آموزش آنلاین ره آورد نوین فناوری برای بهبود کیفیت

آموزش در چرخه کیفیت
زهرا برومند چرخه کیفیت یا چرخه PDCA  ( طرح – آزمایش – بازخورد – اجرا) را یک حلقه بی پایان یا حرکتی بی انتها معرفی می کند. اولین بار دمینگ در سفر خود به ژاپن درسال 1950 این چرخه را معرفی می نماید وآن را به نام استاد خود شیوهارت  می نامد. بعدها ژاپنی ها آن را چرخه دمینگ نامیدند وامروزه به نام چرخه PDCA مشهور است. ریشه این حلقه در فلسفه یادگیری جان دیویی نهفته است که مراحل یادگیری اسنان را چنین تشریح می کند: کشف یا اطلاعات جدید – تولید یا انجام کاری جدیدی براساس اطلاعات بدست آمده، مشاهده ویا بازنگری نتایج کار که مرحله آخر، خود منجر به کشف و کسب اطلاعات جدیدتری می شود و این چرخه همچنان ادامه دارد. دیوئی معتقد است بسیاری از آموخته های انسان مثل راه رفتن، سخن گفتن یا انجام کارهایی که به مهارت خاص نیاز دارد از این طریق حاصل می شود. پس، آموزش دراین مفهوم تنها به آموزش های کلاسیک وسنتی اطلاق نمی  گردد و منحصر به آموزش هایی که در کلاس های درس داده می شود نیست، بلکه مفهوم یادگیری بسیار وسیع است. سنج معتقد است: مدیران آمریکائیی عجول، بی حوصله و به دنبال نتایج زودرس می باشند. بنابراین معمولاً طرح درمرحله اجرا جهش می کند، به این ترتیب دراین فرآیند به مراحل میانی یعنی آزمایش و بازخور ( که مراحل یادگیری و آموزش هستند) کمتر توجه می شود. داشتن چرخه کیفیت موثر نیاز به مهارت، تمرین وممارست در سطح مدیران و کارکنان دارد. در مدیریت ژاپنی کایزن  با مفهوم پایبندی وسیع و گسترده عمومی به بهبود وارتقای مستمر ودائمی ، سازمانهای ژاپنی را وادار کرد تا به آموزش وسیع مهارت های گروهی بپردازند. واز این طریق قابلیتهایی راکه برای چرخه کیفیت لازم است فراهم آورند.
نگرش نو بر نقش فن آوری در بهسازی سازمان
ظهور قرن تکنولوژی اطلاعات و ره آورهای آن (ابزارهای ارتباطی موثر از جمله اینترنت، اینترانت، تلفن همراه، کامپیوترهای پرتابل و….. ) تغییرات سریع درساختار سازمانی صنایع از جمله مرز گستری و انجام امور در خارج از مکان وزمان را در برداشته است.این پدیده مزایای زیادی از جمله کاهش هزینه، افزایش کارآئی، افزایش سوددهی در برقراری ارتباط را شامل می شود. «دانشگاه وصنعت مجازی» نیز از پدیده ای نوظهور است که بطور چشمگیری در جهان گسترش یافته وبروز آن درکشور ما نیز اجتناب ناپذیر می باشد.از جمله مباحث مرتبط با امور مجازی می توان به سازمان های مجازی اشاره کرد. انواع سازمانهای مجازی مانند تیم های مجازی و کار مجازی دوشیوه رایج ره آورد قرن تکنولوژی اطلاعات است. در تیم های مجازی معمولاً ارتباط اعضای با یکدیگر با استفاده از سیستم های الکترونیکی انجام می پذیرد و اعضاء ممکن است هرگز یکدیگر را ملاقات نکنند. تیم های مجازی باعث صرفه جویی در زمان هزنیه های مسافرت و حذف مشکل دستیابی به متخصصین شده وبه سرعت شکل گرفته و به انجام امور می پردازند، امکان دسترسی به بازار را فراهم می آورند و… کار مجازی که دور از دفاتر مرکزی و یا تأسیسات تولیدی انجام می گردد و کارکنان تماس واقعی با همکاران ندارند ولی با استفاده از ابزارهای الکترونیکی بسادگی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. روشهای «میهمانخانه ای» ،«میز مشترک» و «مراکز کارمجازی» از انواع متداول این روش می باشند. از طرفی آموزش مجازی نیز از جمله ره آورد این قرن است که با گذر از دوره چاپ به دوره آموزش های الکترونیک که دانشجو با در اختیار داشتن یک کامپیوتر، یک مودم و برخورداری از سرویس های پشتیبانی کننده اینترنت با حداقل محدودیت با دنیا ارتباط برقرار کند و از اقیانوس بیکران اطلاعات استفاده کند، بروز نموده است. این امر مورد تأکید قرار گرفته که دانشگاه الکترونیک (شکبه ای یا مجازی) درایران نیز جای خود را بزودی بازکرده و پدیده ای کاملاً متفاوت نسبت به دانشگاهها سنتی خواهند بود (کما اینکه درکشورهائی مثل آمریکا فقط حدود 100 دانشگاه معتبر به این امر اشتغال دارند)،دراین روش بسیار جذاب جدید دروس مجازی عموما بصورت غیر همزمان ارائه می شوند یعنی از قبل زمان ومکان خاصی برای ارائه پیش بینی نمی شود ودانشجویان دیگر مجبورنیستند در کلاسهای درسی دانشکده یا مراکز آموزشی مشخص دور ونزدیک حضور فیزیکی داشته باشند. موضوعات درهر زمان و مکانی که دانشجو مناسب بداند،وجود دارد.از آنجاکه در چرخه کیفیت آموزش بعنوان اصلی ترین عنصر بهسازی وکیفیت سازمان مطرح گردیده است درادامه با توجه به فن آوری جدید تکنولوژی اطلاعات به معرفی آموزش های جدید یعنی آموزش های مجازی، استراتژی و چگونگی استقرار آن که مسلماً در بهبود کیفیت در سازمانها به جهت تسهیل درفراگیرنمودن آموزش در سازمان تأثیر دارد ،پرداخته می شود.
آموزش آنلاین
ایلیت ماسی معتقداست: «آموزش Online صرفاً به گذراندن یک دوره خاص از طریق کامپیوتر اطلاق نمی گردد. این نوع آموزش به شیوه های جدید ادغام منابع،تأثیرات متقابل، افزایش عملکرد و فعالیت های ساخت یافته آموزش گفته می شود»
آموزش Online چیست؟ این نوع آموزش وسیله ای برای یادگیری از راه دور بوده ویک روش آموزشی است که برای استاد ودانشجویان این فرصت را فراهم میکند که در عین حال که از نظر زمان ومکان از هم دور هستند، فاصله آموزشی موجود را با وسایئل مناسب تکنولوژیکی پر کنند. دراین نوع آموزش کامپیوتر، تکنولوژی ارتباطات  (ICT) وشکبه ها بویژه شبکه جهانی اینترنت برای پر کردن فاصله آموزشی مورد استفاده قرار می گیرد. دوره های آموزشی که برای استفاده در آموزش Online طراحی می شوند اصطلاحاً دوره های مجازی نام می گیرند. این دوره ها از طریق شبکه کامپیوتری ارائه می شود. هیچ نوع تجهیزات فیزیکی از قبیل تخته و گچ مورد استفاده قرار نمی گیرد، بلکه محیط های آموزشی مجهز به نرم افزار و سخت افزار مورد استفاده واقع می شوند. همه وسایل و فرمهای آموزشی مورد استفاده که در کلاسهای سنتی وجود داشته دراین کلاسهای « مجازی» هم وجود دارد. به هرحال فعالیتها ومجموعه تعاملات عمدتاً با تکیه بر تجهیزات سخت افزاری کامپیوتر و شبکه جهانی اینترنت ( بجای بحث و گفتگوی حضوری و رودر رو ) انجام می پذیرد.
دراین مدل دروس مجازی عموماً غیر همزمان ارائه می شوند، یعنی از قبل زمان یا مکان  خاصی برای ارائه دروس پیش بینی نمی شود. دانشجویان مجبور نسیتند درکلاسهای درسی دانشکده یا مرکز آموزشی مشخص در زمان خاصی حضور یابند، بلکه از طریق کامپیوتر شخصی  خود واتصال به اینترنت این عمل انجام می پذیرد. موضوعات آموزشی وارتباطات لازم می تواند در هر زمان و مکانی که دانشجو مناسب بداند ارائه گردد. ابزارهای متعددی برای گفتگو وبر قراری ارتباط درکلاسهای مجازی وجود دارد که از این میان می توان به مهمترین ورایج ترین آنها اشاره کرد:
1- پست الکترونیکی
2- Listserve
3- شبکه جهانی (www)
4-  پروتکل انتقال فایل (FTP)
5- Remure login
6- Chat
7- Video Conference
8- Tele Conference
این ابزارها برای دو منظور بکارگرفته می شوند، یکی گفتگوی الکترونیکی دیگری ارائه موضوعات و متون مربوطه.این نوع ارتباط از طریق پست الکترونیکی میسر می شود. Listservs و Chat گفتگوی الکترونیکی را تسهیل می کنند ومباحث،سوالات ونکات مورد نظر را در بر می گیرند. بطوراعم این نوع ارتباطات که مکرر و روزمره هم هستند  حداقل زمان و وقت را بخود اختصاص می دهند. وضعیت آماری آموزشهای شبکه ای ( یا الکترونیکی ، راه دور، مجازی و عناوین مشابه آن) در کشورهای مختلف روند رو به رشد این مقوله مهم را نشان می  دهد. مثلاً در آمریکا حدود یکصد دانشگاه دراین خصوص فعالیت دارند ، آمارهای مشابهی هم در مورد استرالیا، نیوزلند وانگلستان و حتی در امریکا وجود دارد که بیانگر رد و بدل شد میلیونها متن آموزشی از طریق کامپیوتر است که از سراسر دنیا مخابره می شود.
مزایای استقرار و بهره گیری از آموزش مجازی
آموزش مجازی در صورتیکه بخوبی طراحی و بکار گرفته شود جواب می دهد. نتایج تحقیقات مختلف با متدلوژی های قوی وبعضاً با کنترل های آزمایشی نشان می دد. آموزش های مجازی تاثیر مثبتی در توسعه تجارت پاره ای از کشورها داشته است. مزایای عمده استقرار وبهره گیری از آموزش های مجازی از نظر رندی توماس (2001) به شرح ذیل ارائه شده است:
• کاهش هزینه های آموزشی
• بهبود علمکرد و بهره وری بیشتر
• تسریع در دسترسی به بازار
• تسهیل در جذب و بکارگیری نیروی انسانی
• فراهم آوردن فرصت به روز آوری دانش
از دیرباز این موضوع مطرح بوده که از مشکلات آموزش های سنتی مسئله عدم امکان سنجش میزان بازگشت سرمایه است ، لیکن آموزش های مجازی ماهیتاً نسبت به آموزشهای سنتی بیشتر قابل اندازه گیری است و ابزارهای مختلف اندازه گیری جهت سنجش میزان انتقال دان از این طریق طراحی شده است. ازجمله این ابزارها می توان به نرم افزارهای ویژه سنجش واندازه گیری اشاره کرد. درنتیجه اخیراً برخی از استفاده کنندگان از آموزش های مجازی نتایج کمی و قابل اندازه گیری در نتیجه بکارگیری آموزش مجازی گزارش کرده اند که می توان به نقل ازمنبع فوق به موارد ذیل اشاره کرد:
1- کاهش هزینه آموزش
• شرکت Brandon 40 % کاهش هزینه را بدون ک/اهش اثر بخشی گزارش کرده است.
• شرکت Cisco صرفه جویی 10 میلیون دلاری را در صرف هزینه از طریق جایگزینی و بکارگیری آموزش های مجازی گزارش کرده است.
• خطوط هواپیما ایالت متحده با کاهش 60% در زمان آموزش توانسته است 9 میلیون دلار در پرداخت هزینه های هتل وسایر هزینه ها صرفه جویی نماید.
• شرکت کامپیوتری Apple کاهش 83 درصدی هزینه را در بکارگیری یک دوره آموزش مجازی، نسبت به آموزش های سنتی گزارش کرده است.
2- کارائی واثر بخشی بیشتر
آموزش های مجازی زمان یادگیری فراگیران را بطور متوسط بین 25 تا 50 درصد کاهش داده و نشان داده است که زمان فعال حفظ اطلاعات نیز به نسبت قابل ملاحظه ای افزایش یافته است.
• شرکت IBM براساس نتایج نظر سنجی که از شرکت کنندگان در دوره های مجازی اخذ نموده گزارش کرده است که فراگیران نسبت به آموزش های سنتی با صرف   زمان موارد درسی را آموخته اند.
• شرکت GE گزارش کرده است که توانمندی های آموزشی فراگیران مجازی نسبت به آموزش های سنتی 65% افزایش یافته است.
3- بهبود عملکرد
این آموزش مجازی می توان یک محیط کاری با نیروی انسانی آموزش دیده در حداقل زمان ممکن ایجاد نمود که نتیجه آن بهره وری بیشتر خواهد بود:
• شرکت Sun Microsystem با بهبود شرایط و اجرای برنامه آموزش آشناسازی کارکنان با نحوه بهره گیری از آموزش مجازی توانسته است 100 میلیون دلار در پرداخت هزینه های حقوق و بکارگماری کارکنان تجاری ( نسبت به زمان واقعی مورد نیاز برای محول کردن مسئولیت فروش ) صرفه جویی نماید.
• از طریق آموزش های مجازی 10000 نفر از مشاوران یکصد شرکت خدماتی تابعه Fortune توانسته اند گواهینامه حرفه ای، دریافت نمایند که نتیجه آن 100 میلیون دلار صرفه جویی سالیانه نسبت به هزینه های آموزش های سنتی بوده است.
4- بهبود رقابت پذیری
نتایج یکی از مطالعات معتبر که اخیراً اجرا شده است نشان می دهد که فعالیت های عمده وکلیدی که طی آن شرکت های امروزی می توانند به بقاء خود ادامه دهند عبارتنداز:
• میزان نوآوری وابداعات
• جذب و نگهداشت نخبگان
• ایجاد ارتباط موثر و مثبت با مشتریان کلیدی وتوسعه کانالهای ارتباطی
• افزایش میزان کیفیت محصولات و خدمات با بهبود شرایط فرایندکار
شرکت کامپیوتری Compaq (2001) بعنوان یک شعار چنین مطرح می کند:« اگر ما کاری را انجام دادیم که غیر ممکن بنظر می رسید و محیط کاری را متحول ساخت؛ آن کار چه چیزی می تواند باشد؟ پاسخ ما این است که توانستیم « هرکاری» را با بهره گیری از یک متخصصین به انجام برسانیم. این تجربه در نتیجه اجرای آموزش های مجازی بدست آمده است».
استراتژی صحیح آموزش های مجازی
پتیر بنتلی (2001) با توجه به اهداف ذیل موفقیت آموزش های مجازی در سازمانها را بر می شمرد. این اهداف شامل عملیاتی ( مانند کاهش هزینه ها) واستراتژیک ( مانند رقابت پذیری) میگردد. منظور از استراتژی صحیح، بکارگیری آموزش های مجازی با ارتباط دادن آن با مقاصد، ماموریت ها واهداف مالی سازمان  می باشد. اهداف و مقاصد استراتژیک که آموزش های مجازی می تواند به ارمغان آورد عبارت اند از :
• ارتباط دادن استراتژی سازمانی به کارآئی و توانمندی کارکنان
• بهبود عملکرد سازمانی، کارآئی و پاسخگوئی به بازار
• بهینه کردن زنجیره عملکرد و رضایت مندی مشتریان
• نگهداشت بهتر کارکنان
• ترغیب مسئولیت پذیری بیشتر کارکنان از طریق توسعه توانائیهای فردی
• بهینه کردن سرمایه فکری ومدیریت دانش
• به روز نمودن دانش
• توسعه تجارت مجازی
• تسریع درارائه آموزش های هدفدار و مبتنی بر نیاز
• بهبود شرایط محیطی
شکل یک نشان میدهد که هرچه آموزش مجازی با اهداف و مقاصد استراتژیک سازمان بیشتر مرتبط گردد، تأثیر بیشتری در کارآئی و کاهش هزینه های سازمان خواهد داشت. یادگیری بیشتر در سازمان بمنظور دستیابی به این اهدف بمنزله این است که یک سازمان را با افزایش ارزش فرایندی تبدیل به یک سازمان یادگیرنده نمود.
کسب آمادگی برای موفقیت
در صورتی که بخواهیم بنحو موثر و مثبت از مزایای اجرای آموزش های مجازی بهره جوییم بایستی شناخت کافی از شرایط واقعی سازمان ( زیر ساخت ها، منابع، محتوی، مشتریان، چگونگی دانش و شرایط آموزش در سازمان ) داشته باشیم. سوالاتی،چون اکنون کجا هستیم؟ کجا می خواهیم برویم؟ چگونه می خواهیم بدانجا برسیم؟ و …. ریشه در طراحی استراتژیک دارد و در قسمت های بعدی به ساختار وفرایندهای آموزش جهت پاسخ به سوالات فوق پرداخته می شود.
ساختار و فرآیندها
طراحی و برنامه ریزی برای بکارگیری آموزش مجازی نیازمند همکاری موثر فعالیت های کارکنان ونیز مشتریان خارج از سازمان می باشد. ازشرایط واقعی سازمان که بدانها اشاره شد دو فعالیت ویژه در کانون فرایند قرار دارند. محتوی یعنی مواد درسی که بایستی تهیه و بعنوان منبع در سیستم آموزش مجازی بکار گرفته شود وتکنولوژی یعنی فراهم آوردن امکانات سیستمی که ارائه ومدیریت مواد آموزشی را ممکن سازد. درحاشیه این دو فعالیت کانونی ومرکزی، فعالیت های دیگری متمرکز شده اند که شامل استراتژی ها،آموزش کارکنانی که مسئولیت مدیریت، حفاظت ونگهداری سیستم آموزش مجازی را در سازمان بعهده دارند، مدیریت تغییرات و مدیریت پروژه است.
به منظور استقرار موفقیت آمیز آموزش های مجازی لازم است درمرحله شروع یک مطالعه و برآورد دقیق از تأثیر آموزش مجازی درتوسعه سازمانی بعمل می آید. هدف از اجرای این مطالعه جلوگیری ازهر گونه خطای احتمالی واتلاف سرمایه ها و همچنین بررسی امکان استفاده از تمام فرصت های ممکن می‏باشد.
اندی توماس ماتریس آموزش مجاری  را بعنوان یک ابزار تحلیلی برای برنامه ریزی و بیان یک دید کلی از آموزش مجازی ارائه می دهد. این ماتریس سازمان را قادر می سازد که نیازهای موجود را اولویت بندی نماید و نیز توانمندی خود را در هر یک از هشت عنصر کلیدی تعلیم؛ استراتژی؛ مدیریت؛ ارزیابی؛ محتوی؛ نرم افزار؛ متد آموزشی واجرا آزمایش نماید.
با توجه به اینکه کاربران دیدگاههای مختلفی را در ارتباط با تجارب مهندسی مجدد در فرایندهای آموزشی مجازی دارند ماتریس آموزش مجازی سازمان ها را یاری می نماید تا آنان یک دید منطقی نسبت به یادگیری بعنوان یک فرایند متوالی واجزاء مدولار پیدا کنند. به عبارت دیگر، این ماتریس یک دید کلی از آموزش مجازی ارائه می دهد که بیانگر این است که چگونه زمینه های کاری فوراً با سایر فعالیت ها مرتبط گردد. همچنین این ماتریس زمینه مناسب برای تصمیمات کلیدی درارتباط با زمان ومنابع را برخورد می آورد. در همین ارتباط تعاریف هر یک از عناصر ماتریس بعنوان عوامل کلیدی در طراحی و برنامه ریزی آموزش مجازی ارائه می گردد:
1- تعلیم: کلیه کارکنان در سازمان ازمدیران ارشد گرفته تا کارکنان ستادی متاثر از آموزش های مجازی خواهند بود. برنامه ریزی برای استقرار آموزش مجازی در سازمان نیازمند آگاهی کارکنان از اهمیت ومسائل فنی دراین زمینه می باشد. کارکنای که قرار است در استقرار و مدیریت آموزش های مجازی در سازمان نقش داشته باشند بایستی مهارت و دانش لازم دراین زمینه را کسب نمایند. همچنین شرکت کنندگان در آموزش های مجازی نیز بایستی آموزش لازم برای چگونگی استفاده نمودن از این شیوه جدید را طی کنند.
2- استراتژی: آموزش مجازی صرفاً به تکنولوژی جدید یادگیری اطلاق نمی گردد، بلکه یک شیوه وتفکر کلی درخصوص آموزش کارکنان در سازمان است. سوق دادن سازمان به سمت آموزش های مجازی نیازمند توجه به زیر ساختها، مهارت و توانمندی کارکنان بخش آموزش، فرهنگ مشترک سازمانی و نحوه محاسبه بازگشت سرمایه دارد. به منظور موفقیت در استقرار و بهره گیری از آموزش های مجازی ضرورت دارد عناصر فوق در طرح ریزی استراتژیک آموزش های مجازی ملحوظ گردد.
3- مدیریت: یکی از مزایای کلیدی آموزش مجازی یادگیری قابل انتقال دراین سیستم است.سیستم مدیریت یادگیری به بهره گیری از نرم افزار پیچیده و قابل استفاده دراجرای متمرکز و دقیق ومشارکت جویانه اطلاق می گردد که مدیریت را به جهت یادگیری بهتر کمک می کند.این سیتم همچنین زمینه لازم برای ارائه برنامه های آموزش با بهره گیری از دسترسی به منابع اطلاعاتی داخلی وخارجی در سطح فراگیران در جامعه را فراهم مینماید.
4- ارزیابی: ابزارهای ارزیابی Online قسمت اصلی واساسی فرایند آموزش مجازی است که شرایط لازم برای سنجش فراگیران قبل از شروع دوره،  حین دوره و بعد از دوره می نماید. بکارگیری یک روش ادغامی از هر سه یاده شده برای ارزیایی در آموزش مجازی برای دستیابی به یک ارزیابی استاندارد پیشنهاد می شود.
5- مطالب درسی: روشی که یادگیری برآن اساس شکل می گیرد نقش حیاتی در بخاطر سپاری و نگهداری مطالب دارد. منابع درسی و توسعه محتوی مناسب برای آموزش مجازی می بایست با درنظر گرفتن روش های اصلی ارائه مانند ارائه توسط مدرس، خودیادگیری، آموزش های کلامی، آموزشهای روی خط وغیره طراحی گردد.
6- امکانات فنی: به فرایندی که قابلیت تبدیل مطالب درسی را به درس افزار  دراینترنت و اینترانت فراهم می کند امکانات فنی اطلاق می گردد. امروز ابزارهایی موجود است که سازمان ها را بدون نیاز به ابزارها و امکانات پیچیده قادر می سازد که مطالب وبرنامه های آموزش خود را به درس افزار روی خط تبدیل نماید. برنامه های درسی بصورت مدولار،قطعه ای و …. تبدیل می شوند تا فراگیران بتوانند بصورت مکرر ازآن استفاده نمایند.
7- روش ارائه: در روش رایج یادگیری مجازی شامل ارائه به روش همزمان  و غیره همزمان  می باشد. روش غیر همزمان روشی است که فراگیر با استفاده از امکانات وتسهیلات درنظر گرفته شده بویژه مطالب درسی روی خط آموزش می بیند. آموزش همزمان یا آموزش زنده به ارائه درس در یک زمان خاص درکلاس مجازی توسط یک مدرس کارآزموده و فراگیران متعدد گفته می شود. ممکن است هر دو روش بصورت همزمان تحت روی ادغامی  ارائه شود.
8- اجرا:اجرای موفق یک برنامه آموزش مجازی نیازمند بکارگیری ترکیبی از عوامل مختلف فنی، مهارتهای آموزشی، ادغام سیستم ها، توسعه محتوی ومطالب درسی و بومی کردن آنها است. توصیه می گردد جهت برنامه آموزشی مجازی یک مدیره پروژه باتجربه در آموزش مجازی و تکنولوژی اطلاعات انتخاب وبا توجه به زمان و بودجه موجود طرح ریزی لازم انجام پذیرد. همچنین ضرورت دارداز قبل امکانات و قابلیت های موجود در سازمان که جهت اجرای آموزش های مجازی لازم است تأمین گردد تا اجرای موفق آن در سازمان میسر گردد.
فرایند یادگیری
ایجاد واستقرار آموزش مجای به نقل از همان منبع نیازمند طی چهار مرحله مجزا می باشد:
1- جنبه های آموزشی
2- طراحی زیر ساخت
3- مدیریت پروژه
4- استقرار
مرحله اول: جنبه های آموزشی
ضرورت دارد سازمان های متقاضی چالش ها وفرصت های آموزش مجازی را در سه سطح ذیل بدرستی درک کنند:
1- امکانات تحقق برنامه های استراتژیک تجاری بااستفاده از تکنولوژی جدید آموزشی
2- امکان بهره گیری از آموزش مجازی در بخشهای خاصی از صنعت مورد نظر.
3- قابلیت ایجاد ارتباط آموزشها با نیازها و اهداف ویژه سازمان.
منظور از درک فرصتهای آموزش مجازی این است که متقاضیان بتوانند اهمیت نقش آن را در زنجیره کیفیت سازمان  و به بازار رساندن فراورده ها و خدمات از طریق ارائه بهتر ونتیجتاً کاهش هزینه بدرستی دریابند.
ضرورت دارد سازمانها جهت دریافت بازخور ونیز اطلاعات لازم برای اتخاذ تصمیم های لازم در این فرایند از طریق آموزش مجازی به یکی از روش های ذیل بامشتریان خود ارتباط برقرار نمایند.
– مباحثات و مذاکرات انفرادی جهت برآورد نیاز
– کارگاههای آموزشی بصورت گروهی برای کشف مسائل
– بازخورد مشورتی از طریق آموزش مجازی که طی آن متخصص فن مهارت، تجارت و … خود را روی یک مسئله خاص ارائه می دهد.
– توصیه از طریق گزارش ها وارائه برنامه ها جهت کمک به فرایند استراتژیک تصمیم گیری
مرحله دوم : طراحی زیر ساخت
این مرحله در برگیرنده تبیین یک معماری خاص در زمینه دانش موردنیاز برای عملی  کردن فرصتها و موقعیتهای مورد نیاز برای استقرار آموزش مجازی است. دستیابی به ارقام واقعی سرمایه گذاری مورد نیاز و نیز بازگشت سرمایه از حیث هزینه های صرفه جویی شده وافزایش درآمدی که درنتیجه بهبود عملکرد وافزایش کارآئی سازمان حاصل می گردد، دراین مرحله انجام می پذیرد. طراحی ابزار برای سنجش و اندازه گیری پیشرفت های حاصله دراین زمینه نیز از فرایندهای این مرحله از کار است.
اولین مرحله این فرایند برنامه ریزی ترسیم استراتژی آموزش مجازی برای تبیین اهداف تجاری سازمان است. اهداف ومقاصد استراتژیک که می تواند از طریق آموزش مجازی در سازمان حاصل گردد چه می باشد؟ احتمال دستیابی به این اهداف از طریق آموزش مجازی تا چه حد متحمل است؟
با اجرای یک فرایند نیاز سنجی آموزشی در سازمان می توان مشکلات مهارتی و نیز خلاء های دانش را شناسائی و به سرعت توسط آموزش های مجازی برطرف نمود. براساس گزارشات برخی از سازمانها معلوم شده است که آموزش های مجازی در برآورد نیازهای آموزشی مهارت های مدیریتی، فنی،ایمنی و بهداشت، فروش و بازاریابی،تکنولوژی اطلاعات و … موثر بوده است.
مرحله بعد در طراحی زیر ساخت مربوط به چگونگی تهیه محتوی است.اینکه آیا امکان تهیه محتوی در داخل سازمان وجود دارد و یا بایستی از خارج سازمان تأمین شود. آیا قابلیت مدیریت سیستم در سازمان وجود دارد، آیا هزنیه و قابلیت های فنی برای روش های مختلف تأمین منابع درسی، امکانات فنی مورد نیاز ومدیریت سیستم در سازمان وجود دارد و….. ازجمله مواردی است که بایستی در سازمان مورد بررسی وتجزیه و تحلیل قرار گیرد.
درطراحی زیر ساخت که یک معماری و  طرح آموزشی به منظور دستیابی به اهداف استراتژیک آموزشی با در نظر گرفتن منابع ونیازهای موجود بایستی تعریف گردد که با توجه به شرایط می توان در برگیرنده موارد ذیل باشد:
1- برنامه ریزی برای به کارگیری روش های ادغامی آموزشی ( همزمان و غیر همزمان ) در سازمان
2- ایجاد سیستم مدیریت آموزشی به منظور تبیین تکنولوژی های آموزشی مجازی جهت مدیریت و ارزیابی فعالیت های آموزشی
3- تبیین نقش آموزش مجازی در محدوده مدیریت دانش بویژه مدیریت معنوی
4- ادغام فرایندها و تکنولوژی  منابع انسانی موجود (eHR)
مرحله سوم: مدیریت پروژه
هنگامی که طرح آموزشی به تصویب رسید برنامه ریزی برای عملیاتی کردن آن به سرعت بایستی انجام پذیرد دراین مرحله طرح تفصیلی استقرار آموزش مجازی صورت می پذیرد که اولین قدم تعریف پارامترهای لازم در مدیریت پروژه است.انتخاب یک مدیر پروژه با تجربه و آشنا به تکنولوژی اطلاعات، تصمیم گیری درخصوص متدلوژی و برنامه زمان بندی مورد نیاز برای استقرار آموز مجازی و روش های ارزیابی عملکردی برای بررسی میزان پیشرفت طرح این فرایند مشخص می گردد. بعنوان بخش دیگر این فرایند یک بررسی تحلیلی برای تعیین منابع مورد نیاز و امکانات موجود و در دسترس براساس ماتریس آموزش مجازی ™ صورت می پذیرد. همچنین دراین فعالیت ، منابع موجود، دانش و تخصص مورد نیاز در زمینه تکنولوژی اطلاعات و زیر ساخت مشخص می گردد. پس از بررسی جنبه های آموزشی و زیرساختی مورد نیاز برای استقرار آموزش مجازی، برنامه ریزی بایستی روی فرایندها و فعالیت های مرتبط با روش ارائه از جمله مدیریت وارائه محتوی آموزشی، امکانات فنی و معیارهای ارزیابی متمرکز گردد.
مرحله چهارم: استقرار آموزش مجازی در سازمان
اجرای آموزش مجازی پس از بررسی و تبیین کامل سه مرحله فوق جهت عملیات کردی فرایندها و طرح ها برای استقرار آموزش مجازی با در نظر گرفتن عوامل کلیدی ذیل در سازمان صورت می پذیرد:
– تدوین ساختار مدیریت پروژه؛ توسعه محتوی؛ تکنولوژی؛ اجرای برنامه های کمکی ( پایگاه داده، سیستم منابع انسانی و….. )؛ آزمایش و ادغام محتوی؛ اجرای پایلوتی آن در داخل سازمان برنامه های تربیت مدرس و آموزش کارکنان.
– افراد کلیدی مورد نیاز برای استقرار آموزش مجازی را می توان به شرح ذیل برشمرد:
1- مدیریت پروژه آموزشی: یک مدیر آموزشی با تجربه و متخصص که بتواند طرح استقرار آموزش مجازی را طبق برنامه زمان بندی و بودجه تعیین شده با موفقیت به اجرا درآورد.
2- اعضاء پروژه شامل مدیران عالی،افراد عملیاتی، مدیران و کارکنان آموزش و نهایتاً استفاده کنندگان برنامه های آموزشی.
3- متخصصان تکنولوژی اطلاعات: از آنجا که استقرار آموزش مجازی نیاز به فن آوری خاص درزمینه تکنولوژی اطلاعات دارد بنابراین بکارگیری افرادی که در زمینه تکنولوژی ذیل صاحب تجربه اند از اهمیت ویژه ای برخوردار است:
– سیستم های مدیریت یادگیری
– سیستم های زنده آموزش مجازی
– سیستم های ارزیابی روی خط
– سیستم های مدیریت محتوی آموزشی
– ابزارهای تبدیل محتوی آموزشی بصورت Online
– ابزارهای کامپیوتری مورد نیاز در آموزش مجازی
– نرم افزارهای مورد نیاز جهت ارائه
– سیستم های ارزیابی
نتیجه گیری
اهمیت آموزش در چرخه مدیریت کیفیت جامع از طرفی و نقش فن آوری در رویکرد جدید به توسعه آموزش مجازی به عنوان ره آورد تکنولوژی اطلاعات در کشور می تواند دانشگاه و صنعت و نتیجتاً روند بهسازی و توسعه نیروی انسانی و نتیجتاً بهبود کیفیت را متحول سازد. این پدیده به عنوان یک فن آوری مدرن نیاز به آشنائی بومی کردن و بکارگیری موثر آن در کشور دارد.مرز گستری سازمانها و حرکت بسوی مجازی شدن راه را برای استقرار آن فراهم می کند.استقرار آموزش مجازی نیازمند در اختیار داشتن نیروی انسان متخصص و آشنا به این فن آوری، مدیریت کارآمد، سیستم و امکانات سخت افزاری ونرم افزاری برای تبدیل محتوی به درس افزار و ….. می باشد. روند توسعه سازمانها درکشور و مزایایی که مترتب بر استقرار آموزش مجازی از جمله کاهش هزینه های آموزشی، بهبودعملکرد و بهره وری بیشتر، تسریع در دسترسی به بازار، تسهیل جذب و بکارگیری نیروی انسانی موردنظر و فراهم آوردن فرصت به روز آوری دانش و…. پذیرش و توسعه این تکنولوژی را غیر قابل اجتناب می کند.
در پایان خاطر نشان می سازد پذیرش این فن آوری بدلیل جدید بودن آن حتی در کشورهای توسعه یافته هنوز یکی از موضوعات اصلی تحقیقات روز بوده وانتظار می روداین پدیده ازابعاد مختلف مورد تحقیق متخصصین و محققین کشور قرار گیرد.