سیستم مدیریت کیفیت که اغلب QMS نامیده می‌شود، به عنوان یک سیستم رسمی تعریف شده که فرآیندها، رویه‌ها و مسئولیت‌های دستیابی به سیاست‌ها و اهداف کیفیت را مستند می‌کند. این سیستم به هماهنگی و هدایت فعالیت‌های سازمان برای تامین نیازهای مشتری و بهبود اثربخشی و کارآیی آن به‌صورت مداوم کمک می‌کند. QMS باید مختص محصول یا خدماتی باشد که ارائه می‌دهید. بنابراین متناسب سازی آن با نیازهای شما بسیار مهم است.

ISO 9001: 2015، استاندارد بین المللی تعیین کننده الزامات سیستم‌های مدیریت کیفیت، یکی از برجسته‌ترین رویکردها برای این سیستم است.

پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت بر هر جنبه از عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارد. از مزایای سیستم مدیریت کیفیت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تامین نیازهای مشتری که به ایجاد وفاداری در مشتری کمک می‌کند. در نتیجه منجر به افزایش مشتری و فروش بیشتر می‌شود.
• تامین نیازهای سازمان که موجب ارائه محصولات و خدمات با روشی مقرون به صرفه می‌گردد. بنابراین رشد و سودآوری نیز افزایش می‌یابد.
• کاهش ضایعات
• جلوگیری از اشتباهات
• کاهش هزینه‌ها
• تسهیل و شناسایی فرصت‌های آموزشی
• جذب کارکنان
• تنظیم جهت‌گیری سازمان

• مشتری مداری

  محصولات و خدمات شما باید نیازهای مشتریان را برآورده کند. این مشتری مداری پایه بهبود رضایت مشتری است.

  رهبری

  یکی از موارد مهم برای موفقیت در QMS، رهبری و مدیریت است. زیرا مدیران جهت‌گیری و راه‌های دست‌یابی به اهداف را مشخص می‌کنند.

  مشارکت افراد

  افرادی که در سازمان شما کار می‌کنند مهمترین دارایی هستند و دانش و تجربه آن‌ها باید در QMS درک شود.

  رویکرد فرآیندی

  فرآیند هر فعالیتی است که ورودی می‌گیرد و خروجی ایجاد می‌کند. این ورودی‌ها و خروجی‌ها همیشه به صورت فیزیکی نبوده و برخی از آن‌ها اطلاعات یا انرژی هستند. هر کاری که ما در یک سازمان انجام می‌دهیم یک فرایند است. هنگامی که ورودی‌های یک فرایند از خروجی فرایند دیگر حاصل شود، یک سیستم ایجاد می‌گردد. این سیستم است که نیاز به درک و مراقبت دارد.

  بهبود

  QMS باید به جستجوی یافتن راه‌هایی برای انجام بهتر کارها متمرکز شود.

  تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد

  اگر از نحوه کارکرد واقعی یک فرآیند اطلاع نداشته باشیم، نمی‌توانیم آن را به صورت صحیح مدیریت کنیم. با استناد به تصمیمات گرفته شده براساس واقعیت‌ها و داده‌های ارزیابی شده، می‌توانیم QMS را بهتر مدیریت و بهبود دهیم.

  مدیریت ارتباطات

  گاهی اوقات تنها راه بهبود محصولات و خدمات ما این است که تامین‌کنندگان، محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند. برای ایجاد این نتیجه، ما باید رابطه بین خود و تامین‌کنندگان خود را مدیریت کنیم.

در ادامه مطلب مدیریت کیفیت چیست نکته اساسی در مدیریت کیفیت فراگیر (جامع) این است که در بیشتر موارد امکان رسیدن به کار کاملاً بدون عیب و نقص را مقدور میسازد. این امر به صورت‌های مختلف در متون و ادبیات (TQM) بیان شده است. که به طور جدی، مستمر و سریع باید برای ادامه کار و فعالیت تلاش نموده تا محدودیت ها، نواقص و نارساییها را، تا حد صفر کاهش داد. این عقیده و باور تلاشی در جهت تکمیل کار است.

شایان ذکر است که اولین زمان مناسب یا رفع عیب و نارسایی تا مرز صفر حاصل تأکیدات فراوان بر پیشگیری به تلاش مستمر در استفاده از اندازه گیری‌ها، فرآیندهای کنترل و داده‌های ارائه شده برای جلوگیری از اتلاف وقت و به حداقل رسانیدن اشتباهات می باشد. این عمل همانند تحقق یک هدف در جهت بهبود کیفیت و عملکرد و تداوم تلاش و کوشش برای بهبود روشها و نحوه اجرای فعالیت‌هاست. هدف تمام نقطه نظرات اطمینان بخش کیفیت پیشگیری است. از طریق اقدامات منظم و برنامه ریزی شده نظیر ثبت فرآیندهای کار یا هزینه حسابرسیهای کیفیت اطمینان از وجود و تأمین کیفیت از بروز مشکلات و مسائل کیفیت جلوگیری میکند.

(Philip B.Crosby) از صاحب نظران این فن بر این باور است که:

هدف مدیریت کیفیت فراگیر (جامع) ایجاب یک سیستم و نظام مدیریتی است که از بروز نارساییها و مشکلات در چرخه عملکرد سازمان و مؤسسه جلوگیری میکند برای تحقق این امر میبایست در مورد وضعیت‌هایی که در فعالیت سازمان ایجاد مشکل مینمایند بررسی و اقدام نمود.

در ابتدا یافتن پشتیبانی عملی برای امر پیشگیری مشکل می‌نماید. با این وجود تلاش برای ایجاد شرایط مساعد و تجهیزات امکانات از ابزار و ساز و کار برنامه مدیریت کیفیت فراگیر (جامع) است. چرا نباید در اولین مراحل امکان بروز مشکل از آن جلوگیری کرد؟ هنگامی که بیشتر افراد موافقت و حمایت خود را از پیشگیری اعلام می‌نمایند، عدم حرف دقت برای جلوگیری از مشکل که بعدها ممکن است غیر قابل حصول و غیر عملی به نظر رسد موجه نیست. اولین زمان مناسب یا کاهش نواقص در حد صفر همان استانداردها و ضوابط عملکردی میباشد که در راستای فعالیتهای عادی و رفع نواقص احتمالی آنها پیش‌بینی‌هایی داشته باشد.

بنابراین برای تحقق اهداف TQM و تأکید اساسی بر امر پیشگیری، لازم است تغییرات اساسی در نگرشهای مدیران و کارکنان نسبت به عملکرد کاری و فعالیت‌های سازمانی به وجود آید. این امر موجب از بین رفتن دوگانگی در رفتار آنان خواهد شد