مدیریت قرارداد یک فرایند نظارتی پیچیده است که پس از انعقاد قرارداد تا زمان اتمام کار، شامل اجرا، انتخاب فروشنده، شناسایی و کنترل موضوع، ردیابی و پردازش، دنبال می‌شود. فرایندهای مدیریت قرارداد در کنار تطبیق بودجه پروژه و توانایی‌ها با اهداف پروژه، هنگامی که به درستی اجرا شود، موفقیت ما را تضمین می‌کنند.

بهترین روش مدیریت قرارداد به طور یکپارچه از طریق سازمان جریان می‌یابد و با مدیریت و کنترل پروژه ادغام می‌شود، همیشه اعضای تیم را برای کسب نتایج بهتر، درگیر می‌کند و پیمانکاران را با دقت برای مدیریت عملکرد و رسیدن به زمان‌بندی پروژه کنترل می‌نماید.

اگرچه مدیریت قرارداد می‌تواند در هرکسب و کاری سودمند باشد، اما برای پروژه‌های صنعتی و ساختمانی بسیار حیاتی است. در واقع، قراردادها در این صنایع اطمینان از تحقق اهداف عملیاتی و مالی به همراه کاهش ریسک را تضمین می‌کنند. نظارت، کنترل کیفیت و توانایی مدیریت متخصصان متعدد در یک زمان، می‌تواند توسط یک برنامه مدیریت قرارداد که به طور خاص برای این نوع پروژه‌ها اجرا شده، انجام شود.

دلایل زیادی وجود دارد که به سازمان ها وشرکت ها توصیه می کنند تا از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاد کنند. با بکارگیری نرم افزار مدیریت قرارداد روند ایجاد قرارداد، نوشتن ، انجام مذاکرات بسیار ساده می شود . از سوی دیگر امکان استانداردسازی زبان، پردازش و افزایش تطابق با قوانین را دربردارد و می تواند بر کارایی یک قرارداد بیفزاید.

با استفاده از نرم افزار نوشتن قرارداد ، متن قرارداد با موارد قانونی و حقوقی مطابقت داده می شود از این رو خطرات و ریسک های یک قرارداد کاهش چشمگیری می یابد. امکان ردیابی قرارداد در مسیر قانونی وجود دارد تا از مسیر اصلی خود خارج نشود. می توان بر قرارداد نظارت و آن را کنترل کرد تا تداوم کسب و کار تضمین شود.

نرم افزار مدیریت قرارداد ها علاوه بر مدیریت قرارداد های پیمانکاری ، قرارداد های عمرانی و … به سازمان این اجازه را می دهد تنها کسانی که در زمینه قراردادها آگاه هستند به آنها دسترسی داشته باشند بنابراین امکان مدیریت تمام مراحل قرارداد نیز وجود دارد. یکی از نگرانی های مدیران بحث زمان اتمام قرارداد هاست، بنابراین این نرم افزار به درستی زمان نزدیک شدن پایان قرارداد را اعلام می کند در نتیجه سازمان می تواند بدون از دست دادن زمان به تمدید قرارداد و … اقدام کند.

با این کار دیگر کارکنان هم نگران رسیدن زمان پایان قراردادها نخواهند بود، چرا که نرم افزار مدیریت قرارداد خود به صورت خودکار این کارها را انجام می دهد از این رو کارکنان سازمان و شرکت می توانند روی بحث فروش و درآمدزایی متمرکز شده و کارایی و سود شرکت را افزایش دهند.

از دیگر مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد بحث صرفه جویی در زمان و هزینه، کاهش ریسک خطرات ناشی از اشتباهات، تطابق با قوانین، قابلیت ردیابی قراردادها، قابلیت ویرایش، تجدید نظر و اصلاح ، ثبت ، نگهداری پیشنویس ها و محتوا، گزارش گیری، بایگانی و جستجوی آسان قراردادهای قبلی و بازیابی آنها، افزایش قدرت تجزیه و تحلیل، پیگیری معاملات، افزایش امنیت ، افزایش بهره وری و مهمتر از آن امکان یکپارچگی با سایر سیستم های داخل سازمان و شرکت ها است.

با نرم افزار مدیریت قرارداد، سازمان وشرکت ها می توانند در کمترین زمان ممکن قرارداد را در قالب های متنوعی که موجود است تنظیم کنند از این رو به سرعت خواسته مشتری محقق می شود.

مراحل مدیریت قرارداد:

مدیریت قرارداد صرفا ایجاد قراردادها و تأیید آنها نیست. این مسئله شامل یک سری از مراحل است که روند درست را برای نتیجه‌گیری موفقیت‌آمیز دنبال می‌کند. هر قدم از دست رفته می‌تواند باعث تاخیر و اشتباه در خط مبنای کار شود. در اینجا خلاصه‌ای از پنج حوزه مهم در این زمینه وجود دارد:

1. ایجاد:

سیستم مدیریت قرارداد باید توانایی ترکیب روش‌های استاندارد با جزئیات خاص اهداف سازمان را داشته باشد. گام‌های اول شامل شناسایی نوع قرارداد و تعیین این موضوع است که مسئولیت هر کار، بر عهده چه کسانی است. فرآیند برنامه‌ریزی باید منابع شرکت، اهداف، نقاط قوت و ضعف اعضای تیم را در نظر بگیرد، در حالی که یک نمای کلی از چالش‌ها و ریسک‌های بالقوه ایجاد می‌کند.

2. مذاکره:

قرارداد باید به گونه‌ای نوشته شود که نیازها و ارزش‌های سازمانی را منعکس کرده و به ایجاد اعتماد بین دو طرف کمک کند. پس از طراحی قرارداد اولیه، مرحله بعدی آشکارا “اصل مذاکره” است. موارد این قسمت را می‌توان به عنوان بخشی از روند مذاکره مورد بحث، تغییر یا حذف قرار داد در نظر داشت.

3. تأیید:

تأیید یا تصویب معمولا شامل چندین مرحله ورود به سیستم اصلی است. بسیاری از مدیران، بخش‌ها و حتی پیمانکاران، ممکن است مجبور باشند مشخصات را قبل از انجام معامله نهایی، امضا کنند.

4. نهایی کردن:

روند امضای قرارداد بین شرکت‌ها آخرین مرحله، قبل از اجرای پروژه است. به دست آوردن سریع امضا از احزاب و نهادهای متعدد، برای جلوگیری از به تعویق انداختن روند کار، بسیار مهم است.

5. مدیریت:

پس از شروع پروژه، تغییرات هنوز هم می‌توانند رخ دهند. اصلاحات باید به دقت مدیریت شده و به اشخاص مربوطه منتقل شود. مهلت‌های قانونی، حسابرسی، درآمد و هزینه‌ها باید پیگیری، تکمیل و با بقیه اعضای تیم، به اشتراک گذاشته شود.