تعریف سیستم مدیریت یکپارچه:
سیستم مدیریت یکپارچه یا Integrated Management System یا به اختصار(IMS) تمام اجزای یک کسب و کار را به صورت یک سیستم واحد در می آورد تا فرآیند مدیریت و اجرای عملیات های سازمانی را ساده تر سازد. سیستم های مدیریت کیفیت (QMS)، مدیریت محیط زیست (EMS) و مدیریت ایمنی (OHS) بصورت یک سیستم واحد درآمده و در قالب مدیریت سیستم یکپارچه یا همان IMS مدیریت می شوند.
البته نباید به این سیستم ها بصورت سیستم های مجزا که با یکدیگر ترکیب شده اند نگریست، بلکه با استفاده از نقاط مشترکی که دارند به یکدیگر مرتبط اند و این امر از دوباره کاری های فرآیند مشابه در سه سیستم، اجتناب به عمل می آورد. نقاط مشترک تمام این سیستم ها در قالب IMS شامل منابع (نیروی انسانی، تسهیلات و تجهیزات و سایر منابع) و فرآِیندها (که در سیستم های QMS، EMS و OHS مستندسازی شده اند و در سازمان پیاده می شوند) می شود.
منابع سیستم مدیریت یکپارچه:
از منافع اصلی استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه وجود المان هایی در سه استاندارد است که یکسان و یا مشابه هستند
هر سه استاندارد نیازمند کنترل مستندات می باشند
کنترل داده های ثبت شده در هر سه استاندارد تبیین شده اند
آموزش، رقابت پذیری و ایجاد آگاهی در هر سه استاندارد مشاهده می شود
در هر سه استاندارد نیاز به آدیت داخلی داریم
بازبینی مدیریت در هر سه استاندارد یک ضرورت بحساب می آید
در هر سه استاندارد به استفاده از سیستم های پایش و اندازه گیری استانداردها اشاره شده است
توسعه روزافزون یک فاکتور موفقیت در هر سه استاندارد محسوب می شود
اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی، از نیازمندی های ضروری هر سه استاندارد می باشد
از این رو یک سیستم مدیریت یکپارچه می تواند زمان آدیت در سازمان را کاهش دهد چرا که برخی فاکتورها می توانند تنها یکبار پایش شوند بجای آنکه در هر سیستم مدیریت یکبار بطور جداگانه مورد بررسی مجدد قرار گیرند. با پیشگیری از وقوع دوباره کاری در سیستم ها می توانیم به یک فرآیند مدیریتی کاراتر نیز دست یابیم.
مشخصات اصلی یک سیستم مدیریت یکپارچه:
یک سیستم مدیریت یکپارچه زمانی تحقق می یابد که سازمان برای مدیریت جنبه های مختلف عملکردی خود از یک سیستم مدیریت واحد بهره مند گردد.
مشخصات این سیستم شامل موارد زیر می شود:
محدوده عملکرد آن شامل کلیه فرآیندها و سیستم های سازمان می شود و فاکتورهای سلامتی، ایمنی، محیط زیست، امنیت، منابع انسانی، مالی بازاریابی، روابط عمومی و سایر المان های سازمانی را با توجه به ارزش ها، فرآیندها و اهداف سازمان در بر می گیرد. بازبینی های مدیریتی می بایستی استراتژی و برنامه های کلان را مدنظر قرار دهند.
ممیزی های داخلی برای کل کسب و کار اجرا می گردد – نه اینکه بطور جداگانه برای هر سیستم مدیریتی اجرا شود.
بطور رسمی و معمول در یک شیوه نامه سازگار و ثابت با توجه به اهدافش تعریف می گردد .
از دوباره کاری های مستندسازی به حداقل می رسد تا کارآیی و بهره وری سیستم مدیریت یکپارچه تضمین گردد.
در راستای کنترل و راهنمای کارا و بهینه ی فرآیندهای سازمان بنا نهاده شده است و از هرگونه دنباله روی بی چون و چرا دوری می گزیند.
هر بند از سیستم مدیریت، سایر بندهای مدیریتی را نیز مدنظر قرار می دهد و در راستای آن ها عمل می کند. نیازمندی های ذینفعان را از طریق استانداردها، قوانین و سایر تکنیک های مورد نیاز پوشش و در راستای اهداف سازمانی قرار می دهد.
مزایای تجاری IMS:
جایی که IMS به طور موثر در استراتژی و هدایت کسب و کار سازمان پیاده سازی شده است، مدیریت ارشد را برای اطمینان از رهبری و تعهد موثر، در حالی که کاهش فعالیت های تکثیر شده و در نتیجه زمان بازنگری، مدیریت می کند. این باعث صرفه جویی در هزینه از طریق استفاده کارآمد از منابع در تمام سطوح و عملکرد در سراسر سازمان می شود.
IMS علاوه بر اینکه سازمان ها را قادر می سازد تا به طور کامل شرایط کسب و کار را درک کنند بلکه باعث میشود تعهدات و الزامات متقاضیان در هر بخش خاص را با درنظر گرفتن خطرات و فرصت های منظم ببینند. یک IMS قوی قادر به شناسایی بهبود بالقوه در تمام پارامترهای آن است، ارائه دید کلی از کل کسب و کار (مانند کیفیت، محیط زیست، و سلامت و ایمنی) نسبت به آنچه که در سیستم های مدیریت فردی به دست آمده است.
مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه (IMS):
مرحله ۱: آگاهی و آموزش
ارتقاء سطح آگاهی سازمان در مورد سیستم های مختلف مدیریتی – و استانداردهای که آنها مطابقت دارند – که یکپارچه می شوند. جلسات آموزشی جداگانه را برای مدیریت عالی، مدیریت متوسط و مدیریت مدون انجام دهید.
مرحله ۲: سیاست و اهداف
یکپارچه کیفیت، محیط زیست، ایمنی بهداشتی و سیاست امنیتی اطلاعات را ایجاد کنید. ایجاد اهداف سازمانی مرتبط با دید، ماموریت، اهداف و جهت گیری استراتژیک. کار با مدیریت ارشد در زمینه توسعه سیاست.
مرحله ۳: تجزیه و تحلیل شکاف داخلی
شناسایی درجه انطباق سیستم مدیریت موجود با الزامات استانداردهای مورد نظر در IMS شما. درک تمام عملیات در سراسر سازمان و ایجاد یک نقشه فرآیند برای تمام فعالیت ها. مقایسه عملیات موجود با الزامات استانداردها که یکپارچه می شوند، مقایسه کنید.
مرحله ۴: مستند سازی و طراحی فرایند
فرایند را بر اساس الزامات استانداردهای مربوطه ثبت کنید. دستورالعمل های عملیاتی، دستورالعمل های کاری، روش های سیستم و فرم های مرتبط را بنویسید و آنها را اجرا کنید.
مرحله ۵: مستند سازی و پیاده سازی فرایند
اجرای فرآیندها و اسناد توسعه یافته در مرحله چهارم در سراسر سازمان، به طوری که همه بخش ها و فعالیت ها پوشش داده می شود.
مرحله ۶: ممیزی داخلی
یک سیستم حسابرسی داخلی قوی را اجرا کنید. آموزش حسابرسان داخلی در مورد نحوه انجام ممیزی داخلی سازمان که تمام بخش ها و عملیات را پوشش می دهد. اقدامات اصلاحی برای بهبود در هر یک از ادارات ممیزی، به منظور پر کردن شکاف بین فرآیندهای موجود و الزامات استانداردها، انجام شده است. این کارآیی IMS را تأمین می کند.
مرحله هفتم: سازماندهی جلسه بررسی سیستم مدیریت
پیاده سازی یک سیستم رسمی برای مدیریت ارشد برای بررسی جنبه های مهم کسب و کار سازمان که مرتبط با استانداردهای یکپارچه شده است را بررسی کنید. زیر را بررسی کنید: سیاست، از جمله جهت استراتژیک سازمان؛ اهداف، هر دو تعیین اهداف و میزان اهداف را برآورده می کنند؛ نتایج حسابرسی داخلی؛ نتایج عملکرد فرآیند؛ نتایج شکایات، بازخورد و پیروی قانونی؛ نتایج ارزیابی ریسک و حوادث. یک برنامه عملی برای اصلاح هر گونه عدم انطباق با استانداردها را ایجاد کنید.
مرحله ۸: تجزیه و تحلیل شکاف کامل سیستم مدیریت
قبل از صدور گواهینامه نهایی، یک تجزیه و تحلیل شکاف رسمی برای ارزیابی اثربخشی و انطباق IMS انجام دهید. نمایندگی نزدیک مجوز صدور گواهینامه نهایی باید به منظور اطمینان از درجه بالایی از انطباق با استانداردهای IMS انجام شود.
مرحله ۹: اقدامات اصلاحی
بر اساس تجزیه و تحلیل شکاف، انجام ممیزی و اختصاص پروژه های اصلاحی برای موانع عدم انطباق که کشف شد. اطمینان حاصل کنید که اقدامات اصلاحی کامل شده و سازمان برای صدور گواهینامه نهایی آماده است.
مرحله ۱۰: ممیزی صدور مجوز نهایی
حسابرس خارجی حسابرسی IMS را بررسی می کند. اگر عدم انطباق نباشد، حسابرس توصیه می کند که سازمان باید به استانداردهای ثبت شده در IMS خود بپیوندد.
جهت ثبت نام در دوره آموزش مجازی مباحث سیستم مدیریت یکپارچه بر روی تصویر فوق کلیک نمایید
این دوره به صورت غیر حضوری برگزار می گردد و محتوای آموزشی الکترونیکی در قالب CD یا DVD ارسال می شود به آدرستان
پس از پایان دوره گواهی آموزشی رایگان و معتبر با قابلیت ترجمه رسمی دریافت می نمایید
مشاوره رایگان : ۰۲۱۲۸۴۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۲۲۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۳۳۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۸۸۲۸۴ و ۰۹۳۳۰۰۹۹۲۸۴
