ایزو انتخاب مشاور سیستم مدیریت کیفیت:

استاندارد مشاور سیستم مدیریت کیفیت: ISO 10019

نخستین ارتباط واقعی یک سازمان با دنیای ایزو9001، تصمیم به اجرا و پیاده سازی یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) می باشد. احتمال دارد در این راه از خدمات مشاور و فعالیت های برون سازمانی هم استفاده شود. یکی از متداول ترین استانداردهای بین المللی سیستم های مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت کیفیت ایزو ISO 9001 می باشد که در سال 2015 بازبینی شده و نسخه ی ویرایش شده ی جدید آن به انتشار رسیده است. نسخه ی ویرایش جدید بعد از نمایش نسخه پیشین آن که برای دریافت پیشنهادات و دیدگاه های کارشناسان سیستم های مدیریت کیفیت صورت پذیرفت به شکل رسمی انتشار یافت.

بازبینی ویرایش قبلی استاندارد در سال 2008 صورت گرفته بود که در مقایسه با نسخه ی قبلی آن، تغییرات اساسی را شامل نمی شد، این تغییرات تنها در جزییات بعضی از بندها و بیشتر در معانی و مفاهیم و بعضی از مطلب اجرایی بود اما نسخه ی جدید، تحولات چشمگیری را در بخش های ساختار و مبانی و اصول نمایش داده شده است. در بیشتر مواقع بازبینی های انجام شده در این نسخه از استاندارد رایج سیستم های مدیریت کیفیت از سال  ۲۰۰۸ تا الان به علت تغییر و تحولات ایجاد شده در صنایع و مشاغل، تغییرات در دانش و تکنولوژی سازمان ها، موسسات و شرکت ها می باشد. پس از آن خانواده ایزو 9000 تصمیم به انتشار خطوط راهنمایی به جهت انتخاب درست مشاور سیستم مدیریت کیفیت و استفاده بهتر از خدمات آن نمودند. این ایزو هنگامی که یک سازمان تصمیم به استفاده ی خدمات مشاور برون سازمانی در جهت پیاده سازی یک سیستم مدیریت کیفیت می گیرد، نیاز است.

ISO 10019 راهنمایی برای انتخاب سیستم مدیریت کیفیت مشاوران و استفاده از خدمتی است که ارایه می کنند. در واقع ISO 10019 به عنوان یک استاندارد بین المللی شناخته شده فرصتی را برای انتخاب مشاوران سیستم مدیریت کیفیت و استفاده از مشاوره ی آن ها به هنگام انتخاب مشاور سیستم مدیریت کیفیت فراهم می کند. این استاندارد در تمام سازمان هایی که در زمینه ی فرآیند ارزیابی صلاحیت مشاور سیستم مدیریت کیفیت به راهنمایی نیازمند هستند و از طریق اعتماد لازم برای برآورده ساختن نیازها و همچنین انتظارات سازمان جهت خدمات مشاوره حاصل می شود قابل اجرا می باشد.

ISO 10019 همان استاندارد مشاور سیستم مدیریت کیفیت است که طبق آن چگونگی خدمات مشاوره باید برای تحقق سیستم مدیریت کیفیت به کار گرفته شوند. برای مثال تعریف اهداف و نیازمندی ها، ارزیابی اولیه، طرح ریزی، طراحی و توسعه، آموزش، پیاده سازی و بهبود. به زبان ساده تر می توان ایزو 10019 را راهنمایی برای انتخاب مشاورین سیستم مدیریت کیفیت و استفاده از خدمات آنان دانست. این استاندارد که از سری استانداردهای ۱۰۰۰۰ و راهنما می باشد به این پرسش ها پاسخ می دهد که چطور می توان یک مشاور خوب را استخدام کرد؟ چطور باید قرارداد جامع و خوب مشاوره ای منعقد کرد؟ شرح وظایف مشاور سیستم مدیریت کیفیت چیست؟ و … . به طور خلاصه می توان گفت، ISO 10019 به ارایه اطلاعات مفید و عملی به سازمان ها، هنگام پیاده  سازی سیستم مدیریت کیفیت می پردازد.

استاندارد مشاور سیستم مدیریت کیفیت: ISO 10019 شامل چه بخش هایی است؟

استاندارد انتخاب مشاور سیستم مدیریت کیفیت ایزو ISO 10019، برای تمامی مراحل شناسایی و گزینش یک مشاور واجد شرایط سیستم مدیریت کیفیت و هم چنین تنظیم و انعقاد قرارداد به جهت استفاده از خدمات مشاوره برای پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت را ارایه می نماید. بدیهی است که مفاهیم، رهنمود ها و توصیه های ارایه شده در این استاندارد برای استفاده از خدمات مشاوره به صورت عمومی قابل استفاده و مفید می باشد و الزاما خاص سیستم های مدیریت کیفیت نمی باشد. ایزو 10019 از چند بخش و بندهایی تشکیل شده است که این بخش ها عبارتند از:

• هدف و دامنه کاربرد
• مراجع الزامی
• اصطلاحات و تعاریف
• انتخاب مشاور سیستم مدیریت کیفیت
• درونداد به فرآیند انتخاب
• نیازها و انتظارات سازمان
• نقش مشاور
• ارزیابی شایستگی مشاور
• شایستگی مشاور
• خصوصیات شخصی
• تحصیلات، دانش و مهارت ها
• دانش و مهارت های ویژه مدیریت کیفیت
• دانش و مهارت های ویژه برای سازمان
• تجربه کاری
• حفظ و بهبود شایستگی
• ملاحظات اخلاقی
• استفاده از خدمات مشاور سیستم مدیریت کیفیت
• خدمات مشاور
• قرارداد برای خدمات مشاور
• ملاحظات مفید برای خدمات مشاور
• پیوست الف (اطلاعاتی) فعالیت های متداول مشاوران سیستم مدیریت کیفیت
• پیوست ب (اطلاعاتی) ارزیابی مشاوران سیستم مدیریت کیفیت
• کتابنامه

استاندارد 10019 چه الزاماتی را تعیین می کند؟

استاندارد مشاور سیستم مدیریت کیفیت: ISO 9001 الزاماتی را مبنی بر چگونگی طرح ریزی خدمات مشاوره ایزو برای رسیدن به نتیجه ای بهتر تعیین می کند. به عنوان مثال، در استقرار این استاندارد موارد زیر در نظر گرفته می شود:

• تعریف اهداف پروژه و نیازمندی های مربوطه
• GAP ANALYSE اولیه
• طرح ریزی سیستم
• آموزش سیستم طراحی شده
• استقرار و بهبود مستمر سیستم
• توسعه

این استاندارد به منظور پیشگیری از شرایط ناخوشایند پیش از شروع کار پیشنهاد می کند که با شرکت مشاوره ایزو یا شخص مشاور ایزو قراردادی منعقد شود. در این قرارداد دامنه کار خدمات مشاوره باید مشخص شود. در ضمن پروژه می بایست زمان بندی شده باشد و اجرای آن برای سازمان صرفه اقتصادی داشته باشد. قراردادی که با شرکت یا خود شخص مشاور ایزو منعقد می شود باید دارای شرایط زیر باشد:

• اهداف پروژه باید M.A.R.T باشند، یعنی مشخص باشد. باید بتوان آن ها را اندازه گیری کرد. قابل دست یابی و واقعی باشند هم چنین در یک محدوده زمانی تعریف شود.
• نیازهای آموزشی پرسنل سازمان حین اجرای پروژه مشخص شده باشد تا آن ها قادر باشند در ادامه سیستم مستقر شده حفظ و نگهداری نمایند.
• تنظیم مفادی در قرارداد با جزییات توافق شده از نظر رویدادها ، خروجی ها و ارتباط طرح با تمامی ذینفعان آن.
• نحوه طراحی سیستم، استقرار آن، پایش سیستم و بهبود مستمر سیستم
• تعریف فرآیندی به منظور تایید پیامدهای قرارداد.

طبق استاندارد های ایزو 10019 مشاور ایزو چه شرایطی دارد؟

براساس استاندارد مشاور سیستم مدیریت کیفیت مشاور مربوطه باید دارای شرایط زیر باشد:

• باهوش
• بااخلاق
• بااستعداد
• قاطع
• دارای روابط عمومی
• باتجربه
• اقتصاد گرا
• تسهیل کننده

هم چنین طبق این استاندارد باید در هنگام بررسی و انتخاب مشاور به موارد دیگری نیز توجه کرد، این موارد عبارتند از:

• مشاور انتخابی باید به طور کامل با استانداردهای مرتبط و فرایند صدور گواهینامه آشنایی داشته و در اصول مدیریت کیفیت، روش شناسی و فنون مرتبط نیز از مهارت خوبی برخوردار باشد.
• مشاور مورد نظر باید با نیازمندی های قانونی و مقررات مرتبط با فعالیت های سازمان نیز آشنایی کافی داشته و از محصولات، فرآیندها و انتظارات مشتریان سازمان پیش از شروع خدمات مشاوره شناخت کافی داشته باشد.
• مشاور می بایست درک لازم از عوامل کلیدی مرتبط با نحوه ی کارکرد محصولات سازمان را داشته باشد هم چنین صلاحیت در تجارب مدیریتی مشاور درک بیشتر و توجه به این که سیستم مدیریت کیفیت چگونه با سیستم کلی مدیریت حاکم بر سازمان همسان گردیده و در تعامل قرار گیرد نیز بسیار مهم است.

یکی دیگر از عواملی که در بررسی و انتخاب مشاور سیستم مدیریت کیفیت باید به آن توجه کرد، توانایی به کارگیری مشاور از دانش و مهارت های خود در موقعیت های واقعی است. بنابراین مشاور باید دارای تجارب مرتبط مدیریتی، حرفه ای یا فنی در خدمات مشاوره باشد تا بتواند با تمام افراد ذیربط ارتباط برقرار نماید.