اصول و فنون مذاکره چیست؟

هنر مذاکره شرط موفقیت مدیر پروژه است. شغل مدیریت بیش از شغل های دیگر مذاکره نیاز دارد. در بسیاری از اوقات مدير پروژه قدرت ندارد به دیگران بگوید این کار را بکن، آن کار را تکن؛ بنابراین چاره ای نمی ماند جز گفت و گو و جلب نظر دیگران برای رسیدن به هدف.

برای مثال، با مدیران ستادی مذاکره می کنند تا نیروی لازم برای پروژه را از آنها بگیرند؟ با عرضه کنندگان مذاکره می کنند تا مواد و خدمات لازم برای تکمیل به هنگام پروژه را به دست آورند؛ با اعضای تیم و مدیریت ارشد درباره مسئولیت های پروژه، تاریخ تکمیل کارها و بودجه مذاکره می کنند و با مشتریان درباره هزینه ها، تاريخ های تکمیل پروژه و تغییر های آن مذاکره می کنند.

به دلیل گوناگونی شرایط موفقیت، استراتژی اصول و فنون مذاکره بسته به مورد فرق می کند. مدیر پروژه هنگام مذاکره با عرضه کنندگان شاید رویکرد رقابتی را دنبال کند تا بتواند مواد یا خدمات را با کیفیت یکسان از منابع گوناگون تهیه نماید. ولی اگر تنها یک عرضه کننده خوب داشته باشیم، وی رویکرد همکاری را خواهد گزید. در مذاکرات دیگر، یعنی جایی که هدف حفظ رابطه با اعضای تیم با مشتریان است رویکرد مذاکره از جنس همکاری خواهد بود. در این مقاله درباره ویژگی های اصول و فنون مذاکره شرایط مناسب برای مذاکره، مراحل آمادگی برای مذاکره، معرفی اصول و فنون مذاکره  سخن می گوئیم.

تعریف اصول و فنون مذاکره

مذاکره فرایندی است که در آن دو نفر یا بیشتر که مواضع رویارو دارند می کوشند با تعديل مواضع خود یا دادن پیشنهادهای جدیدی که با مصالح کلی آنان سازگار باشد، به توافق برسند . یکی از اصول و فنون مذاکره اطلاع از زمانبندی مذاکره است. شاید این زمان بسیار کوتاه باشد و نظرها در چند ثانیه مبادله شود، یا بلند باشد و چند ماه یا حتی چند سال به درازا بکشد. پس برای مذاکره باید وقت کافی داشته باشیم. گاه افراد از مذاکره سر باز می زنند تا وقتشان صرف چانه زنی نشود.

• مذاکره میان دو تن یا بیشتر است

ساده ترین نوع مذاکره میان دو تن انجام می شود. با این حال، در مذاکره نوعا بیش از دو تن درگیر می شوند. نمونه مذاکره چند جانبه میان اعضای یک کنسرسیوم که در یک پروژه بزرگ همکاری دارند. اصول و فنون مذاکره از نظر ساختار اجتماعی ممکن است کاملا پیچیده باشد افزون بر مذاکره ای که بین دو طرف جریان دارد، احتمال دارد هر طرف در میان خود (مثلا اعضای Consortium) سرگرم مذاکره باشد. هر چه شمار طرف ها بیشتر باشد احتمال پیچیدگی مذاکرات بیشتر می شود. افزایش شمار طرف ها احتمالا با افزایش خواسته ها و ناسازگاری بیشتر آنها همراه است، در این موارد بافت گزینه هایی که همه طرف ها را خشنود کند دشوارتر است .

• مواضع رو در رو در اصول و فنون مذاکره

اگر رویارویی نبود نیاز به مذاکره هم نبود هر مذاکره کننده گفت وگو را از جایی آغاز می کند که دست کم در ظاهر با موضوع طرف دیگر ناسازگار است. مذاکره کنندگان می کوشند به توافق برسند، در اصول و فنون مذاکره هدف از مذاکره معمولا رسیدن به توافق بر سر موضوعی است که لزوما همیشه محقق نمی شود. از آن جا که هیچ یک از طرف ها قدرت تصمیم گیری یک جانبه ندارد یا اگر دارد نمی خواهد آن را به کار گیرد باید با طرف های دیگر به توافقی داوطلبانه برسد.

کسی دوست ندارد از روی ناچاری گفته های طرف دیگر را بپذیرد و طرف ها گمان دارند اگر بکوشند بر طرف دیگر اثر بگذارند می توانند مذاکره را به دلخواه پیش ببرند. مذاکره کنندگان اگر حس کنند رسیدن به توافق بهتر از گزینه های دیگر است مذاکره را تا رسیدن به نتیجه دنبال می کنند اصول و فنون مذاکره گزینه های دیگری هم دارد. از جمله: گستن مذاکره کمک خواهی از مقام های بالا برای بازبینی، بردن اختلاف نزد داور یا دادگاه، و ساده تر همه، نادیده گرفتن پیشنهاد طرف دیگر.

شرط موفقیت در مذاکره

در جریان مذاکره معمولا طرف ها پیشنهادهای آغازین خود را نرم تر می کنند و می کوشند راه میانه را برگزیند. معمولا در اصول و فنون مذاکره از این رو در مذاکره توقع بده بستان دارند. گاه مذاکره کنندگان گزینه هایی را ابداع یا کشف می کنند که با خواسته های اصلی دیگران سازگار است. بدین ترتیب طرف ها بیش از زمانی که ناچار بودند به یک گزینه میانه تن دهند ،خرسند می شوند. شرط موفقیت در اصول و فنون مذاکره آمادگی است. کسی که آمادگی نداشته باشد ناچار به جای اثرگذار اثر پذیر می شود. اگر پیش از مذاکره به جنبه های گوناگون آن نیندیشیم توافق احتمالی کارساز نخواهد بود. در میدان رقابت اگر طرف بو ببرد آمادگی نداریم ما را به موضع دفاعي خواهد راند. اگر حس کند آماده نیستیم اعتماد به نفس او بیشتر خواهد شد و با آسودگی از خویش دفاع خواهد کرد.

در گام بعد اصول و فنون مذاکره باید دید چرا مذاکره می کنیم. باید دید جناح خودی کدام خواسته ها با نگرانی ها را دارد که در توافق با طرف دیگر باید دیده شوند. مصلحت، با پیشنهادهایی که در مذاکره به میان می آید فرق دارد. مصلحت اساس پیشنهاد است و پیشنهاد باید نگاهبان مصالحی باشد که از آنها برآمده است. در جریان مذاکره می توان پیشنهادها را سنجید. معیار سنجش، میزان پاسداری از مصلحت ها است. به همین ترتیب موفقیت مذاکره را می توان تشخیص داد. سنجه تشخیص این است که ببینیم توافق های به دست آمده تا چه اندازه سبب پاسداری از مصلحت ها شده است. بشنود، بنویسد، ببیند، و برنامه بریزد. به همین دلیل پیشنهاد می شود گروه مذاکره کننده چنان سامان داده شود که بتواند سه نقش رهبری، چکیده برداری، و ثبت را ایفا کند.

بسیاری از استراتژی ها و روش هایی که در مذاکره به کار خواهید بست بستگی به عکس العمل احتمالی حریفاتتان دارند. در مورد سوابق حریف تحقیق کنید، آیا وی در رشته حسابداری تحصیل کرده و یا در رشته حقوق، چند سالی است که برای شرکت فعلی کار می کند و سایر اطلاعاتی که می توان به دست آورد.

در اصول و فنون مذاکره این اطلاعات سرنخی خواهند بود برای شما که بتوانید حدس بزنید و چگونه در مذاکرات عکس العمل نشان خواهد داد، طرز فکرش چگونه است و اولویت های وی کدامند. همچنین رفتار وی را در شرایط مشابه بررسی کنید. در مذاکره چه حالتی به خود می گیرد؟ تا چه حد انعطاف پذیر است، چقدر تابع احساسات می شود و بالاخره نفوذ او را بررسی کنید. چه مقامی در شرکت دارد؟ چقدر اختیار دارد، به چه کسی گزارش می دهد و نتیجه مذاکرات چه مفهومی برای وی خواهد داشت؟