- این مقاله آموزشی جهت آشنایی دانشجویان آموزش مجازی در رابطه با نوشتن نامه اداری و رسمی تهیه شده است. امیدواریم کلاس های مجازی، آموزش های از راه دور، مقالات آموزشی، کتاب های معرفی شده و کلیه ی فعالیت های خدماتی ما برای شما عزیزان مفید واقع گردد.
نامه اداری
وقتی می خواهیم برای اداره، ارگان یا شخص مهمی که رابطه کاری با او داریم نامه بنویسیم از قالب نامه اداری استفاده می کنیم. در چنین مواردی نمی توان از قالب نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود. نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان آن را به صورت گام به گام آموزش داد بلکه می توان با ذکر نکات و نمونه هایی به نحوه نوشتن صحیح آن کمک کرد. همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.
نکاتی در زمینه نوشتن نامه اداری:
- در یک طرف صفحه نوشته شود و در حاشیه آن متنی نباید نوشته شود.
- متن نامه باید در نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نا آشنا نباید استفاده شود.
- از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری شود.
- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
- از نشانه های قراردادی (ویرگول, نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شوند تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
- سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیر مکان مورد نظر باشد. عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
- اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
- اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم (مثل آبی) استفاده شود. ب) تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.
اسکلت کلی یک نامه اداری:
– شروع نامه با نام خدا
– درج تاریخ
– نوشتن موضوع نامه
– نوشتن نام شخص گیرنده با احترام همراه با سمت وی مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان……….. یا مدیریت محترم سازمان ………… جناب آقای جمال زارعی
– یک سانت فاصله گذاری از شروع سطر و بیان مشکل بدون ارائه تفسیرهای اضافی
– بیان محترمانه انتظار خود از گیرنده نامه و ارائه راه حل یا پیشنهاد
– دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد
– نوشتن نام، مشخصات خود و امضا در پایین نامه
موارد فوق، نمونه ای از نامه شخص به اداره بود که در زیر مثالی از آن را بیان می کنم.
مثال:
به نام خدا
موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ …
ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان …… جناب آقای/سرکار خانم …….
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره…….روز…..اداره…..،من به این شهرستان منتقل شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ……را در کلاس…..دبیرستان…..که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نامه های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگان دیگر فرستاده می شوند, فقط در قسمت اول با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند. بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه، از کلمات(از: فلان اداره _ به: فلان اداره) استفاده می شود .
اگر قصد فراگیری حرفه ای نوشتن نامه اداری و رسمی را دارید، پیشنهاد ما پکیج آموزشی آیین نگارش و مکاتبات اداری به شماست.
درباره ما
بنیاد آموزش مجازی ایرانیان با ۱۴ سال سابقه فعالیت در زمینه تولید محتوایی با کیفیت و ساخت بیش از هزاران دوره آموزشی، تمام تلاش خود را می نماید تا با صرف زمان و انرژی زیاد، تجربه های خود را با دانش منابع روز دنیا ترکیب نموده و به روزترین مطالب را در اختیار شما همراهان قرار دهد.
ما معتقدیم هر چه محتوای دوره ها کاربردی تر باشد، کسب و کارهای زیادی می توانند از آنها بهره گرفته و با صرف کمترین هزینه و زمان، کسب و کار خود را شروع یا ارتقا دهند و به پیشرفت سطح کیفی زندگی مردم ما کمک نمایند.
مثال:
به نام خدا
تاریخ : ۷/۸/۱۳۸۱
شماره : پ/۷۵۰۳۴
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
سلام و خسته نباشید
میخوام یه نامه در مورد کد کارگاهی که از تامین اجتماعی گرفتم و باید به شرکت بیمه پاسارگاد تحویل بدم بنویسم. لطف کمکم کنید. ممنون