نکاتی که برای احداث انبارها و انبارش کالاها باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
۱٫ سطح انبار باید از سطح زمین های اطراف بالاتر باشد.
۲٫ سطح انبار آبگیر و نمناک نباشد.
۳٫ دیوارها و سقف های انبار بدون استثناء باید از مصالح غیر قابل اشتعال بکار برده شود.
۴٫ کف انبارها باید از بتن مسلح و مقاوم باشد تا در برابر وزن اجسام قابلیت تحمل را داشته باشد .
۵٫ کف انبارها باید دارای شیب ملایم باشد تا در صورت شسشتو آب در محل هایی از آن جمع نشود.
۶٫ فاصله بین انبارها باید به نحوی باشد که به راحتی ماشین های آتش نشانی در حد فاصل بین آنها
حرکت کند.
۷٫ درب انبارها باید از جنس فلز و سطح داخلی آن صاف و بدون شکاف باشد.
۸٫ پنجره انبارها باید فلزی و مجهز به حفاظت و تور سیمی باشد.
۹٫ داخل انبارها باید به نسبت حجم آن دستگاه تهویه و هواکش داشته باشد.
۱۰٫ سیم کشی برق باید توکار و از داخل و لوله های مخصوص انجام گیرد و کلید و پریزها و روشنایی
از نوع ضدجرقه باشد .
۱۱٫ لامپ های روشنایی باید دارای حفاظ با حباب باشد و از دستگاه های حرارتی شعله باز در داخل
انبارها نبایداستفاده کرد .
۱۲٫ انبارها باید مجهز به وسائل و ابزار آتش نشانی باشد.
۱۳٫ فواصل بین هر ردیف از اجناس در انبارهایی که عرض آنها بیش از ۲۰ متر است در نظر گرفته شود.
۱۴٫ در صورت تردد وسائط نقلیه در داخل انبار اگزوز آن مجهز به فیلتر جرقه گیر باشد.
۱۵٫ نحوه چیدن بسته ها به روی چیدن آجر به طوری باشد که مهار باشد.
۱۶٫ فاصله کالاها با دیوار جانبی حداقل ۶۰ سانتی متر باشد .
۱۷٫ فاصله بین ردیف های کالا باید حداقل ۲ متر و ارتفاع آن نباید بیش از ۴٫۵ متر باشد.
۱۸٫ ارتفاع سقف کالا تا نزدیک ترین روشنایی نباید کمتر از یک متر باشد .
۱۹٫ استعمال دخانیات اکیداً ممنوع می باشد.
۲۰٫ مواد ضایع باید از انبار تخلیه شد .
۲۱٫ هر جنسی جداگانه انبار شود .
۲۲ . انبارش هر کالا مستقیما روی سطح زمین نباشد.
۲۲٫ محدوده ایمن قفسه ها و وسایل مستقر در انبار مشخص و بوسیه علائم دیداری نشان داده شود.
۲۳٫ قفسه ها و وسایل مستقر در انبار دارای حفاظ باشند.
انبارهای مسقف به سه دسته تقسیم می شوند :
۱٫ انبارهای مواد غذایی، شیمیایی و دارویی.
۲٫ انبارهای مواد سوختنی و نفتی.
۳٫ انبارهای مواد خشک .
ویژگی های انبارهای خشک عبارتند از:
۱٫ باید توجه شود که نورگیر این نوع انبارها از شیشه های مات باشد.
۲٫ در قسمت بالای انبار از دریچه ها و تهویه استفاده شود.
۳٫ انبارها باید مجهز به سیستم های اعلام و اطفاء حریق باشد.
۴٫ فشار آب در داخل لوله های آتش نشانی آنها باید ۶ اتمسفر باشد.
۵٫ فضاهای انبار باید غبار روبی شود و شیشه ها و نورگیرها مجهز به تور سیمی باشد.
۶٫ نصب دستگاه آب افشان سقفی ضروری باشد.
۷٫ استفاده از کپسول های CO2، و پودر و گاز.
نوع خاموش کننده مورد استفاده جهت اقلام مختلف موجود در انبار:
۱- چنانچه حریق در مکانی روی دهد که تجهیزات الکتریکی دارای جریان الکتریسیته در معرض آتش سوزی قرار گرفته باشند در این صورت نباید دستگاه آتش نشانی آب باشد، بلکه بهترین گزینه کپسول CO2 می باشد و می توان از معادل پودر و گاز استفاده کرد.
۲- در مواردی که پودر فلزات قابل اشتعال ماننده پودر آلومینیوم یا پودر منیزیم و غیره … در معرض حریق قرار گیرد و همچنین موادی نظیر کربو دو کلسیم و غیره که با ریختن آب روی آنها ممکن است گاز های قابل اشتغال و قابل انفجار از آنها متصاعد گردد از استعمال آب باید بکلی اجتناب کرد و می توان از سطل شن و ماسه نرم مانع گسترش آتش شد و از پودر مخصوصی که توسط کارخانجات تولید کننده فلز منظور گردیده اقدام به خاموش نمودن نمود.
۳- برای خاموش نمودن احتراق حاصل از مقوا، کارتن، کاغذ، چوب بهترین خاموش کننده آب می باشد.
۴- برای خاموش نمودن احتراق حاصل از لوله های گاز و یا نشتی گاز و اشتعال مواد جامدات بهترین خاموش کننده کپسول CO2 می باشد.
۵- برای خاموش کردن حریق های مایعات قابل اشتعال (ماننده بنزین) و انواع مختلف روغن ها و رنگ ها یا مایع قابل اشتعال معلق در آب، بهترین خاموش کننده کپسول پودر و گاز می باشد.
۶ – برای خاموش نمودن اشتعال مواد جامدات می توان از آب استفاده کرد.
محل نصب کپسول های آتش نشانی:
معمولا کپسول های آتش نشانی در کنار ورودی و خروجی ها، نزدیک به محل انبارش مواد قابل اشتعال، نزدیک به تابلوهای برق فشار قوی نصب می شوند.
دوره باز شارژ کپسول های CO2 هر شش ماه یک بار و دوره باز شارژ کپسول های پودرو گاز هر یکسال یک بار می باشد، در صورت استفاده از کپسول ها (حتی یک بار) نیاز فوری به شارژ دارند و در فصل زمستان باید اطمینان حاصل نمود که لوله های آتش نشانی انتقال آب جهت انبار در اثر سرما دچار یخ زدگی نشوند.
انبار و انبارداری از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان و یا شرکت هستند، زیرا بخش بزرگی از دارایی‌های سازمان‌ها در موجودی‌های انبار آنها انباشته شده است.
موجودی کالاهای انبار باید در محل‌های امن و به صورت منظم نگهداری شود و به نحوی باشد که دسترسی به آن در مواقع لزوم به آسانی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد.
البته اداره انبارها سخت و هزینه‌بر است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه‌های انبارداری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی از موارد مهم در انبارداری می‌پردازیم.
انبارداری و اصول انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از دریافت کالا و اقلام از قسمت‌های مختلف شرکت یا دیگران از خارج شرکت و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری.
این امر باعث سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز می‌باشد. همچنین رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز بخش‌های مختلف و یا خریداران به آنها در کمترین زمان ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی از وظایف انباردار می‌باشد.
فرایندهای اصلی در انبارداری
پذیرش کالا:
شرکت‌های حمل و نقل یا صاحبان کالا که دارای انبار هستند، با توجه به قوانین موجود می‌توانند مجوزهای مورد نیاز برای ورود کالا به انبار را صادر کنند. این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به آن کالا می‌باشد.
با ورود کالا به انبار باید کنترل‌های نگهبانی و امنیتی صورت بپذیرد و پس از آن کالا وارد محوطه پذیرش شود. در محوطه پذیرش مسئولین انبار به بررسی کالاها می‌پردازند و آنها را از لحاظ شکل و تعداد با اطلاعات اظهار شده کنترل می‌نمایند.
پس از بررسی در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد، باید صورت جلسه‌ای تنظیم شود و اطلاعات مورد نیاز ارائه شود. در این قسمت در صورتی که مغایرتی وجود نداشته باشد، با توجه به نوع و وضعیت کالا و امکانات انبار کالاها دسته بندی می‌شوند و به انباری که برای کالا مناسب باشد ارسال می‌شوند.
جاگذاری و جابجایی کالا:
پس از ورود کالا به انبار با توجه به استانداردهای موجود در خصوص نحوه ذخیره سازی کالا، لازم است مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعین شده جاگذاری شود.
محل نگهداری دقیق کالا در انبار باید در اسناد کاغذی و یا سامانه مدیریت انبار ثبت شود. پس از تکمیل فرآیند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی (که ممکن است شرکت حمل و نقل باشد) رسید یا قبض انبار را دریافت می‌کند.
صاحب کالا از کالاهای تحویل داده شده به انبارهای عمومی می‌تواند به عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک‌ها و موسسه مالی و اعتباری استفاده کند.
البته برای این کار، انبارهای عمومی رسمی که اساسنامه آنها بر اساس تصویب نامه قانونی انبارهای عمومی مصوب ۱۳۴۰ به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، امکان صدور برگه وثیقه برای صاحب کالا را خواهند داشت.
انتخاب و گردآوری کالا برای خروج:
در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار، پس از انجام تشریفات خروج کالا، کالا از انبار خارج شده و به نقطه تحویل حمل می‌شود.
با توجه به موضوعی که در بالا ذکر شد، در صورتی که برای کالایی برگه وثیقه صادر شده باشد و هنوز در وثیقه بانک یا موسسه دیگر باشد اجازه خروج از انبار داده نخواهد شد.
بسته بندی و تحویل کالا:
پس از صدور مجوز خروج کالا، با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیله‌ی نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می‌شود و در صورتیکه صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، کالاهای مورد نظر بسته‌بندی و بارگیری می‌شوند.
درصورت نیاز بایستی فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آنها در قالب مستندات خاصی (مانیفست، فاکتور، بارنامه و…) تهیه و ارائه شود.
اهداف و وظایف انبارها:
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در بخش خصوصی و چه در سازمان‌های دولتی، نگهداری و در دسترس قرار دادن مجموعه وسایل مورد نیاز آنها است، اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه نشود و در دسترس واحد مصرف کننده قرار نگیرد، در فعالیت‌های موسسه مشکل ایجاد می‌شود.
از جمله مهم‌ترین وظایف انبارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
حفظ مقدار موجودی کالاهای مورد نیاز در حد مناسب و برنامه ریزی برای آن.
همکاری در خرید و تامین کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
نگهداری کالاها در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان.
اجرای قوانین و دستوالعمل‌های سازمان در انبارداری که جنبه مالی دارد باید توسط مسئولین انبار رعایت شود.
اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری باعث سرعت بخشیدن در انجام امور سازمان می‌شود و درنهایت صرفه جویی حاصل شده باعث تقویت وضعیت مالی سازمان می‌شود.
نحوه محاسبه فضای انبار:
برای نحوه محاسبه فضای انبار باید موارد زیر بررسی گردد:
وظایف انبار مربوطه مشخص شود.
مشخصات اقلام شامل نوع، خصوصیات فیزیکی (وزن، حجم، شکل ظاهری و … )، نحوه و محل انبار کردن (قفسه، محل باز، روی زمین و …) مشخص شوند.
روش حمل مشخص شود.
نحوه ورود و خروج مواد مشخص شود.
وظایف انباردار (Warehousing Management):
توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و همچنین اصلاح روش‌های موجود.
کاهش هزینه انبار و انبارداری
برنامه ریزی و کنترل موجودی‌های کالا در انبار.
نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودی‌های کالا در انبار و حفاظت انبارها.
ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها
اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.
سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودی‌های کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.
دلایل نگهداری موجودی‌ها و انبار کردن آنها:
امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
استفاده از تخفیف‌های کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمت‌ها در تامین مواد و کالا.
کاهش دفعات خرید و در نتیجه کم شدن هزینه
امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی‌های انبار
مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام
تعیین نقطه سفارش دهی
انواع انبار:
با توجه به مطالبی که تا کنون گفته شد بهتر است یک بار دیگر تعریف انبار را مرور کنیم:
به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فراورده‌های مختلف که بر اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم می‌گردد، انبار گفته می‌شود.
انبارهای شرکت‌های مختلف از لحاظ ساختمان به ۳ گروه تقسیم می‌شوند:
انبار پوشیده: بعضی از اجناس به علت حساسیت و مواد خاصی که در ساختمانشان به کار رفته باید در انباری که همه اطراف آن بسته و دارای سقف است، نگهداری شوند.
انبار سرپوشیده: نوعی انبار که سقف دارد ولی چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبی است اقلام و یا اجناسی که در مقابل نور مستقیم آفتاب و برف و باران خاصیت خود را از دست می‌دهند ، در این انبارها نگهداری می‌شوند.
انبار باز: این انبار به صورت محوطه است و معمولاً اجناسی که در مقابل نور آفتاب و برف و باران خاصیت اولیه خود را از دست نمی‌دهند با رعایت اصول انبارداری در آن نگهداری می‌شوند.
انواع موجودی‌های انبار:
اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولیدی یا غیرتولیدی (خدماتی) را می‌توان به پنج دسته تقسیم نمود:
مواد خام یا مواد اولیه
از این مواد برای تولید کالا استفاده می‌شود.
مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی به موادی گفته می‌شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان‌های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می‌شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می‌رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمان‌های تولیدی.
مواد و لوازم در جریان ساخت
به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه‌ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است، مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.
کالای تمام شده
به کالاهایی گفته می‌شود که از نظر ساخت به مرحله‌ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
اجناس خریداری شده جهت فروش
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می‌گردد و به طور موقت در انبار نگاهداری می‌شود. مانند انبار فروشگاه‌ها و موسسات بازرگانی.
اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار:
کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعالیت‌های ضروری به صورت کارا.
ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش‌ها.
حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.
کاهش میزان سرمایه‌گذاری‌ها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاری‌ها در انبار.
سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارت‌های انبار.
ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.
تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
خدمات دهی بالا به مشتری.
نکات مهم در طراحی انبار
برای کالاها و اقلامی که استفاده زیادی دارند و یا اقلام سنگین و حجیم بهتر است که این کالاها نزدیک به محل مصرف انبار شوند و یا نزدیک در ورودی باشند.
در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند.
استفاده بهینه از ارتفاع در انبارها از نکات بسیار مهم است.
قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.
خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد.
یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد و یا از نرم افزارهای مناسب مانند نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم استفاده شود، تا بتوان با نظم بهتری از ورود و خروج اقلام مراقبت کرد.
به منظور استفاده کاربردی از این مقاله می توانید با سیستم انبارداری سپیدار همکاران سیستم آشنا شوید
