به کارگیردومستلزم داشتن توانایی های فنی،انسانی،ادراکی،طراحی وتوان حل مساله است.
منابع قدرت ناشی ازمقام ومنصب:
1- پاداش : اگرآن چه را که می گویم انجام دهی به تو پاداش می دهم.
2- سرکوب یا تنبیه: اگرآن چه را که می گویم انجام ندهی تو را تنبیه می کنم.
3-مشروعیت: به دلیل آن که من رئیسم،شما باید همان طوری که می گویم کار کنی.
 منابع قدرت ناشی از توان شخصی :
1-مهارت: چون فردمنبع دانش واطلاعات تخصصی تلقی می شودازاو اطاعت می شود؛
2-صلاحیت: چون دیگران دوست دارندکه خودرا با فردموردنظرتعیین هویت کنند(به او افتخار می کنند) ازاو او اطاعت می کنند.
تعریف سازمان:
سازمان عبارتست ازیک رشته روابط منظم ومنطقی بین افرادکه وظایف پیچیده ومتعددی را انجام می دهند.وبه منظورتامین هدفهای مشترک خاصی در کنار هم قرار می گیرند.از طرفی هر جا سخن از سازمان می گردد غالبا با واژه هایی از قبیل ساختمندوجهت دارمترادف وباهرج ومرج متضاد می باشد.پیتر دراکر،عنصر حیات بخش هر سازمان رامدیریت آن سازمان میداند.
ارزش واهمیت مدیریت وسرپرستی
در مجموعه ی فعالیت های تولیدی کارخانه ها،مراکز صنعتی وخدماتی، نیاز به سرپرستی از اهمیت ویژه ای بر خوردار است چرا که این افرادعلاوه برارتباطی که مابین کارگران ومدیران واحدها برقرارمی کنند و فعالیت های کارگران را به سوی اهداف مدیریت هدایت می کنند با بهره گیری از امکانات موجود می توانند ضمن هماهنگی با سایرواحد های ذیربط ازطریق تقسیم کار،راهنمایی،نظارت وکنترل وارزیابی نیروی انسانی تحت سرپرستی خود را به شکلمطلوبی رهبری نمایید.
تنشها،اعتصابات،تاخیر های هنگام ورود،تعجیل در خروج،وحل مشکلات ونظایر آن موضوعاتی است که در یک سازمان همیشه وجود داشته وشخصی که بتواندتنشها را کاهش داده،انگیزه ها ونیازهای افرادرا تشخیص دهدوتلاش کارکنان را جهت دستیابی به اهداف سازمان به کار گیرد،سرپرست است.
ضرورت،ارزش واهمیت سرپرستی ومدریت از دیدگاه اسلام(آیات و روایات)
الف-اهمیت سر پرستی و مدیریت از دیدگاه قرآن
در قرآن کریم به جای کلمات سرپرست ومدیراز واژه هایی نظیر مدبر،رسول ،امام،خلیفه استفاده شده است.خداوند سبحان در راس نظام هستی به عنوان نخستین
مدبر،تدبیراموررابه دست گرفته است:
«یُدَّبرالاُمرمن السَماءإلَی الأَرض»
«خداوندااموررااز آسمان تا زمین تدبیر می کند .»
در بعضی از آیات نیزقرآن کریم بر تدبیر کنندگان بر امور تأکید نموده است.
«فَالمُدبَرات اَمراً»
ودر سوره ی رعدچنین اشاره شده است:
«لکُلً قَومٍ هاد»
«برای هر قوم هدایت کننده ای لازم است»
ب-اهمیت سرپرستی ومدیریت از دیدگاه روایات
حضرت رسول اکرم(ص)می فرمایند:
«إنّی ماأَََََََََََََََخافُ عَلی اُمَّتی الفَقرولکنَ أَخافُ عَلَیهم سوءُالتَّدَبیر»
«من ازفقر امتم بیم ندارم آنچه بر امتم بیمناکم سوءمدیریت است»
حضرت علی(ع)درخصوص ضرورت سرپرستی می فرمایند:
«برای کارهایت سرپرستی برگزین که بزرگی کار براوچیرگی نیابدوفراوانی کارهااو را خسته نکند»زیرا:بدون امیروسرپرست مردم هر جامعه به جان یکدیگر خواهند افتادوهرج ومرج وبی قانونی حاکم خواهد شد.وعدم امنیتراهها،ازبین رفتن حقوق ضُعفاوناتوانان،دراثر بی سر پرستی هرجامعه می باشد.
همچنین حضرت درروایاتی بر این ضرورت تاکید دارندکه:
«وإنَّهُ لابُدَللناس من اَمیرٍٍٍبرٍاَوفاجر»
«بدرستیکه مردم نیاز به مدیر و سرپرست دارند خواه درستکار وخواه بدکار و ستمگر»
نقشهای مدیر و سر پرست
حضرت علی(ع)نقش مدیرو سرپرست در جامعه رابه سه چیزتشبیح نموده است:
1-نخ تسبیح:که اگر پاره شوددانه ها از هم پراکنده می شوند.(نقش هماهنگی)
2-عمود خیمه:که اگر شکسته شودخیمه فرو می نشیند(نقش بنیادی)
3-محور وسط سنگ آسیاب:که اگر از جا کنده شودسنگ روی سنگ بند نمی شود.(نقش محوری)
نگارنده،نقش محوری مدیران و سرپرستان را به محورقائم چترکه مبین هدایت سازمان براساس بکار گیری عناصر فرایندمدیریت به سمت هدفهای سازمانی ومبتنی برچترفلسفی ونظام ارزشی حاکم بر جامعه و سازمان است تشبیه نموده است(تصویرری جلد)
حضرت امام صادق(ع)نیزدراین رابطه می فرمایند:مردم هراجتماع برای بقاواستمرار حیات خودازسه گروه بی نیاز نیستند.
1-فقیهی آگاه وپرهیزگار(فَقیه عالمُ وَرع)
2-مدیری خیرخواه ومسلط (أَمیرخَیرمُُطاع)
3-پزشکی زیرک ومورداعتماد(طَََََََبیب حاذقُ ثقَهَ)
حضرت امام رضا (ع)درباره ی لزوم حکومت و نیاز به سرپرستی می فرمایند:
« إنّالانَجد فرقه من الفرَق ولامِِِِِِِِِِِِِِلَهً مِِنَ الملل بَقواوعاشٌُواالابِقَیمٍ ورئیس لِمالابِدَلَهُم مِِنه  فِی الاَ مرالدّینِ والدّنیا والاخِِرَة»
درمطالعه احوال بشر«بدرستی که نمی یابیم هیچ گروهی از گروه هاویا ملتی از ملت ها را که در زندگی،پایدار وموفق باشند مگر به داشتن قیم ورئیس که به ناچار آنها رادر امر دین و دنیا وآخرتشان هدایت گر باشد.»
نتایج حاصل از وجود سرپرستی برای هر قوم و ملتی با بهره گیری از روایت (علی بن موسی الرضا(ع)):
1-تضمین ،بقا،وحیات انسان ها به رهبری و سرپرستی بستگی دارد.
2-حیطه نظارت ،رهبری وسر پرستی،هدایت کارکنان در امر دین وآخرتشان است .
3-نیاز به رهبری وسر پرستی ،امری ضروری است.
4-ابعاد رهبری امر دین ودنیا است .
انواع سرپرستی
سرپرستان را می توان به گروه هایی تقسیم نمود،کمترین فایده ای که این تقسیم بندی داردآن است که می توان تفاوت بین سرپرستان خود سالار(اتوکرات) وآزاد منش (دموکرات) را مورد بررسی قرار داد.
الف-اتوکرات یا مستبد:از کلمۀ آلمانی با آس مشتق و به معنی ارباب آمده است ارباب کسی است که معمولاً فرمان می دهد،کنترل می کندو افراد تحت سرپرستی خود رابه انجام وظایف و مسئولیت های خود هدایت می نماید.نحوه ی اداره اموراو به نحوی است که کارکنان زیر دستش لحظه ای نمی توانند او را از نظر دور بدارند.چنین سرپرستی از کارکنان طوری که می کشدکه راهی جزء انجام دستورات ندارندوباید زیردستان وپیروان او امر کور کورانه او را تبعیت نمایند.این گونه افراد معتقدندکه زیر دستان باید فقط آن چه رابه آن ها دستور داده میشودانجام دهند.
در این نوع سرپرستی با وجود عدم رضایت کارکنان مشاهده می شودکه چنین سرپرستانی قادرندکارها را به نحومطلوبی انجام دهند.لیکن دلایل وشواهد فراوانی در دست است که نشان می دهد توفیق سرپرستانی که کمتر اتوکرات یا به اصطلاح ارباب هستند در عمل بیشتر است.
ب-سرپرست آزاد منش و دموکرات:
کسی است که تمایل به ارباب بودن ندارد. اوبا کارکنان خود در انجام کارها شرکت می نماید.با زیر دستان با صبر و حوصله وشکیبایی رفتارمیکند وکارکنان را شریک خود می داند. بدهی است چنین سرپرستی طبعاًمورداحترام زیر دستان است و با جلب اعتمادودوستی کارکنان خود،آنها را طوری به کارعلاقمند می سازدکه با محبت، رغبت و علاقه وظایف خود را انجام دهند.
نکته:
برخی منابع نیز سطوح مدریت رابه 4گروه تقسیم کرده اندکه سرپرست و مدیران عملیاتی راجدا دانسته اند،لذا این سوال پیش می آیدکه چرا سرپرستان ماهیت دوگانه دارند .وهمیشه در سازمان با مشکل مقبولیت فرادستان و زیر دستان مواجه هستند؟
7-1-چرا سرپرستان ماهیت دو گانه دارند؟
1-چون سرپرستان از یک جهت،مدیرانی هستند که آنچه را که مدیران عالی ومیانی سیاست گذاری می نمایند ،باید بفهمند ودرک درستی از مسائل داشته باشند وخواسته ها و انتظارات مدیران عالی رادر رابطه با انجام درست کارها (کارایی)برآورده نماید.
2-از طرف دیگرباید آنچه را که مدیران عملیاتی در خط مقدم کار و تولید به آن نیاز دارند،فراهم نموده آنها را هدایت کنندو مسئولیت هایشان را به آنان گوشزد نمایند. بر این اساس همیشه سرپرستان با دو مشکل اساسی روبرو هستند«یا از سوی مدیران عالی به دلیل کمترین اشتباه وعدم موفقیت کنار گذاشته شوند یا از ناحیه کارکنان، زیردستان و پیروان طرد می گردند و مورد حمایت قرار نمی گیرند.»
مشکلات اساسی سرپرستان
از آنجا که مدیران سرپرستی نقش دو گانه فنی واداری بر عهده دارند،در نتیجه در عمل بامشکلاتی مواجه می شوند.
1-مدیران عملیاتی،سرپرستان را جزءخودشان نمی دانند و عقیده دارندکه سرپرستان سخنگوی روسای سازمانند ومدیران عملیاتی را درک نمی کنند،نیاز هایشان را نمی دانند و بیشتر آنها رادر سطح عالی و مبانی سازمان می دانند.
2-از طرفی مدیران عالی ومیانی هم سرپرستان را در سطح مدیران عملیاتی می بینند و آنان رادر تصمیم گیری هایشان مشارکت نمی دهند وکمتربه آنها بها می دهندوبیشتر آنها را مدیران  فنی و تکنیکی خط مقدم کار می دانندو اعتقاد دارند که سرپرستان باید بیشتروقت خود را به نظارت و کنترل کمی و کیفی کار صرف نمایند.
این دو گانگی ماهیت سر پرستان رادر ساز مان در یک موضع بینابینی قرار داده که از طرف مدیران فوقانی و نیرو های تحت امر،آنها رابا مشکل ارتباطی مواجه ساخته است.
از طرفی چرا برخی از سر پرست هادر رهبری افرادموفق نیستند؟
چون بسیاری از سر پرست هابه علت داشتن دیدگاه های غیر اصولی ونگرش های منفی نسبت به مدیران(فرا دستان)وکار کنان تحت امر با شکست مواجه می شوند.
مهم ترین دلایل شکست سرپرست ها از این قراراست:
1-اغلب سرپرست ها مایلند وقتی که از افراد زیر دست خود چیزی می پرسند فقط جواب آن پرسش را بشنوند .آنان حوصله ندارندکه به دیگر اظهارات فرد گوش دهند. در حالیکه احساس کار کنان در لا به لای صحبت های آنها نهفته است.وبدون درک احساس فرد،نمی توان سخنان او را به خوبی فهمید.
2-بسیاری از سرپرست ها قادر نیستند که در محیط کار خود یک فضا وجو صمیمانه ایجاد کنند تا افراد بتوانند به طور صریح،کامل و آزادانه صحبت کرده ونظرات خود را بیان نمایند.
نقش سرپرست در پیگیری وحل مشکلات
برای رفع این مشکل ضمن ارج نهادن به جایگاه وموقعیت خطیرسرپرستان باید آنها را مدیران ارتباطی وکلید اثر بخش حل بسیاری از مسائل و مشکلات اجرایی در سازمان دانست.
سرپرست با ایجاد رابطه خوب و مناسب میان کارکنان وفرا دستان می تواند از بروزبسیاری از مشکلات جلو گیری نماید.رفتارهای آگاهانه و صمیمی با تک تک افراد ومدیران مانع از بروزمشکلات می گردد.سرپرست می تواندبه دور ازشتاب زدگی و به وسیله مشارکت افراد با کمترین هزینه وزمان،تعادل رفتار،برقراری روابط حسنه،تمرکز بر روی مشکل و نگرش دو گانه به مسائل وتوجه به فرامین فرادستان ودرک زیر دستان وپیشگیری و حل مشکلات بپردازد.
 وظایف هشت گانه سرپرستی
نظر به این که سرپرستی پل ارتباطی بین مدیران میانی ونیرو های عملیاتی خط مقدم کار است،سرپرست کسی است که وظیفه هدایت،رهبری،نظارت وکنترل زیر دستان را برای اطمینان ازحصول کار به عهده می گیرد.
در یک دسته بندی وظائف ذیل برای سرپرستان ارائه شده است:
1-اتخاذ روش وتعیین اهداف و دست بر نداشتن از هدف تا رسیدن به آن.
2-تأمین و تدارک ابزارکاروآماده سازی محیط کاروایجاد فضای مطبوع ومناسب به منظورتأمین بهداشت و ایمنی محیط کار.
3-اتخاذ تصمیم،برنامه ریزی و تعیین وظائف کارکنان سطح عملیاتی وتعیین زمانبندی و زمان سنجی کارها.
4-ایجاد ارتباط موثرو برقراری روابط انسانی در سازمان و هماهنگی و ارتباط صحیح میان واحدها.
آموزش دادن وارائه الگوهای صحیح مهارت های فنی وحرفه ای لازم به زیردستان.
5- ایجادانگیزش ورضایت مندی کارکنان.
6-هدایت ورهبری،راهنمایی وارشادکردن ونصیحت کردن زیردستان.
7- ارزشیابی وارزش گذاری برعملکردافراد.وانتخاب معیارمناسبی برای تشویق،پاداش،جایزه وتنبیه.
8-توانایی بهبود روش ها وتغیرپذیری وتحول درسازمان .