مدیریت روابط عمومی چیست: شرح کامل

به طور کلی ، وظایف عمده روابط عمومی در بخش های زیر خلاصه می شود:
– وظایف انتشاراتی
– وظایف تبلیغاتی
– وظایف ارتباط رسانه اي و مردمی
– وظایف سمعی و بصري
– وظایف مطالعات و برنامه ریزي
– وظایف تشریفاتی و خدماتی

انواع روابط عمومی

انواع روابط عمومی را می توان از نظر معیار اثرگذاري و سودمندي و میزان کارآیی و مفید بودن و یاري رسانی به مدیریت و سازمان و در جهت اهداف آن و اجراي برنامه ها، به سه دسته زیر طبقه بندي کرد:

1. روابط عمومی تحلیلگر   2. روابط عمومی توجیه گر   3. روابط عمومی تبیین گر

ویژگی کارکنان روابط عمومى

کسى که روابط عمومى را به عنوان یک شغل انتخاب مى کند و مسئولیت انجام وظایفى را در این حرفه مى پذیرد، باید به عنوان یک حرفه به آن نگاه کند و سعى کند مهارت ها و تخصص هاى آن را فرا گیرد و آینده شغلى و پیشرفت اجتماعى خود را بر اساس آن برنامه ریزى کند. او باید استعداد، آمادگى، ظرافت، تناسب و توانایى فردى، علاقه، اندیشه زاینده یا اندیشه خلاق، انگیزه پیشرفت، شهامت و شجاعت داشته باشد و همچنین قدرت تجزیه و تحلیل مسائل محیط کار و اصول و فلسفه سازمان را به خوبى بشناسد .هوش و زیرکى از خصوصیات فردى است که در روابط عمومى مشغول به کار است. متصدیان روابط عمومى باید ضمن آشنایى با عناصر و اجزاى تشکیل دهنده ارتباط یعنى معنا و مفهوم انواع ارتباط از نظر نماد، کلامى و غیر کلامى، به طور کامل از جریان ارتباطى در تبیین اهداف و استمرار و پایدارى وظایفشان شناخت کافى داشته باشد.

برخی از اطلاعات و دانش هایی که براي انجام کارهاي روابط عمومی مورد نیاز است عبارتند از:
– هنر ارتباطات
– روانشناسی
– روانشناسی اجتماعی
– جامعه شناسی
– علوم سیاسی
– اصول مدیریت و اخلاق

علاوه بر دانستن این رشته هاي علمی براي تحقیق در افکار عمومی، تجزیه و تحلیل مسائل همگانی ارتباط با رسانه ها، برقراري ارتباطات پستی، تبلیغ مؤسسه انتشارات، تولید نوارهاي ویدیویی، برگزاري مسابقات یا مراسم ویژه سخنرانی و اهداي جایزه و همچنین برگزاري مراسم بزرگداشت و قدردانی هر یک در جاي خود ضروري است. به طور کلی ، کارشناسان روابط عمومی باید در تهیه و اجراي خط مشی هاي سازمان ، مهارت ها و تخصص هاي حرفه اي مختلفی را به خدمت بگیرند و نقش وحدت بخشی را درون و بیرون سازمان ایفا کنند.

گزارش نویسی در روابط عمومی

بخش قابل توجهی از فعالیت هاي نوشتاري روزانه روابط عمومی ها که براي برقراري ارتباط و اطلاع رسانی صورت می گیرد، صرف تهیه و نگارش انواع گزارش ها براي مخاطبان درون و برون سازمانی می شود.گزارش هایی که هر کدام داراي زبان، ساختار و مخاطبانی خاص است و باید به نحوي تهیه، تنظیم، نگارش و پردازش شود که بتواند مفاهیم مورد نظر را به خوبی انتقال دهد و تأثیر لازم را روي مخاطب داشته باشد.

انواع گزارش در روابط عمومی

1.گزارش آماري و تحلیلی فعالیت سازمان
2.گزارش براي روزنامه ها و نشریات تخصصی
3.گزارش براي رادیو و تلویزیون
4.گزارش آگهی
5. گزارش از مراسم و برنامه ها
6. گزارش سفر و مأموریت
7. گزارش سفر مطبوعاتی
8. گزارش زمان بحران

9. گزارش اداري
10. گزارش هاي سالانه در خصوص منابع انسانی

مراحل تدوین یک گزارش 

1. تعیین و شناخت موضوع گزارش   2. گردآوري مطالب و منابع گزارش

3. نگارش گزارش    4. ویرایش و تجدیدنظر گزارش
اگر اطلاعات کافی گردآوري کرده باشیم و بخواهیم گزارش بنویسیم، بایستی بدانیم یک گزارش از چه اجزایی تشکیل می شود و در مجموع ساختار یک گزارش چگونه است؟ مجموعه اجزاي گزارش در سه بخش معرفی می شوند: 

1. بخش مقدماتی
2. بخش اصلی
3. بخش مراجع

تعریف انجمن هاي روابط عمومی

یکی از انواع انجمن هاي حرفه اي هستند که با مشارکت داوطلبانه و آزادانه علاقمندان، کارشناسان، کارگزاران و پژوهشگران رشته روابط عمومی به منظور پاسداري از علایق و منافع مشترك و توسعه و گسترش رشته روابط عمومی به وجود آمده اند. انجمن های روابط عمومی عمده عبارتند از:

1. انجمن بین المللی روابط عمومی
   2. کنگره بین المللی روابط عمومی
   3. انجمن روابط عمومی ایران

اهمیت روابط عمومی در کتابخانه ها

روابط عمومی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی، نقش کلیدي و مهم دارد. مدیران کتابخانه با توجه به روابط عمومی در کتابخانه ها می توانند فرایند خدمت رسانی کتابخانه ها را هموار و بهسازي نمایند. در ضمن، تسهیل جریان اطلاع رسانی از طریق کتابخانه ها در جوامع دموکراتیک با استفاده از ابزارهاي ارتباطی مناسب و از طریق روابط عمومی قوي و کارآمد کتابخانه امکان پذیر خواهد بود
1. برگزاری تریبون هاي رسمی مثل نماز جمعه و جماعت
2. برگزاری نمایشگاه کتاب
3. برگزاری جلسات هفتگی
4. معرفی و نقد کتاب
5. جلسات معارفه
6. برگزاری مجالس ترحیم و سوگواري
7. برگزاری مجالس جشن مثل تبریک و تهنیت
8. برگزاری کنفرانس خبري
9. برگزاری کارگاههای آموزشی
10. برگزاري تئاتر ، سرودخوانی و غیره
11. بازدید از مراکز مختلف
12. برگزاري همایش های متنوع
13. برگزاري جشنواره های مختلف
14. سخنرانی
15. برگزاری مسابقات کتابخوانی ، شعرسرایی ، قصه گویی

ابزار کار روابط عمومی

– ابزارهاي ارتباطی چهره به چهره (سمینارها، گردهمایی ها، نشست ها و اجلاس ها)
– ابزارهاي تبلیغاتی چاپی (بروشور، کاتالوگ، نشریات، آگهی ها و پلاکاردها)
– وسایل ارتباطی چاپ (نشریات کثیر الانتشار)
– وسایل سمعی بصري (تلفن، رادیو و تلویزیون)
– وسایل ارتباط الکترونیکی (اینترنت، پیامک و…)

از آنجا که روابط عمومی با افکار عمومی سر وکار دارد، آگاهی از ارتباط بین روابط عمومی و افکار عمومی در مبحث مدیریت روابط عمومی حایز اهمیت است. افکار عمومی برآیند گرایش ها و قضاوت هاي ذهن افراد یک واحد اجتماعی اعم از گروه، جمعیت، اجتماع و جامعه نسبت به یک جریان ، فرد، سازمان، رویداد، پدیده یا حکومت است. افکار عمومی در جمع شکل می گیرند اما حاصل جمع افکار منفرد نیستند. افکار عمومی و اهمیت نظرات آنها یکی از عوامل شکل گیري روابط عمومی در دهه هاي گذشته و در یک صد سال اخیر است و کار روابط عمومی نفود در افکار عمومی از طریق برقراري ارتباط با همگان و توجه به افکار و نظرات آنان و مقدم دانستن منافع همگان بر منافع سازمانی است.