1ـ هدف :
هدف از تدوين و برقراري اين روش اجرايي، تشريح نحوه واكنش در شرايط اضطراري ايمني و بهداشت حرفه‌اي و محيط زيست و حفظ آمادگي بمنظور كنترل و پيشگيري از شرايط اضطراري در سطح شهرداری منطقه 2 تهران مي‌باشد.
2ـ محدوده كاربرد:
این روش اجرایی برای کلیه مناطق و نواحی 9 گانه شهرداری منطقه 2 تهران کاربرد دارد.
3- مستندات مربوط:
-روش اجرايي اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه M2-HSE -PR-014
– راهنماي استقرار سيستم HSEدر صنايع نفت،گاز وپتروشيمي(OGP)
-راهنمای ارزیابی و مدیریت ریسک شهرداری تهرانHSE-GU-004-00
-راهنمای واکنش در شرایط اضطراری شهرداری تهرانHSE-GU-013-00
-راهنمای گزارش دهی و بررسی رویدادهاHSE-GU-021-00
-راهنمای سیستم مدیریت بهداشت،ایمنی و محیط زیست پیمانکاران شهرداری تهرانHSE-GU-018-00
4- تعاريف و اصطلاحات:
*شرایط عادی: شرایطی که واحد عملیاتی در سرویس بوده و اثرات ناشی از عملکرد واحد تحت کنترل می باشد.
*شرایط غیرعادی: شرایطی که واحد عملیاتی یا قسمتی از آن به دلایل پیش بینی شده در دستورالعمل های عملیاتی مانند قطع برق، گاز، بخار، آب، هوای فشرده و مانند آنها از سرویس خارج شده و توسط سیستم های خود کنترلی و عکس العمل به موقع افراد، تحت کنترل در آید.
*وضعیت اضطراری: یک انحراف از رفتارهای برنامه ریزی شده و مورد انتظار،یا رشته ای از رویدادها است که کارکنان، سرمایه یا محیط زیست را به خطر می اندازد یا بر روی آنها تاثیر منفی دارد.
*بحران: یک موقعیت ناپایدار،غیرمترقبه و شدید است که در فعالیت های عادی ایجاد اختلال می کند،پیامدهای نامطلوب زیادی دارد وبه سنجش های غیر متداولی برای بازگرداندن نظم و حالت طبیعی نیاز دارد.
*مدیریت بحران: فرآیند برنامه ریزی و عملکرد مقامات و دستگاه های اجرایی شهرداری است که با مشاهده،تجزیه و تحلیل بحران ها، به صورت یکپارچه، جامع و هماهنگ با استفاده از ابزارهای موجود تلاش می کنند تا از بحران ها پیشگیری نمایند یا در صورت وقوع آنها اقدامات لازم را در جهت کاهش آثار،ایجاد آمادگی لازم،مقابله،امداد رسانی سریع و بهبود اوضاع تا رسیدن به وضعیت عادی و بازسازی معمول نمایند.
*نجات: جابجا کردن افراد از محل خطر به یک منطقه امن.
*امداد ونجات: عملیات امداد و نجات به عنوان بخش عمده مرحله واکنش شامل جستجو، نجات، ارائه کمک های اولیه،انتقال مجروحان تا نزدیکترین و اولین مرکز درمانی.
*تخلیه: جابجایی طرح ریزی شده و قابل کنترل افراد از منطقه اضطراری.
* كميته شرايط اضطراري (بحران): كميته اي است متشكل از شهردار منطقه 2 ، رئيس HSE ، مديريت واحد آتش نشاني، مهندسين وكارشناسان ايمني ، مديريت روابط عمومي، مسئول محيط زيست ، روساي كميته هاي HSE و ساير افراد كه بنابر صلاحديد رئيس كميته دعوت مي گردند. اين كميته مسئوليت هماهنگي و مديريت شرايط اضطراري (بحران) وكنترل حوادث بوجود آمده را بر عهده دارد. رئيس كميته شرايط اضطراري، مديريت HSE مي‌باشد و در صورت عدم حضور ايشان مديريت آتش نشاني رياست اين كميته را بر عهده خواهد گرفت.
*سطوح وضعیت اضطراری:
سطح یک: شرایط اضطراری است که در سطح یک ناحیه اتفاق می افتد. در این حالت تیم شرایط اضطراری ناحیه فعال می گردد.
سطح دو: شرایط اضطراری است که در سطح منطقه اتفاق می افتد.در این حالت تیم شرایط اضطراری منطقه که همان تیم ستاد مدیریت بحران منطقه است مسئول واکنش می باشد.
سطح سه: شرایط اضطراری است که سطح وسیعی(به عنوان مثال چند منطقه بطور همزمان) را شامل می شود. در این شرایط سازمان پیشگیری و مدیریت بحران شهر تهران مسئول واکنش خواهد بود.
سطح چهار: چنانچه وسعت وضعیت ایجاد شده به اندازه ای باشد که شهرداری منطقه دو دیگر قادر نباشد با مدیریت خود وضعیت ایجاد شده را به شرایط عادی برگرداند، شهرداری منطقه دو به سطح بحرانی وارد می گردد.در این شرایط سازمان حوادث غیرمترقبه وارد عمل گردیده و نظارت برعهده آن سازمان می باشد.
*فرمانده حادثه: فرمانده ارشد عملیات واکنش در شرایط اضطراری و مسئول تیم بحران سازمان.
* مثال‌هايي از شرايط اضطراري ايمني: انفجار، آتش سوزي و نيز شرايط اضطراري انساني از قبيل سقوط از ارتفاع.
* مثال هايي ازشرايط اضطراري زيست محيطي : نشت و ريزش مايعات و گازهاي خطرناك وپساب.
*مثالي ازشرايط اضطراري بهداشت حرفه اي: مسمومیت های حرفه ای.
يادآوري: بلاياي طبيعي از قبيل سيل، زلزله و گرد و غبار ناشي از وزش باد با توجه به تبعاتي كه خواهند داشت مي توانند شرايط اضطراري ايمني يا زيست محيطي تلقي گردند.
5- مسئوليتها:
مسئوليت اعضای تیم واکنش اضطراری، در دو گروه مسئولیتهای رهبر تیم و سایر اعضای تیم ، مطابق شکل 8 راهنمای واکنش در شرایط اضطراری ارایه گردیده است.
6– شرح عمليات :
الف ) كليات :
افراد كليدي كميته اضطراري:
- شهردار
- رئيس HSE يا نماينده وي
- رئيس تعميرات يا نماينده وي
- رئيس خدمات فني يا نماينده وي
- رئیس مرکز اورژانس شهرداری
- حراست
- روابط عمومی
- دبیر تیم واکنش در شرایط اضطراری
- مسئول تلفنخانه
- آتش نشانی
- حمل و نقل
1)آمادگي در شرايط اضطراري
الف) طبقه بندی تیم های واکنش اضطراری در شهرداری منطقه 2:
در ساختمان مرکزی ، هریک از نواحی و مناطق شهرداری منطقه دو، لازم است تیم های واکنش در شرایط اضطراری تشکیل و همواره جهت مقابله با شرایط اضطراری آماده به کار باشند.همچنین تیم های واکنش اضطراری حامی و نیز طرف های ذینفع در وضعیت اضطراری حوادث که مربوط به سایر نهادهای دولتی درگیر در امر شرایط اضطراری شهرداری می باشند در صورت نیاز در مراحل واکنش همکاری می نمایند.
ب) ساختار تیم واکنش اضطراری شهرداری منطقه 2:
برای مقابله با شرایط اضطراری در شهرداری منطقه دو، از آنجا که سازماندهی،فرماندهی و هماهنگی بین نیروهای عملیاتی از اهمیت زیادی برخوردار است،ضروری است که یک سیستم مدیریتی استاندارد به نام سیستم فرماندهی رویداد تدارک دیده شود تا چارچوبی برای کلیه ارگان های مسئول و داوطلب در امر مقابله با شرایط اضطراری باشد و کلیه فعالیت ها به صورت هماهنگ انجام شود. سیستم فرماندهی رویداد به عنوان مدل فرماندهی، نظارت و هماهنگی منابع و نیروی انسانی در موارد اضطراری می باشد.
سیستم فرماندهی رویداد در شهرداری منطقه دو در سطح ناحیه برعهده تیم واکنش اضطراری ناحیه و در سطح منطقه برعهده ستاد مدیریت بحران منطقه می باشد.
در شرایط اضطراری، ساختار ستاد مدیریت بحران تغییر شکل داده و سیستم فرماندهی رویداد که دارای پنج بخش فرماندهی،هماهنگی عملیات، لجستیک، برنامه ریزی و پردازش اطلاعات،اداری و مالی است،فعال می گردد.این ساختار جهت انجام عملیات مقابله با وضعیت اضطراری ایجاد شده و پس از عادی سازی شرایط به حالت اول، باز می گردد.
ج)اطلاع رسانی در سطوح شرایط اضطراری:
در هر یک از سطوح شرایط اضطراری، باید اطلاع رسانی مناسب به افراد مرتبط صورت گیرد.
د)مانورها:
مانور،یکی از اشکال شبیه سازی حوادث غیر مترقبه است که به وسیله آن می توان میزان توانایی تیم واکنش را در عمل سنجید و انتظارات واقع گرایانه از فعالیت تیم ها داشت. با برگزاری مانور،آمادگی عملیاتی سازمان در به حداقل رساندن صدمات جانی،خسارت های مالی و زیان های زیست محیطی، محک زده می شود. برخی از انواع مانورهای تیم واکنش در شرایط اضطراری شهرداری منطقه دو، شامل موارد ذیل می باشد:
-انفجار و آتش سوزی.
-زلزله.
-سیل، یخبندان، طوفان.
-تخلیه اضطراری
-نشت گاز سمی
-ریزش مواد به خاک یا آب.
-ریزش و تخریب ساختمان ها
-آتش نشانی و اطفاء حریق.
انواع مانور:
راهنمای واکنش در شرایط اضطراری شهرداری به شماره HSE-GU-013-00 ، در شهرداری منطقه دو ، 3 نوع مانور برگزار می گردد.
برنامه ریزی مانورها:
برنامه ریزی و اجرای مانورها، در شهرداری منطقه دو، راهنمای واکنش در شرایط اضطراری صورت می گیرد.
در برگزاری مانور باید به:
- انجام تمرینات واکنش در شرایط اضطراری باید حداقل هر 6 ماه یکبار بوده و سوابق آن مطابق روش اجرایی کنترل سوابق به شماره در واحدهای مربوطه نگهداری گردد.
- علاوه بر مانورهایی که با اعلام قبلی صورت می گیرد،میتوان اقدام به برگزاری مانورها بدون اعلام قبلی به اعضای شرکت کننده در مانور نمود تا میزان آمادگی،هماهنگی و عملکرد در بخش های مختلف را ارزیابی کرد.
- جهت ارتقاء آمادگی اعضای تیم،باید سالانه حداقل یکبار مانوری با مشارکت سایر نهادهای درگیر در امر شرایط اضطراری برگزار و نقاط قوت و ضعف آن ارزیابی گردد.
ه)مرکز عملیات اضطراری:
کلیه اعضای اصلی تیم واکنش درشرایط اضطراری،یعنی کسانی که مسئولیت کلیدی دارند، پس از اطلاع از وقوع شرایط اضطراری باید بلافاصله در مکانی به نام مرکز عملیات اضطراری حضور یابند. این افراد باید با بهره گیری از وسایل و تجهیزات موجود در مرکز به وظایف از پیش تعیین شده عمل نمایند. علاوه بر گروه بندی و سازماندهی نیروها و هدایت عملیات واکنش،مسئول ایجاد ارتباط مستمر با همه سازمانهای دولتی،بخش خصوصی و همه مردم (اعم از افراد در معرض خطر و سایر ساکنین مناطق تحت نفوذ)می باشد. پنج وظیفه اصلی این مرکز به شرح ذیل می باشد:
*هماهنگی
*تصمیم گیری
*مدیریت عملیات
*گردآوری اطلاعات و ثبت داده ها
*اطلاع رسانی همگانی
علاوه بر این مرکز عملیات اضطراری،شهرداری منطقه دو، یک مرکز جایگزین به عنوان مرکز پشتیبانی از عملیات اضطراری دارد که دارای شرایط مرکز اولیه می باشد. این مرکز، یک مرکز دایمی بوده و از امکانات و تجهیزات دایمی نیز برخوردار می باشد.حضور اعضای اصلی تیم واکنش یا جانشین آنها در شرایط اضطراری در مرکز عملیات اضطراری الزامی است و با حضور حداقل 3/2 اعضاء، جلسه مدیریت شرایط اضطراری، رسمیت می یابد. در شرایط اضطراری با سطوح گسترده،تیم های حامی و سازمان های خارج از شهرداری می توانند در مرکز عملیات اضطراری، پست های فرماندهی ویژه ایجاد نمایند. همچنین در هر مرکز لازم است علاوه بر نیروه های شهرداری منطقه دو،حداقل یک نماینده از تیم های حامی حضور داشته باشد. ریاست این مرکز برعهده شهرداریا نماینده تام الاختیار وی می باشد. در هنگام وقوع شرایط اضطراری، حضور شهردار منطقه یا نماینده وی در جلسات تیم شرایط اضطراری در محل این مرکز ضروری است.
در مرکز عملیات اضطراری شهرداری منطقه دو، از قبل تمامی شرایطی که مرکز در هنگام وقوع آنها فعال می گردد،مشخص شده است. در تمام موقعیت های ویژه ای که منجر به فعال شدن و یا به حالت آماده باش در آمدن این مرکز می گردد،فعالیت یا عدم فعالیت مرکز توسط شخص مسئول (یا جانشین وی) اعلام می گردد. همچنین در این مرکز، لیستی که نشان دهنده تجهیزات مورد نیازتهیه شده و موجود می باشد.
درتهیه این لیست به عواملی مانند:
*ماهیت و شدت خطرات
*تعداد کل کارکنان
*تعداد افراد گروه واکنش شرایط اضطراری
*میزان پراکندگی واحدها یا کارگاه ها، فاصله تا مراکز کاری مجاور و نوع خطرات آنها
*فاصله از شهر و مناطق مسکونی
*فاصله تا مراکز امداد رسانی شهری
*میزان توانایی و آمادگی مراکز امداد رسانی شهری و…
توجه شده است.
2) تیم ها و سازمان های درگیر خارج از شهرداری منطقه دو تهران:
در برخی از سطوح شرایط اضطراری،شهرداری منطقه دو به تنهایی و تنها با تکیه بر منابع و امکانات خود قادر به کنترل شرایط اضطراری نخواهد بود.به همین دلیل لازم است از خدمات ،منابع و سایر امکانات سازمان های مرتبط با شرایط ایجاد شده،استفاده نماید.
3) نحوه برقراری ارتباطات اضطراری
3-1- نحوه فعال شدن طرح وضعیت اضطراری
مسئولان کنترل شرایط اضطراری باید پیام های هشداردهنده را در اسرع وقت پخش کنند. در خصوص اعلام خطر، باید مسئول اعلام خطر و آگاه کردن افراد مشخص شود. به منظور فعال شدن واکنش در شرایط اضطراری در کمترین زمان ممکن، مراحل زیر باید به ترتیب اجراء شوند:
*اعلام خطر:
به محض دریافت هشدار در خصوص وقوع یک شرایط اضطراری واقعی در شهرداری منطقه دو تهران،فردی که از وقوع شرایط اضطراری مطلع گردیده است باید از مرکز کشیک منطقه تماس حاصل نموده و وقوع شرایط اضطراری را اعلام نماید.از این رو لازم است برای هر منطقه شخص کشیک که همواره در حالت آماده باش برای دریافت پیام های اضطراری است، تعیین گردد.
به محض دریافت هشدار،مرکز مربوطه با اعلام موضوع به شهردار ناحیه/منطقه و یا جانشین تعیین شده برای وی درخواست بررسی شرایط را نموده وپس از بررسی صحت موضوع،در صورت تایید شهردار منطقه،باید فعال شدن واکنش اضطراری را اعلام و موضوع را به اطلاع کلیه اعضای تیم واکنش اضطراری برساند.
در صورت بالا بودن شدت شرایط اضطراری و تشخیص اعضای تیم در خصوص لزوم در خواست کمک از سایر تیم های حامی و سازمان های خارج از شهرداری،باید یکی از اعضای تیم و یا یکی از پرسنل شهرداری که از قبل به عنوان مسئول این کار موظف شده باشد،نسبت به برقراری تماس اقدام نماید.
*حالت آماده باش:
در مکان هایی که یک تهدید محتمل الوقوع شرایط اضطراری گزارش می شود،شهردار منطقه باید تیم واکنش اضطراری آن ناحیه/منطقه را به حالت آماده باش در آورد.همچنین چنانچه احتمال نیاز به کمک از تیم های حامی و سازمان های خارج از شهرداری احساس شود باید وضعیت آماده باش سیستم به آنها گزارش گردد تا آنها نیز در صورت برقراری ارتباط تلفنی برای کمک آماده اعزام سریع باشند.
*عملیات:
این بخش،در حقیقت به معنی آن است که تیم واکنش اضطراری شهرداری منطقه دو یا تیم های حامی و سازمان های خارج از شهرداری برای کنترل وضعیت اضطراری وارد عمل می شوند. ممکن است در این بخش،فعالیت هایی نیاز به انجام باشد که پیش از این در بخش اعلام خطر یا آماده باش،در نظر گرفته نشده باشند ولی لازم باشد در بخش عملیات به سرعت برای آنها اقدام موثر صورت گیرد. برخی از فعالیت هایی که باید در این بخش صورت گیرد عبارتند از:
- بسیج کلیه نیروها و تجهیزات مورد نیاز و استفاده از آنها
- اعزام منابع اضافی در صورت نیاز
- اطمینان از این که همه تیم های حامی و سازمان های مورد نیاز به کار گرفته شده اند.
*غیر فعال نمودن واکنش:
پس از آن که یک اعلام خطر،حالت آماده باش و یا حالت عملیات مورد اجراء قرار می گیرد،فرمانده عملیات تیم واکنش شرایط اضطراری باید پایان وضعیت اضطراری را اعلام نماید.پس از مشورت با مسئولین کنترل وضعیت اضطراری و سایر تیم ها و سازمان های درگیرو نیز مسئول بخش عملیات در مورد پذیرش پایان عملیات اضطراری،فرمانده عملیات باید به تمام افراد و تیم های شرکت کننده در واکنش،پایان برنامه را اعلام نماید.
3-2- نحوه برقراری ارتباطات درون سازمانی در شهرداری منطقه دو در زمان وقوع شرایط اضطراری:
در واکنش شرایط اضطراری شهرداری منطقه دو تهران،باید کلیه واحدهای درگیر درون سازمانی در امر ارایه خدمات و منابع جهت این واکنش،مشخص و مسئول برقراری ارتباط با آنها در شرح وظایف تیم واکنش اضطراری مشخص گردد. به محض اعلام فعال شدن واکنش اضطراری از طرف شهردار منطقه به اعضای تیم،در صورت نیاز و به تشخیص اعضای تیم،باید این اعلام به اطلاع برخی و یا کلیه مسئولین ارشد معاونت ها و واحدهای شهرداری ناحیه مربوطه رسانده شود و مسئولین ارشد نیز باید در صورت صدور دستور از تیم واکنش اضطراری،نسبت به آگاه نمودن کلیه پرسنل حوزه فعالیت خود اقدام نمایند. همچنین باید لیست تلفن های اضطراری منطقه،در صورت نیاز جهت اعلام شرایط اضطراری از سوی پرسنل در تمام واحدهای شهرداری موجود باشد.
3-3- نحوه برقراری ارتباطات برون سازمانی در شهرداری منطقه دو در زمان وقوع شرایط اضطراری:
اعلام شرایط اضطراری تابع سلسله اقدامات ویژه ای است و شهرداری به تناسب وضعیت،اعلامیه های متفاوتی صادر می کند که در هر مورد بیانگر وضعیتی خاص است و واکنش سایر سازمان های درگیر در امر شرایط اضطراری نیز به تبع نوع اعلامیه، متفاوت است.
پیش از بروز شرایط اضطراری و در فاز آماده سازی،در تعیین شرح وظایف اعضای تیم،باید مسئولی جهت برقراری ارتباطات برون سازمانی تعیین و نحوه اعلام شرایط اضطراری نیز مشخص گردد که مناسب ترین فرد،مسئول روابط عمومی است.در صورت بالا بودن شدت شرایط اضطراری و تشخیص اعضای تیم به نیاز به درخواست کمک از سایر تیم های حامی و سازمان های درگیر،باید فرد مشخص شده،نسبت به برقراری تماس اقدام نموده و نوع خدمات و منابع درخواستی را با هماهنگی فرمانده عملیات و در صورت عدم حضور فرمانده عملیات با هماهنگی جانشین وی، به اطلاع تیم ها و سازمان های مرتبط برساند.
3-4- جمع آوری اطلاعات شرایط اضطراری و گزارش دهی آن:
در زمان وقوع شرایط اضطراری،طی 24 ساعت اول،باید فرم گزارش حادثه به شماره طبق راهنمای گزارش دهی و بررسی رویداد به شماره HSE-GU-021-00 توسط یکی از اعضای تیم HSE تکمیل و به شهردار منطقه دو ارایه گردد.
پس از تکمیل فرم توسط مسئول،این گزارش باید در جلسه ارزیابی پس از وقوع شرایط اضطراری توسط اعضای تیم واکنش در شرایط اضطراری منطقه مورد بررسی قرار گرفته و در صورت نیاز اصلاح می گردد.همچنین باید نسخه ای از گزارش اصلاحی شرایط اضطراری جهت ثبت و تجزیه و تحلیل به ستاد مدیریت بحران منطقه ارسال گردد و نسخه ای نیز جهت ثبت سوابق،در اختیار واحدهای HSE هر ناحیه قرار گیرد.همچنین فرم ارزیابی واکنش در شرایط اضطراری نیز باید پس از پایان جلسه توسط فرمانده عملیاتت تکمیل گردد.
3-5- نحوه اطلاع رسانی به خانواده های افراد درگیر:
این امر از طریق مراحل زیر صورت می گیرد:
- بهتر است برای این اطلاع رسانی(بسته به سمت شخص آسیب دیده یا فوت شده) یکی از اعضای ارشد تعیین شود.
- قبل از اطلاع به خانواده فرد آسیب دیده، باید محل دقیق حادثه به وی اطلاع داده شود.
- در اطلاع رسانی به خانواده، در وهله اول از بیان جزئیات دقیق حادثه خودداری شود و فقط ذکر شود که در محدوده شهرداری منطقه دو برای آقا یا خانم X آسیبی پیش آمده است.در صورت سئوال خانواده فرد آسیب دیده،لازم است عنوان شود که منتظر دریافت اطلاعات بیشتر هستیم و در صورت نیاز فردی را برای هر نوع کمکی عازم منزل مصدوم خواهد شد.
- در زمانی که نماینده عازم منزل مصدوم می شود،فردی در محل شهرداری منطقه دو باید منتظر دریافت اخبار بیشتر از بیمارستان باشد. بسته به شرایط موجود،نماینده اعزامی باید پیشنهاد رساندن همسر فرد آسیب دیده یا یکی از بستگان درجه 1 وی به بیمارستان را بدهد.
- در صورتی که شخص آسیب دیده فوت کرده است،نماینده اعزامی پس از توضیح واقعه،باید به هر شکلی که لازم است برای کمک رسانی،اعلام آمادگی نماید.همچنین از جمله وظایف نماینده اعزامی از سوی شهرداری،دور نگه داشتن خانواده ازدسترس مطبوعات می باشد.
به منظور امکان اطلاع رسانی سریع به خانواده های تیم شرایط اضطراری و یا سایر افراد حاضر در عملیات واکنش، لازم است مطابق فرم ثبت مشخصات اعضای تیم واکنش اضطراری و سایر افراد حاضر در عملیات ،شماره تلفن وآدرس منزل کلیه اعضاء ،ثبت و همواره در دسترس باشد.
4- ارتباط با رسانه ها:
یکی از مهم ترین و حساس ترین وجوه وضعیت اضطراری،مساله چگونگی برخورد با رسانه ها می باشد.اگر مدیران شهرداری در مواقع اضطراری قادر به تامین اطلاعات لازم برای رسانه ها یا اخبار صحیح نباشند،خبرنگاران این اطلاعات را از منابع دیگر کسب خواهند کرد. از این رو در شهرداری، باید طرحی مناسب جهت برقراری ارتباط با رسانه ها تدوین شود.
این طرح باید شامل موارد ذیل باشد:
4-1- تعیین سخنگو:
در شهرداری منطقه دو تهران، مدیر روابط عمومی ساختمان مرکزی را به عنوان سخنگوی شهرداری در شرایط اضطراری منصوب نموده اند.
4-2- نحوه انتشار اخبار:
انتشار اخبار باید توسط مسئول جمع آوری اطلاعات تیم واکنش اضطراری بر روی کاغذهایی با سربرگ شهرداری منطقه دو تهران صورت گیرد. تصویب نهایی انتشار اخبار برعهده رئیس تیم واکنش اضطراری شهرداری منطقه دو تهران می باشد.
4-3- نحوه مصاحبه با رسانه ها و برگزاری کنفرانس های خبری:
در مصاحبه با رسانه ها و کنفرانس های خبری باید موارد ذیل مد نظر قرار گیرند:
– خبرنگاران بسیاری از اطلاعات خود را از طریق مصاحبه به دست می آورند.سخنگوی شهرداری ممکن است قادر به مدیریت کامل سئوالات نباشد،لذا باید یک شخص کارشناس برای کمک رسانی به ارایه اطلاعات تعیین گردد.
– پیش از تنظیم برنامه مصاحبه،رهبر تیم واکنش اضطراری(شهردار) باید جزئیات گزارشات ارسالی را بررسی نموده و تشخیص دهد کدام پرسنل کارشناس،توانایی اداره کردن بهتر مصاحبه را دارا می باشد. لازم است شهردار با اعضای تیم واکنش اضطراری در این زمینه مشورت نماید.
– فرد کارشناس باید با تیم واکنش اضطراری جهت آماده شدن برای مصاحبه مشورت نماید. این آمادگی جهت پاسخگویی مناسب فرد کارشناس به سئوالات منفی خبرنگاران می باشد.
– مصاحبه با رسانه ها باید به گونه ای برگزار گردد که اعتبار شهرداری حفظ گردد.
– برگزاری کنفرانس باید اگر ممکن است، 24ساعت پس از وقوع شرایط اضطراری به مسئولین رسانه ها اعلام گردد.
-از دسترسی خبرنگاران به امکانات ضروری(تلفن و…) اطمینان حاصل شود.
