آشنایی با مدیریت اداری

مدیریت اداری
مقدمه:
مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد.
وظایف مدیر اداری:بخشی از وظایف مدیر امور اداری مربوط به کارکنان می باشد از جمله: انجام امور استخدامی، موارد داخل سازمانی مانند: ترفیع، جابجایی، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و… . مدیر امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیهکالاها و
تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد.
تحول اداری:هدف از تحول اداری عبارت است از : تقویت توانمندی های نظام اداری در جهت ایفای کارآمد وظایف و نقش فعلی دولت. تحول اداری فرایندهای متعددی همچون مشارکت عمومی کارکنان، اصلاح
ساختارهای اداری، تناسب وظایف و اختیارات، توانمندسازی کارکنان و مدیران و … را دنبال می کند.
برنامه های مختلف تحول اداری
منطقی نمودن اندازه دولت
تحول در ساختارهای تشکیلاتی دولت
تحول در نظامهای مدیریتی
تحول در نظامهای استخدامی
آموزش و بهسازی نیروهای انسانی
۱-رفع نقایص عملکردهای جاری و قبلی و پیش بینی های آینده نگر در این زمینه.
-۲ لزوم بهبود کیفیت فعالیتها.
-۳ افزایش وظایف سازمانها و لزوم انتقال آموزشها با این وظایف جدید.
-۴ ورود فناوریهای جدید سخت افزاری و نرم افزاری در عرصه های اقتصادی و اجتماعی از جمله
موارد ضروری برای انجام آموزش ضمن خدمت می باشد.
اصلاح فرایندها و روشهای انجام کار و توسعه فناوری اداری
با استفاده از فناوریهای جدید می توان روشهای کارآمدتر و به صرفه تر و دقیق تری را تدوین کرد. این
روشها به انجام وظایف سازمانی در مجرای صحیح و بدون اتلاف انرژی و در نتیجه حصول سریعتر به
نتیجه منجر می گردد که در نهایت ارباب رجوع نیز در زمان کوتاهتر و با کیفیت بهتری به هدف خود
دست می یابد.
برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری
حصول نتیجه در این مورد ماحصل برنامه دیگر است، ویژگیهای نظام خدماتی مطلوب را می توان
اطلاع رسانی سریع ،دقیق، در دسترس بودن و تسریع عملیات مورد نظر مراجعان، سهولت در انجام کارها
و گردش امور، پایبندی به ضوابط و قوانین عدم تبعیض، زیبایی و نظم عمل مراجعه را می توان نام برد که
حصول نتیجه در این مورد ماحصل برنامه دیگر است، ویژگیهای نظام خدماتی مطلوب را می توان
اطلاع رسانی سریع ،دقیق، در دسترس بودن و تسریع عملیات مورد نظر مراجعان، سهولت در انجام کارها
و گردش امور، پایبندی به ضوابط و قوانین عدم تبعیض، زیبایی و نظم عمل مراجعه را می توان نام برد که
در نتیجه موجب رضایتمندی خدمت گیرندگان می شود.
شرح وظایف مدیریت امور اداری
اجرای قوانین و مقررات، آئین نامه ها و دستورالعملهای اداری، استخدامی. 
هماهنگی مدیریت امور اداری با مدیریت های ذیربط در جهت برآورد نیازهای آموزشی سازمان
هماهنگی مدیریت امور اداری با دمدیریت های ذبربط در پیش بینی و برآورد بودجه پرسنلی
جمع آوری، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات پرسنل در مورد کلیه کارکنان استان
برنامه ریزی و انجام اقدامات لازم بمنظور تامین و توزیع مهمانسرا و منازل مسکونی سازمان
برنامه ریزی و اجرای برنامه های فرهنگی، تبلیغی، مددکاری برای خانواده های معزز شهدا
ایثارگران، ازکارافتادگان، بازنشستگان و سایر کارکنان سازمان.
انجام کلیه امور پرسنلی کارکنان سازمان شامل ترفیعات، تغییرات، نقل و انتقالات، مرخصی و
انجام کلیه امور مربوط به بازنشستگان و مستمری بگیران.
تعاریف
-۱ فضاهای اصلی اداری: فضاهایی که کار اصلی اداری مستقیما در آنها انجام می شود. از قبیل اتاق
های مدیریت، کارشناسی، فضای انجام امور دفتری، بایگانی های جاری و …
-۲ تجهیزات اداری: مجموعه وسایل و ملزوماتی که کارکنان دستگاه های اجرایی متناسب با پست سازمانی، نیازهای شغلی و فضای اداری موجود به منظور انجام وظایف در راستای تحقق اهداف سازمانی نیاز دارند.

جهت ثبت نام در دوره آموزشی  مدیریت اداری بر روی تصویر فوق کلیک نمایید

دوره غیر حضوری است و محتوای الکترونیکی در قالب CD یا DVD به آدرستان ارسال می گردد

پس از پایان گواهی و مدرک معتبر دوره آموزشی  مدیریت اداریبا قابلیت ترجمه رسمی دریافت می نمایید

مشاوره رایگان: ۰۲۱۲۸۴۲۸۴ و ۰۹۱۳۰۰۰۱۶۸۸ و ۰۹۳۳۰۰۲۲۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۳۳۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۸۸۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۹۹۲۸۴

فرایند اجرای امور کارگزینی کارکنان
۱-استخدام کارمند
-۲ ارتقاء شغلی
۳-انتصاب
-۴ ماموریت
-۵ انتقال کارکنان
-۶ بازنشستگی کارکنان
۷-بازخریدی
۸-صدور احکام وظیفه وراث
۹-حالت اشتغال
۱۰-صدور احکام از کارافتادگی
۱۱-صدور احکام اخراج یا استعفا
۱۲-مرخصی ها(انواع مرخصی: ۱- مرخصی استحقاقی ۲- مرخصی استعلاجی ۳- مرخصی بدون حقوق.)
نظریه های مدیریت
مدیریت علمی(تیلور): پیش از انقلاب صنعتی، در مدیریت، روشهای معمول و سنتی به کار گرفته می شود،ولی با وقوع انقلاب صنعتی و تولید انبوه، دیگر این روشها جوابگوی نیاز جامعه و صنایع نبود.چرا که
معایب اصلی آن انتخاب تصادفی کارگران، عدم تشویق افراد کوشا و استفاده از روش استبدادی در
رهبری سازمان ها و صنایع موجب بروز مشکلات عدیده می
مدیریت اداری(فایول)
نظریه پرداز مدیریت اداری هنری فایول است.
نظریه وی شامل سه بخش است:
الف) فعالیت سازمانها: فعالیتهای سازمان شامل ۶ جزء است:
۱٫فعالیت فنی ۲٫فعالیت بازرگانی ۳٫فعالیت مالی ۴٫فعالی ایمنی ۵٫فعالیت حسابداری.
۶٫فعالیت مدیریتی یا اداری :که این جزء شامل: برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و نظارت می
شود.
نظریه بروکراسی(وبر)
نظر علمی بروکراسی به معنای حکومتمقامات دولتی است. بوروکراسی ، نظریهای است جامع در باب
اداره جامعه که واضع آن ماکس وبر فیلسوف شهیر آلمانی میباشد. وبر به اعمال قدرت از سه طریق
اشاره کرده است.
۱٫اعمال قدرت کاریزماتیک برمبنای نفوذ شخص رهبر.
۱٫اعمال قدرت سنتی: رهبر در این نوع بروکراسی برمبنای تقدس رسوم و آداب و سنن مورد پذیرش
پیروان قرار میگیرد.
۳٫اعمال قدرت قانونی: در این نوع بروکراسی مشروعیت اعمال قدرت، از اعتقاد مردم به قانون و مقررات
ناشی می شود.
مکتب نئوکلاسیک
تحقیقات هاثورن، نقطه آغاز مکتب نئوکلاسیک بود که بر مبنای مکتب کلاسیک مدیریت بنا شد و
آنرا تکمیل و تعدیل نمود.مکتب نوئکلاسیک در شاخه های مختلف رشد کرد.ولی در کل همانگونه که
گفته شد پیرو و ادامه دهنده مکتب کلاسیک بود که به نحوی تکامل یافته شده بود.
فرمایشات حضرت علی علیه السلام
تاکید امام بر عنصر انسانی:
امام رعایت شرایط روحی و روانی زیردستان و توجه و عنایت به آنان و رفتار انسانی با آنان را اصل
می شمارد.
تاکید بر تجربه و آگاهی:
حضرت در این زمینه به دارا بودن تجربه و آگاهی توسط شخص صاحب مسئولیت تکیه و تأکید دارد و
تنها در این صورت او را شایسته اطاعت میداند .
رابطه مدیر و کارکنان:
در مدیریت اسلامی، رابطه مدیر و کارمند، رابطهایست بر اساس محبت و مبتنی بر یاری رسانی و
مساعدت، مدیر اسلامی هیچگاه خود را در مقابل مشکل کارمندش بیتفاوت و غیر مسئول نمیداند و این
در مدیریت اسلامی « این مشکل شماست، خودتان باید آن را حل کنید » اصطلاح رایج در مدیریت غربی که
جایگاهی ندارد.
کنترل و نظارت کارکنان:
در مدیریت اسلامی ، توجه و یاری نمودن به افراد برای رسیدن به امانتداری است و باید از کانال ابزار و
وسایلی از قبیل انسانهای صادق و وفادار صورت گیرد تا هم عادلانه باشد و هم از هوا و هوسهای شخصی
مصون بماند .
مدیریت ژاپنی
چهار ویژگی ممتاز مدیریت ژاپنی
۱٫اعطای امنیت شغلی به کارکنان با استخدام مادام العمر و قدردانی از تلاشهای آنان.
۲٫وجود نظام ارشدیت که بر مبنای آن ملاک ارتقاء کارکنان ، تجربه و ابتکار افراد است.
۳٫مدیریت از پایین به بالا ، در مقابل مدیریت از بالا به پایین.
۴٫ وجود شوراهای کارگری و اخذ تمامی تصمیمات سازمانی در این شوراها.
بطورکلی میتوان محورهای اصلی مؤسسات و سازمانهای ژاپنی را بدین صورت بیان کرد : از کارکنان،
بوسیله کارکنان و برای کارکنان.
مدیریت علوی
در مدیریت علوی ، در انتخاب افراد برای پذیرش مسئولیت نهایت دقت و حساسیت صورت میگیرد و
پس از انتخاب ، فرد از امنیت شغلی برخوردار است اما این امنیت شغلی تا زمانی است که فرد در حیطه
مسئولیت خویش خطا نکند.
چطور کارمندانی پرانرژی و با انگیزه داشته باشیم؟
طراحی سیستمهای ترفیع و پاداش.
هدف گذاری مهم تر از انگیزه
همکاران را به سوی هدف مشخصی سوق دهیم.
پول کافی نیست
انگیزه های اجتماعی و مشارکت در تصمیم گیری.
کلمات
استفاده از واژه های تاثیرگذار
نکته منفی اعطای پاداش ها
احتمال ایجاد توهم و خود بزرگ بینی درفرد و رخوت در سایرین
مدیریت انتظارات
افراد بی توقع و دارای توقع بالا مشکل سازند.
بر چه اساسی باید به کارمندان ترفیع دهیم؟
توانایی، مهارت و تعهد
چه پاداش هایی مناسب هستند؟
مالی، شغلی و تشویق در جمع
از اعطای مزایای کارمندی غافل نشوید
ایجاد رضایت در کارمندان با اعطای امتیاز
مهم ترین دلایلی که باید به کارمندان مزایایی اضافه بر مزایای قانونی تعلق گیرد عبارت است از:
۱٫افزایش محبوبیت و جذبه
۲٫ به حداقل رسانی نرخ جا به جایی
۳٫ تقویت روحیه
از چه مزایایی می توان استفاده کرد؟
بیمه درمان و بازنشستگی
متناسب سازی را فراموش نکنید
تناسب مزایا با نیاز افراد
نقش مدیر در برقراری روابط انسانی
درک درست از شیوه های برخورد با کارکنان.به عقیده برخی صاحبنظران، دلیل تمام مشکلات جهانی، برقراری ارتباط با یکدیگر است.
آموزش پرسنل وظیفه چه کسی است؟
مدیران باید برنامه های آموزشی مناسب را طراحی و اجرا کنند مانند کارآموزی برای حفظ منابع انسانی
خُرده مدیریت نکنید، به کارمندان اعتماد کنید
تقسیم کار و تفویض اختیاررات مدیر به کارکنان
با آزمایش بزرگ شروع کنید
انتخاب کارمندان تواناتر با حضور در صحنه کار و پرسش از ایشان
امتیاز مدیر همیشه محفوظ است
اعتماد به کارکنان و دخالت نکردن در امور و تقلیل ساعات کار
ریشه یابی بروز تعارض در سازمان
الف.جوانب ارتباطی تعارض:
درک درست و کامل ارتباطات
ب.جوانب رفتاری تعارض:
وجود تعارض بین اهداف سازمانی و رشد روانی
ج.جوانب ساختاری تعارض:
اندازه سازمان با تعارض نسبت مستقیم دارد یعنی سازمان بزرگتر تعارض بیشتر
تمایز خطی کارکنان:
تمایزات صف و ستاد از منابع تعارض سازمانی است.
مشارکت:
عدم مشارکت کارکنان در تصمیم گیری ها نشانه تعارض سازمانی است.
گردش کار:
طراحی ضعیف گردشکار از عوامل بوجود آورنده تعارض سازمانی است.
کمبود منابع:
محدودیت منابع از جمله سرمایه و تجهیزات از دیگر عوامل بوجود آورنده تعارض سازمانی است