مقاله آموزشی چگونگی مدیریت اطلاعات و رسانه ها در 24 ساعت اول بحران

تعجب و غافلگیری، اولین عامل مخرب در بسیاری از بحران­هاست. با تجربه ثابت شده است که برای دست به کار شدن و پاسخ گفتن فقط یک روز وقت دارید. این 24 ساعت، ساعاتی تعیین کننده می­باشند که اذهان عمومی خیلی سریع شکل می ­گیرند و زمانی هم که شکل گرفتند تغییر آن­ها بسیار مشکل است. اینکه « آیا می­توانید کنترل اوضاع را در دست بگیرید یا خیر؟» در طول فقط یک روز مشخص می­شود.
یکی از مهم­ترین و حساس­ترین وجوه یک بحران، مساله چگونگی برخورد با مطبوعات می­ باشد زیرا وسایل ارتباط جمعی تاثیر شگرفی بر آینده­ ی بحران خواهند داشت. در نتیجه عملکرد صحیح سازمان شما بستگی به چگونگی برقراری رابطه با وسایل ارتباط جمعی دارد و برای برقراری رابطه­ی صحیح، باید با نحوه­ی عمل این رسانه ­ها آشنا بود.
   مدیریت
برخی صاحب­نظران ، مديريت را هنر انجام امور به وسيله ­ی ديگران توصيف كرده و بر نقش ديگران و قبول هدف از سوي آنان تأكيد ورزيده ­اند . گروهي ديگر، مديريت را در قالب انجام وظايفي چون برنامه ­ريزي ، سازماندهي ، هماهنگي و… بيان نموده ­اند. بعضي هم مديريت را اينگونه تعريف كرده ­اند كه: مديريت را مي­توان علم و هنر متشكل و هماهنگ كردن، رهبري و كنترل فعاليت­هاي دسته­ جمعي، براي نيل به هدف ­هاي مطلوب با حداكثر كارآيي تعريف كرد . عده ­اي هم مديريت را حداكثر استفاده مطلوب از منابع موجود ( نيروي انساني، امكانات مالي و امكانات فيزيكي ) از طريق اعمال اصول يا نظام مديريت ( برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت و رهبري،نظارت و كنترل و هماهنگي ) براي رسيدن به هدفي خاص می­ دانند.
 
بحران
تقریبا به تعداد فرهنگ­های لغت، برای بحران تعریف وجود دارد. نمونه ­هایی از این تعاریف عبارتند از یک لحظه ­ی تعیین کننده، مقطع حیاتی، نقطه­ ی برگشتی برای بهتر یا بدتر شدن وضعیت. بحران­ها از لحاظ ماهیت، بزرگی و شدت متفاوتند اما تمامی آن­ها عواقبی به بار می ­آورند که می­ تواند توانایی کارکرد سازمان را مختل سازد. در مجموع می­توان تعریف زیر را برای بحران ارائه داد: شرایطی است که در اثر حوادث، رخدادها و عملکردهای طبیعی و انسانی به طور ناگهانی یا غیر قابل کنترل به وجود می ­آید و موجب ایجاد مشقت و سختی به یک مجموعه یا جامعه انسانی می­ شود و برطرف کردن آن نیاز به اقدامات اضطراری، فوری و فوق­ العاده دارد.
مدیریت بحران
مدیریت بحران فرآیند برنامه ­ریزی، عملکرد و اقدامات اجرایی است که توسط دستگاه­های دولتی، غیر دولتی و عمومی پیرامون شناخت و کاهش سطح مخاطرات ( مدیریت خطر پذیری ) و مدیریت عملیات مقابله و بازسازی و بازتوانی منطقه­ ی آسیب­دیده صورت می­پذیرد. به طور کلی مدیریت بحران به چهار مرحله و رکن اساسی تقسیم شده است که عبارتند از: پیشگیری و کاهش، آمادگی، مقابله ( واکنش اضطراری ) و بازیابی یا بازسازی. چهار مرحله ی فوق با نام چرخه­ ی مدیریت بحران نیز خوانده می­شوند.
 
بحران و رسانه
به اعتقاد اکثر کارشناسان و تحلیل گران عملکرد رسانه در مواقع بحرانی نیاز به سازوکار ویژه­ای دارد. اما نکته کلیدی در این خصوص آن است که قدرت مهار و تدبیر هر بحرانی، رابطه ­ای تنگاتنگ با میزان شناخت تهدیدات و فرصت­های ناشی از آن و احصا دقیق برآیند حاصله از این دو دارد، زیرا در شرایط بحران از یک سو اطلاعات مخدوش می­شود و از سوی دیگر فناوری­های معمول قدرت و به تبع آن، شیوه ­های تصمیم سازی و مدیریت در شرایط عادی ناکارا می­شوند و هرگونه تدبیری مستلزم بهره ­وری مناسب از دانش ­های راهبردی متفاوت می­باشد.
بنابراین باید ملزومات سخت ­افزاری مثل برنامه­ ریزی مدون رسانه ­ای، تشکیل تیم بحران و سازمان­های پشتیبان رسانه را پیش ­بینی کرد و تاثیر رسانه بر افکار عمومی سیاست خارجی در مواقع بحرانی، عملکرد رسانه­ ها در موقعیت­ های مختلف بحران، آسیب­ها و مزایای توجه رسانه­ ها به بحران ( پیش، در طول و پس از آن ) نیز به عنوان نیازمندی­ های نرم ­افزاری مدیریت باید مورد توجه قرار گیرند.
 
کارکرد اطلاعات ( قبل و حین ) بروز بحران

• تدبیر و تحدید بحران­ها تنها از طریق شناخت نظم ویژه، منطق و قانون­مندی خاص هر بحران موثر است. از آن­جا که هر بحران دارای ویژگی­های خاص خود است، داشتن اطلاعات، تجزیه وتحلیل از تجربیات بحران­های بوجود آمده در گذشته از اهمیت ویژه ­ای برخوردار است.
• نقش اطلاعات پیش از بروز هر بحران، هشدار دادن برای جلوگیری از بروز وضع غیرمترقبه است.
• نقش اطلاعات پس از وقوع بحران، آگهی دادن به مدیران بحران و نهادهای مسئول اجرای سیاست­ها و تصمیم­های مربوط به بحران­زدایی از تمام رویدادها و شرایط بوجود آمده است. اطلاعات جاری در برنامه­ریزی اجرای واکنش­ها در برابر بحران موثر است. در این شرایط تصمیم گیران می­توانند به منظور آگاهی از پیش ­زمینه ­های لازم و هدف­های جاری و شیوه عمل دشمن، از اطلاعات بهره گیرند.
• واکنش­ها و بازتاب­های­ داخلی و خارجی، موضع ­گیری­ ها و عملکرد دستگاه سیاسی کشور و مطالعه نقش و تاثیر رسانه­ها و افکار عمومی بر تصمیم­گیری­ های مربوط به مدیریت بحران مواردی هستند که در حوزه کارکرد اطلاعات در تدبیر بحران باید مدنظر قرار گیرند.
• تولید بهنگام، تجزیه و تحلیل منطقی و بهره ­گیری موثر سیاست­گذاران از آن در کنترل موفقیت ­آمیز شرایط بحرانی،نقش اساسی ایفا می­کند.

• بحران­ها موقعیت­هایی هستند که مستلزم پاسخ­دهی ساعت به ساعت در برابر مردم و مقامات می­باشند.
• چون بحران­ها اغلب غیرمنتظره هستند، اطلاعات کافی درباره­ی موضوع یافت نمی­شود، چرا که در اغلب موارد، اطلاعات مناسب و حاضر و آماده مطابق با ویژگی­های وضعیت بحرانی در دسترس نیست. کمبود اطلاعات مناسب به اضطراب موجود دامن می­زند و در نتیجه تنش­های پنهانی و یا جدید در تیم مدیریت بحران بروز پیدا می­کند.
• محور تولیدکننده – مصرف­ کننده که در آن سیاست­گذاران به عنوان مصرف ­کننده اطلاعات، تحلیل­ های تولیدکنندگان را برای تصمیم­ سازی­های خود مورد استفاده قرار می ­دهند در زمان بحران اهمیت بالایی پیدا می­کند.
• در دل هر بحران فرصت­هایی نهفته است که تیم مدیریت بحران در شرایط اضطراب آلود بحران ممکن است مورد توجه قرار ندهند. وجود ابزار مناسب ارتباطی که تعامل کارشناسان را با تیم مدیریت بحران برقرار کند، به نحوی که تحلیل­های درست و دقیق در اختیار این تیم قرار گیرد می­تواند به بهره ­گیری از فرصت­های درون یک بحران کمک کند.

کارکرد رسانه­ ها در مدیریت بحران
لاسول در مقاله­ ی معروف خود ساخت و کارکرد ارتباطات در جامعه ( 1948 ) را این­گونه تصریح می ­کند که کارکردهای ارتباطات اجتماعی به سه دسته ذیل تقسیم می­شوند:
الف) نظارت: جمع­ آوری اطلاعاتی که جامعه درباره­ی احتیاجات، مخاطرات و فرصت­ها باید بداند تا بدین وسیله خود به مسائل­اش پاسخ گوید.
ب) همبستگی: به کار بستن پاسخ جامعه در مورد اطلاعات مربوط به سیاست­گذاری، خودسازماندهی، توزیع قدرت و مسئولیت­ها و متحول ساختن الگوها به نحوی که مورد نیاز است.
پ ) جامعه ­پذیری: به نظر لاسول با گذر از دانش­ و ارزش­های جامعه به اندیشه اعضای درونگر و بی ­اطلاع می­توان معنی بخشید. بنابراین در جامعه، کودکان بزرگ می­شوند تا در آینده شهروندان مسئول و مفید باشند و بزرگسالان نیز اطراف یک شبکه از علوم و عقاید با یکدیگر هم­پیمان خواهند شد.
نیل پستمن معتقد است در حقیقت این وسایل ارتباط جمعی هستند که در بعد گسترده، از یک سو نقش روز افزون خود را به آنچه بدان وقوف می ­یابیم، با آن آشنا می­شویم، رویاروی آن قرار می­گیریم، هر آنچه را که تجربه می­کنیم و آنچه را به عنوان تجربه می­اندوزیم، آنچه را که به عنوان دانش می ­آموزیم و آنگونه که دانسته­ های خود را می­سازیم و شکل می ­دهیم، به عهده گرفته ­اند و از سوی دیگر به آن گونه ­ای رو به کنایه به ما تحمیل می ­کنند که به چه بیندیشیم، چگونه بیندیشیم و چه، چگونه و چرا احساس می­کنیم.
ژان کازنو درباره ­ی همین طرز اندیشه می­نویسد: این اندیشه در نظر مردم چه عادی و چه تحصیل کرده، رواج یافت که وسایل ارتباط جمعی قدرتی فوق تصور دارند و می­توانند افکار فلسفی و سیاسی را منقلب نموده، شکل تازه­ای بدان بخشند و به اختیار، تمامی رفتارها را هدایت نمایند.
راهکارها
در ادامه تعدادی از راهکارهای پیشنهادی تن­برگ برای مدیریت رسانه­ ها در بحران به اختصار شرح داده شده است.

• مطلب را سریع و کامل بیان کنید

معمولا شرکت­ها فقط در محدوده ­ی خبرهای مطلوب خود علاقمند برقراری ارتباط با مطبوعات می­ باشند و زمانی که مشکل پدید می ­آید شرکت بدون دلیل سکوت اختیار می­ کند. وسایل ارتباط جمعی به عنوان موثرترین سیستم انتقال اخبار در تاریخ تمدن بشری هرگز نمی­توانند به­دور از کانون­های خبر و مباحثات قرار گیرد. اگر سیاست شما تاکنون دور نگاه داشتن مطبوعات از وقایع سازمان بوده، اکنون زمان بکارگیری فنون جدید تولید اخبار فرا رسیده است.
اصل اساسی در برقراری رابطه در قبال یک بحران اعلام سریع اخبار نامطلوب به همراه تمام جزئیات آن به طور کامل می­باشد. چنانچه از موضوعی ناخوشایند که در حال تکوین می­باشد، آگاه هستید، می­باید سعی خود را در کنترل آن به­ کار بندید. زیرا زمانی که از روی اجبار از خود واکنش نشان دهید بازی را باخته­اید. در صورتی که اخبار مورد نیاز را به سرعت در اختیار خبرنگاران قرار ندهید، آن­ها به منابع دیگری که کمتر مورد اعتماد شما هستند روی خواهند آورد و چنانچه اخبار نامطلوب را به طور کامل اعلام نکنید ریسک طولانی شدن بحران و تبدیل آن به مساله­ای پیچیده را به جان خریده ­اید.

• روزنامه ­ها نیز مانند شما از وقوع بحران بی ­اطلاعند

کمبود زمان و تعداد زیاد بن ­بست­های اطلاعاتی، جز عواملی هستند که هنگام مخابره­ی خبر درباره ­ی بحران، قضاوت و تصحیح آن را برای خبرنگار مشکل می ­کنند. زمانی که اطلاعات کافی وجود نداشته باشد، زمینه برای خلق اخبار غلط مهیا می­شود و هنگامی که اخبار غلط شایع شود، در مقابل خطرات و عواقب آن بی ­دفاع خواهید بود.

• بیان اطلاعات در خلاصه ­ترین و مناسب­ترین شکل

بعضی شرکت­ها اغلب تا جمع ­آوری اطلاعات کافی و جامع، مطبوعات را در انتظار می ­گذارند. ولی مشکل اینجاست که مطبوعات صبر و تحمل زیادی ندارند. اگر اطلاعات و حقایق به سرعت و از طریق منابع قابل اعتماد در اختیار خبرنگاران قرار گیرد، خبرنگاران هم قادر خواهند بود که به موقع و به درستی این اخبار را پردازش کنند. در غیر اینصورت هرگونه تاخیری در بیان حقایق و اطلاعات باعث توجه رسانه ­ها بر تصورات و ابداعات ذهنی خودشان خواهد شد.

• ارتباط مداوم با مطبوعات

منتظر نمانید تا خبرنگاران اطلاعات را از شما بخواهند. باید مطمئن شوید که آیا کسی که اداره ­ی شرکت شما را در دست دارد، می­تواند با منابع اطلاعاتی ارتباط صحیح برقرار کند. اگر چنانچه بخواهید در عرض بیست و چهار ساعت با منابع خود ارتباط برقرار کنید، آیا می­دانید بعد از ساعات اداری کجا خواهند بود؟

• گوش دادن به نظرات دیگران

بررسی نوع برخوردتان با جراید برای خود شما و نیز برای شرکتتان اهمیت دارد. حتی اگر مطمئن هستید که رابطه­ی خوبی با مطبوعات دارید، از آن­ها در مورد رضایت از اطلاعاتی که ارائه ­می­دهید و کافی بودن آن­ها سوال کنید.

• استانداردهای ارتباطات

سعی کنید در برخورد با مطبوعات استانداردهای لازم از جمله وقت شناسی را رعایت نمایید. اگر خبرنگاران را ساعت­ها در انتظار قرار دهید انتظار بی­موردی است اگر بخواهیم خبرنگاران مطالب مطلوب و مورد نظر ما را به نشریات خود ارائه دهند.

• توالی ارتباطات

انجام ارتباطات بدون استفاده از یک سیستم منظم، استراتژی شما در کنترل بحران را تضعیف خواهد کرد. رهبران سیاسی جامعه با توجه به مسئولیت حساسی که دارند منبعی مطمئن برای مطبوعات بشمار می­روند. باید با عرضه ­ی اطلاعات جدیدی که بدست می­ آورید، آن­ها را کاملا آگاه و مطلع نمایید. مسلما اگر آن­ها به درستی مطلع شوند، در بحران­های سازمانی یا سیاسی شما، نقش مثبت و حمایت ­کننده­ای خواهند داشت.

• در جهت برآوردن نیازهای خبری مطبوعات آماده باشید

اگر سازمان شما سابقه­ی صراحت و رک ­گویی دارد، خواهید دید که این روش در حل بحرا­ن­ها شما را یاری خواهد کرد. چنانچه شرکت بعنوان یک سیستم بسته معروف شود به تدریج اعتبار خویش را از دست خواهد داد. هرگز موقعیت را بصورت « ما در مقابل آن­ها » نبینید. رسانه ­ها را بعنوان منبع اطلاعاتی مردم که منافع خاصی را در جریانات گوناگون تعقیب می­کنند، در نظر بگیرید.
کنفرانس ­های مطبوعاتی
زمانی که بحرانی بوجود می­ آید، قدر مسلم نخواهید توانست به تمام گروه­های مختلف پاسخ مثبت بدهید. کنفرانس مطبوعاتی به عنوان راه حلی برای انتقال نظراتتان به نمایندگان مطبوعات به شمار می­رود. در عین حال رابطه­ی دو طرفه­ای که در کنفرانس مطبوعانی بین خبرنگاران و شما برقرار می­گردد به گزارشگران، شانس دریافت پاسخ صریح و مستقیم به سوالاتشان پیرامون موضوع مورد بحث را می­دهد. این شیوه هرگونه سوءتفاهمی را در رسانه ­ها از بین می­برد.
در کنفرانس­های مطبوعاتی که مربوط به بحران­های بزرگ و همه جانبه می­شوند، سخنگوی شرکت را باید از میان عالی­ترین مدیران انتخاب کرد. ولی هنگامی که بحرانی در زمینه­ی خاصی پدید می­آید، می­توان از افرادی که تخصص لازم در زمینه مورد نظر دارند، استفاده نمود.
حتی اگر زمان کمی در اختیار دارید با آرامش فکری و به ­دور از تشویش، خود را برای کنفرانس مطبوعاتی آماده کرده و لیستی از سوالات احتمالی و پاسخ­های ممکن و معقول تهیه نمایید. چنانچه واقعا اطلاعات مهم و قابل ذکری ندارید، اقدام به تشکیل کنفرانس مطبوعاتی نکنید، برای یک گزارشگر هیچ چیز بدتر از این نیست که وارد کنفرانسی شود که هیچ خبر مهمی در آن وجود ندارد.

• اطلاعات مورد نیاز مطبوعات را از قبل آماده کنید

اطلاعات مورد نیاز را از قبل آماده کنید تا بتوان در موقع لزوم آن­ها را در اختیار مطبوعات قرار دهید. این اطلاعات باید شامل گزارش رسمی شرکت و پیشینه­ای کامل از فعالیت­های مختلف و عوامل بوجودآورنده ­ی بحران و دیگر اطلاعات مربوط به بحران باشد. این گزارش باید بعد از کنفرانس مطبوعاتی به گزارشگران تحویل داده شود.

• تهیه­ ی متون کنفرانس­های مطبوعاتی

تا وقتی که مطالب را در سخنان خود بازگو نکرده ­اید، هرگز گزارش مکتوب را در اختیار مدعوین قرار ندهید. زیرا دانستن محتوای مبحث، قبل از ایراد سخنرانی باعث به­ هم ریختن نظم فکری حاضرین خواهد شد.

• با نتیجه­ گیری شروع کنید

اگر می خواهید اطلاعات کم­ اهمیت یا کم ­ارزشی را در اختیار گزارشگران قرار دهید، به جای کنفرانس خبری توضیحات و نقطه ­نظرات خود را برای وسایل ارتباط جمعی بفرستید. گزارشگر برای یافتن مطلبی که دارای ارزش خبری باشد با سرعت گزارش­ها را ورق می­ زند و چنانچه اظهارنظر شما در عرض یک یا دو ثانیه اول جلب توجه وی را نکند در ثانیه سوم در سطل زباله جای خواهد گرفت. بنابراین مطلب شما باید با دقت هرچه بیشتر نوشته شود. موضوع را با یک یا دو جمله­ ی جالب آغاز کنید و سعی کنید مطالب زیر را در این متن بگنجانید: مطلب مورد بحث چیست؟ چرا باید چنین چیزی به­وجود آید؟، چه وقت اتفاق افتاده است یا چه وقت اتفاق خواهد افتاد؟ کجا اتفاق افتاده است یا کجا اتفاق خواهد افتاد؟ و چه کسانی در موضوع دخالت دارند؟
نام و شماره­ تلفن کسی که می­تواند اطلاعات بیشتری در اختیار خبرنگاران قرار دهد را بالای اطلاعات مطبوعاتی خویش ذکر کنید. هر چه مطلب خود را با اطلاعات اضافی، طولانی­تر کنید، امکان خسته شدن خواننده و عدم توجه کافی را افزایش داده ­اید.
مصاحبه: مشکلات و فرصت­ها
معمولا روابط نزدیک­تر با مطبوعات از طریق مصاحبه ­ی اختصاصی حاصل می­ شود. اغلب خبرنگاران این شیوه را به کنفرانس مطبوعاتی ترجیح می دهند زیرا در این صورت قادر خواهند بود مطالبی را که تا به­ حال شنیده نشده است از شما بپرسند و به عنوان خبر دست اول مخابره کنند.
در نگاه اول این نوع مصاحبه بسیار سهل و آسان به­نظر می­رسد، شاید فکر کنید که می­توانید با صحبت­های خود به راحتی این جلسه را برگزار کنید ولی این­طور نیست، پس باید دید مشکل کجاست.
در تئوری گفته می­شود که هیچ­ چیز نمی­تواند بیش از یک مصاحبه اختصاصی باعث سوءتعبیر و خشم شود. چهارچوبی که کلمات و جملات شما بر اساس آن پردازش می­شوند و اینکه کدام قسمت از سخنان شما مورد توجه قرار می­گیرد، ممکن است مفهومی را انتقال دهد که هرگز قصد بیان آن را نداشته ­اید.

• با مطبوعات معامله کنید

هنگامی که خبرنگار تقاضای مصاحبه با شما را دارد، شما هم می­توانید شرایط خود را عنوان کنید. تعادل میان خواسته­های خبرنگاران و شرایط شما می­تواند باعث کاهش تنش­ها گردد. سعی کنید در عین حالیکه هیچ امتیاز نامعقولی را نمی­دهید، تقاضای بی­ موردی را نیز مطرح نکنید.

• قسمتی از وقت خود را به تفکر و تعمق اختصاص دهید

باید بدانید گزارشگر از کدام منبع اطلاعات خویش را درباره­ی موضوع به دست آورده است، در این صورت شما در خواهید یافت که گزارشگر از چه رویه­ای پیروی می­کند. بدین ترتیب می­توانید سوالات احتمالی را حدس زده وآماده­ی پاسخگویی بدان­ها باشید. پرسیدن سوال به خبرنگار می­فهماند که موضوع او را جدی گرفته ­اید و اینکه می­دانید چه نتیجه­ای از سخنانتان خواهید گرفت.

• طرف مقابل خود را بشناسید

بهتر است مشخص شود که روزنامه نگار چه رویه­ای را در پیش گرفته است اگر مصاحبه فقط برای کسب نوعی شهرت صورت می­گیرد و شما از آن بی­اطلاع هستید، بهتر است درخواست کنید که نسخه­ای از اهداف مصاحبه در اختیار شما قرار گیرد تا از رئوس اطلاعاتی که موردنیاز است مطلع شوید.
چنانچه با یک روزنامه­ی محلی طرف هستید، هرگز فکر نکنید که چون هیچ­کس آن را نمی­خواند گفته­های شما مورد بررسی قرار نخواهند گرفت.

• وظیفه­ ی خود را انجام دهید

جواب­های لازم را آماده کنید. حتی اگر نمی­توانید سوالات را به درستی حدس بزنید، پایه و اساس بحث را پیش ­بینی کنید. خبرنگاران حتی از لحن و تن صدای شما مسائلی را استنباط می­کنند. خبرنگار حتی سعی خواهد کرد تا عمدا شما را در شرایط خاصی قرار بدهد تا عکس ­العمل شدیدتری از خود نشان دهید. داشتن حس همکاری و همگامی بهترین فرصت را در اختیار شما می­گذارد تا منظور خود را به طریقی که می­خواهید بیان کنید. حتی زمانی که در اوج بحران، مجبور به بیان اخبار ناخوشایندی هستید، سعی کنید سخنان خود را با لحن مناسب و مثبت ایراد کنید. اقدامات مشخص خود جهت کنترل بحران و نحوه­ی برخورد کارکنانتان با بحران را توضیح دهید. بیان هر نکته در شکل مثبت به مراتب بهتر از ارائه­ ی آن از طریق نامطلوب است.

• مسیر مصاحبه را خود مشخص کنید

آمادگی قبلی این امکان را به شما می­دهد که در طی مصاحبه هر جا که نیاز باشد، ابتکار عمل را بدست بگیرید. در عمل ممکن نیست که گزارشگران به اندازه­ ی شما از جریان حوادث مطلع باشند. اگر هم احیانا با چنین موردی برخورد کردید، سعی کنید آرامش خود را در طول مصاحبه حفظ و از هر فرصتی برای هدایت بحث به سمتی که در نظر دارید استفاده کنید.

• از واژه ­ها و اصطلاحات تخصصی استفاده نکنید

در کلام خود از اصطلاحات تخصصی استفاده نکنید، حتی اگر گزارشگر با این واژه ­ها آشنا باشد، مردم عادی چیزی از این اصطلاحات نخواهند فهمید. استفاده از لغات پیچیده، نشانه ­ی درک بالای شما نیست، بلکه فقط فرآیند انتقال صحیح منظورتان به افکار عمومی را مختل خواهد ساخت.

• سخنان دیگران را به دقت گوش کنید

اکثر افراد بدون تفکر در مورد جوانب مختلف موضوع به سوالات پاسخ می­ گویند. می­توانید در طی مصاحبه از سخنان گزارشگر به اهداف او پی ببرید. بدون شک مصاحبه­ ی زنده تاثیر مهمی در اوضاع خواهد داشت. بنابراین ابتدا خوب گوش کنید، بعد فکر کنید و سپس پاسخ بدهید.

• سکوت

مکث یا سکوت یکی از جالب­ترین و موثرترین حربه ­های مورد استفاده در مصاحبه است. اگر خبرنگار پس از آنکه شما صحبتتان را به پایان رسانده­ اید، هنوز منتظر ادامه­ی صحبت شما باشد، احساس خواهید کرد که این خلاء باید به نحوی پر شود. بدین ترتیب مطلب دیگری را بیان می ­کنید که شاید اصلا قصد مطرح کردن آن را نداشته ­اید. مراقب این حیله باشید و سعی کنید که از این فرصت­ها برای هدایت بحث به سمت مورد نظرتان استفاده کنید.

• حفظ اسرار

وقتی که دیگران بحرانی را برای شما بوجود آورده باشند ناخودآگاه تمایل پیدا می­ کنید که گوشه ­ای از واقعیت­های موجود را به اطلاع عموم برسانید. یک خبرنگار زبده با به وجود آوردن جو تفاهم و دوستی سعی دارد که از شما اعتراف بگیرد. پس بخاطر داشته باشید تمام مطالبی که گفته می­شود، می­تواند از طریق خبرنگاران در صفحه­ ی اول روزنامه­ ها جای گیرد. اگر قرار است صحبت­ هایتان ضبط شود، باید مواظب باشید که هنگام گفتن آنچه که نمی خواهید فاش گردد، ضبط صوت خاموش باشد.

• صحبت­هایتان را خلاصه کنید

متن سخنرانی باید حتی ­الامکان کوتاه و خلاصه بوده و بتواند به سرعت توجه گزارشگر را به خود معطوف سازد. بیانات محکمی که دارای ارزش خبری هستند، تاثیر شگرفی بر مصاحبه خواهند داشت.

• مصاحبه­ های رادیو-تلویزیونی

از آنجا که در مصاحبه ­های رادیو – تلویزیونی خبرنگاران از لحاظ زمان، بیشتر تحت فشار هستند، در نتیجه اخبار از طریق این دو رسانه سریع­تر از مطبوعات منتقل می­شوند. با توجه به سرعت انتقال این نوع مصاحبه، فرصتی برای پرداختن به جزئیات را نخواهید داشت. حتما در مورد مدت زمان مطلوب آنان برای مصاحبه سوال کنید و براساس آن صحبت کنید. مطمئن باشید عوامل خبری از این کار شما خوشحال خواهند شد، زیرا زحمت انتخاب مطالب را به آن­ها نداده ­اید و شما نیز راضی خواهید بود زیرا نسبت به مطلبی که قرار است پخش شود آگاهی دارید.
نتیجه ­گیری
دریافت و انتشار پرسرعت اطلاعات از مهم­ترین نیازها در مدیریت بحران است که رسانه ­های اجتماعی با از پیش رو برداشتن محدودیت­ های زمانی و مکانی به این نیازها پاسخ می­ دهند. ازجمله وظایف روابط عمومی­ ها در شرایط بحران نیز اطلاع ­رسانی و اطلاع­یابی زودهنگام است که با به خدمت گرفتن رسانه ­های اجتماعی به این مهم می­توان جامه­ ی عمل پوشاند. روابط عمومی به عنوان حلقه ­ی واسطه میان سازمان و مخاطبان آن می­تواند به ­درستی قدرت این رسانه­ ها را در راستای منافع سازمان و مخاطبانش مهار سازد.